許多企業部署ERP系統的目的是提高企業的經濟效益,要實現這一目的就要求企業以客戶的需求、企業的制造業務及供應商的信息為主線,整合相關聯的信息資源,將企業的生產經營活動劃分為生產控制管理、物流管理、財務管理、人力資源管理等幾大模塊,而任何企業的經營方式都可能存在著很大的差別,要實現這些功能就需要企業重組業務流程,使企業的組織機構、人員配置和工作流程適合ERP系統功能的要求,使企業的經營活動更加合理化和科學化。如果不進行徹底地改造,而將原有的業務流程通過ERP系統的實施進行自動的轉變,只會使低效的工作流程重復使用。
不少企業因為忽略了業務流程重組,造成了在ERP系統的應用上投資巨大而收效甚微,而那些成功地實施并充分地利用了ERP系統的企業,是在認真地分析了它們原有的業務流程的基礎上,進行了徹底的簡化和重組,從而實現了操作自動化。那么如何實現業務流程重組呢?筆者認為,應做好以下三點:
首先,轉變管理觀念。要求企業樹立正確的業務流程再造觀念,使企業員工在企業發展的角度,感知和理解業務流程再造是企業現代化管理提高市場競爭力的重要性,以防止員工不理解,導致企業內部人的恐慌和業務流程重組的怨恨,增強員工改變業務流程的責任感和緊迫感。在這個階段,企業應成立由高級管理人員參加業務流程再造研究小組,該小組應降低生產成本,提高產品質量,增加企業產值,提高客戶的滿意度為主要目標,改變他們的基本信念,大大改變經營機制,組織文化和行為方式,實現企業的管理理念和管理機制的大跨度。
然后,重組業務流程。要求業務流程再造研究小組成員對企業現有業務流程的分析,面對現有業務流程,認真思考"為什么我們現在要做的。""為什么要用這些方式處理業務","為什么必須從我們而不是別人來完成這些任務",在目前的商業管理運行新的來源分析,發現現有企業的管理弊端,找出其原因,放棄那些不合時宜的甚至是錯誤的業務流程再造,設計新的企業業務流程。在業務流程再造中,以核心企業為主導,優化業務流程,實現各個業務環節的有效控制和管理,使企業的績效有顯著的增長和大躍進。而業績顯著的增長和巨大飛躍是業務流程再造的跡象,因此,再造業務流程是企業的核心任務。
最后,重建組織機構。要求業務流程再造提供制度保障,和未來的應用中不斷改進。它包括三個方面:評價業務流程再造的實施效果。企業與預定的性能指標,評價是否達到既定的目標。如:在時間,成本,質量等方面的強化程度帶來了新的業務流程;工作效率高等等;建立長期有效的組織保證。業務過程持續改進是一個長期的工作,要建立的流程管理機制,明確責任范圍,使每個流的內部操作規程和流量之間的關系規律,逐漸由流程管理計劃取代傳統的企業組織結構圖;加強企業文化與人才建設。企業必須建立自己的業務流程管理適應企業文化,加強團隊精神建設,培養他們的歸屬感。同時,新的業務流程也對員工提出了更高的要求,這需要注意其內部建設的人才,培養復合型人才中的流程管理。
總之,業務流程重組是決定企業ERP系統成敗的重要因素。實施業務流程再造不僅是當前管理模式的簡單修復,是以科學的管理方法進行徹底改變,因此,企業需要做很多細致的工作。