對于200人左右的中型企業來說，郵件服務器的設置尤為重要，很多企業選擇自行部署郵件Server,后來購買獨立硬件專用郵件服務器，但或多或少都會碰到一些維護上的問題。因為人力問題，很多企業會有外包的打算，但難免對安全性有些疑慮。
其實郵件系統的架設相對簡單，但是管理卻比較復雜。
大一點的事情，像是主機硬件發生問題、信件發不出去、或是被當跳板發送垃圾郵件；小一點的事情，比如用戶端Outlook操作、信件無法送達、或是收不到客戶的Email.如果做得好是應該的，做的不好牽扯責任，影響企業工作。
在人力有限的情況下，是否選擇托管，首先要取決于郵件量，如果一天不到五百封，自己架設起來管理反而比較方便，同時減少花費。外包是不用負責服務器硬件管理，只要知道信件有沒有正常收發就好了。自己管理就要保護不被攻擊。
如果管理的郵件量每日低于500封，那么架設Linux Mail Server是可行的。當防火墻跟垃圾郵件管理作得好，早上花個十分鐘看Log就算是檢查完成，不太需要花很多時間在這里，因此郵件量低的狀況絕對比請人代管節省得多。
當然，當郵件數量較為龐大時，這些事務對管理人員來講，將是一個很花時間的服務性工作。既然是服務性質的工作，丟給外包廠商管理會有以下好處：
1. 一個在線服務的公司，可以幫你處理郵件，即便半夜出現問題，也是廠商做。
2. 系統更新，版本、功能更新，由廠商主動處理。
3. 一定有備份。廠商雖然收一點服務費，但是因為收費，所以一定要將郵件系統管理好，否則一點出現故障會使服務商陷入萬劫不復的境地。即便為了代理服務商自身，也會規范郵件服務的流程。
4. 放在自己公司機房有時候未必是最安全的，如果同事不小心中了木馬，然后通過內部網絡將郵件主機變成殭尸主機，并且無法發現。放在廠商那邊，隨時都有人在注意不正常發信的狀態，一有風吹草動，就通知管理者檢測內部網絡狀況，既可以保護自己也可以保護公司
有很多郵件托管服務的廠商可供選擇，有的是線路廠商，有的是網站空間廠商，最好是找本來就做郵件軟件的，這樣郵件系統的管理會更全面。
這其中有付費的、有免費的，付費的總是多一分服務，免費的就要看運氣了。人數少可以租用付費的，人數多最好自行架設。有很多Linux系統都很穩定，壞掉了再換一臺機器就能用。除非需要一些特殊功能，才會選用微軟的Exchange.
選擇廠商時，有時候是預算問題，有時候是功能問題。盡量選擇預算尚可，但是有專人服務，且有很多年的郵件服務經驗的服務商，這樣是比較保險的。
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