企業項目管理ERP項目的核心,一般都強調對項目計劃、成本、風險、資源等要素的良好控制與預防,但是項目實施結果卻千差萬別,ERP項目總是不能按計劃進行。由于ERP系統是企業IT投資的基礎,人們會認為企業有了這個系統將會變得更精明。但是,成本和時間的超支繼續困擾著一半以上的ERP項目。在ERP項目實施的時候,要腳踏實地,一步一個腳印。否則的話,很難保證項目的質量。如何進行高效的ERP項目實施呢?筆者通過總結管理經驗,在本文提出幾點建議供參考!
一、 分解ERP項目,分步實施。
其實,實施ERP項目要多快好省,則基本上都是對于ERP項目不怎么熟悉的一把手領導的意思。而作為項目負責人,又不能違背老板的意思。很多項目負責人的執行力都非常的高,對于領導的指示落實起來都不過夜的,不然的話,也不能承擔起項目負責人的重任。所以,有時候,項目負責人也不得不在領導面前,耍點花招,讓ERP項目看上去感覺見效比較快。那該如何實現這個目的呢?
我個人覺得,把ERP項目分階段、分不實施,不虧是一個好的方法。雖然分階段實施很早就有人提出來了,但是,這個分階段實施其實跟我現在提的分步實施,還是有點不同的。以前提的分階段實施只是說在實施的時候,把ERP項目分解成一個個階段。其實,我們可以看出,雖然分階段規劃了,但是,有時候出與各種原因,如項目負責人急于求成或者我們實施顧問急于脫身,有時候,分階段實施口號是那么在叫,但是,真正做起來的話,可能就有折扣了。我現在講的分步實施,是指在規劃上統一規劃,但是,在投資上要分批投入。這就好比在房地產開發,由于資金的限制,把房地產開發人為的分為一期、二期。用一期房子的錢去造二期房子的錢。若我們在ERP項目規劃上,也能夠借鑒他們的做法,估計可能達到意想不到的效果。
如我們在規劃的時候,把ERP項目做一個整的規劃,把ERP項目一期、二期要上的模塊功能都一一列出來,并且有個詳細的進度。然后我們在向軟件供應商購買模塊的時候,不要一次性購買全部的模塊。只需要買第一個階段所需要的模塊。其實,這就好象分期付款一樣,若讓老板一下次投入個50萬,他們可能會很心痛;可是,若讓他們每年投入個20萬,分三年投入,他們可能就不會這么睡不安穩了。
這是很多人的共同的心理。所以,我們現在分期購買模塊的話,可以讓老板覺得投資沒有這么多,比較省;到第一期的效果出來了,系統得到員工的認可,工作效率有很大提高時,再去購買第二個模塊。此時,老板看到ERP項目取得了第一期這么好的效果,也就會樂意進行第二期的投資。這就好象賣房子,第一期賣的很好,賺了很多,他們當然會再接再厲,迅速推出二期的房源了。同時,如此分期購買模塊的時候,還可以減少項目的風險。如當一期項目下來,覺得這個軟件不怎么合適時,就可以馬上終止與其的協議。如此的話,企業的損失也會小一點。同時,由于是分期實施,合理控制一期項目的規模的話,則ERP項目的見效也會比較快。這可以讓企業從上到下盡快看到ERP項目的實施成果。
不過在采取這個分步購買、分步實施的時候,要注意一個問題。就是在ERP項目規劃的時候,要有統一的規劃。因為到時候分期上的各個模塊功能都需要有機的集成在一起,不然的話,就會人為的去創造信息孤島,企業就得不償失了。
二、不需要太拘泥于模塊。
其實,企業現在ERP的利用率還是很低的。根據不完全統計,企業購買ERP系統之后,若能夠把其中的20%的功能,利用好的話,那么,ERP項目已經算很成功了。可惜的是,很多企業連20%的利用率都沒有。
如我有一個客戶購買了人事模塊。但是,其這個模塊利用率非常的底。因為他們有一個考勤系統,通過這個系統,可以計算出員工的工資福利等等。然后利用接口,把這些數據導入到ERP系統的人事模塊。然后,財務再根據這個模塊的資料,進行做帳。也就是說,這個客戶的人事模塊只做為了一個中轉站,一個財務與人事考勤系統的中間站而已。人事系統中的考核管理、人事招聘管理等等,這些功能都沒有利用起來。
又如,我還有一個客戶,其購買了生產排程模塊。但是,這家客戶主要是多批量小定單的生產方式。有時候,一天就可以完成5張銷售定單。也就是說,要在他們企業中利用好生產排程模塊的話,則精度要到小時。但是,現在市場上任何一款ERP系統,好象排程模塊都還沒有達到小時的精度。最后,這個生產排程模塊在這家客戶中就變成了擺設,成為了一個花瓶。在這上面花了很多時間與精力,但是,沒有給企業創造出更多的價值。所以針對這種可有可無的模塊的話,我們在系統規劃的時候,先暫時放放。不要因為這些模塊,而影響了我們項目的進度,增加了我們項目實施的成本。
三、選擇正確的實施方式。
其實,以上這個方式可能有點象“花招”,比較實用。現在這個方式,確是實打實的。
ERP項目現在主要流行的實施方式有兩種,一是“蹲點式”實施。這種實施方式,也就是說,實施顧問會在項目的整個實施周期里,都呆在企業里。幫助企業用戶,一起進行需求調研、基礎資料整理輸入、編碼原則制定、業務流程重組、系統模擬運行等等。也就是說,在項目實施的過程中,實施顧問會給予全程的指導。
另外一種實施方式就是“滾動式”實施,也有人叫作流動式實施。這種實施方式的話,實施顧問不會在企業中連續的駐扎。而是每一個星期來個一到兩次,為企業用戶分配工作并檢查工作進度。這種方式,因為顧問沒有全程給予指導,所以的話,用戶在平時的工作中,如物料編碼或者業務流程重組的過程中,可能會走冤枉路,而且,效率也不會很高。相反,若在工作中,有實施顧問在旁邊看著,即使其沒有直接參與,但是,只要其在旁邊指點一下,則企業用戶就可以少走很多冤枉路。
當然,蹲點式實施的話,成本可能比滾動式實施要高一點。至少顧問的住宿費用,一般都要企業自己來承擔。而且,現在很多實施顧問都是按天來計算費用的,蹲點式實施的顧問輔導天數,肯定會比滾動實施的要多,所以,實施費用也會高一點。
但是,企業若比較追求項目的實施進度的話,我個人認為,蹲點式實施還是比較適合企業的。畢竟企業對ERP項目沒有什么經驗,不知道在項目實施過程中會出現什么問題,應該注意點什么。而由實施顧問在旁邊進行全程指導的話,則企業犯錯誤的幾率就會少許多;最重要的是,有個顧問在旁邊做指點的話,ERP項目的相關工作可能會被安排的更加合理,而且顧問相當于一個監督員,能夠保證項目相關工作,如基礎數據收集、業務流程重組等關鍵作業的質量,從而提高項目的整體進度與效果。
所以,我認為,即使蹲點式實施的成本可能比滾動式實施要高一點,但是,這是值得的。特別是對于那些比較“心急”的企業,不防采取蹲點式實施,以提高項目實施的進度。