暢享網活動服務始終聚焦信息化領域，以大中型企事業單位信息主管為主要服務對象，與政府、社會組織或企業緊密協作，組織各類信息化活動，啟發思維變革，引領行業發展，促進信息化生態圈健康發展。

信息化活動都需經歷調研立項、整體策劃、團隊分工、人員邀約、活動執行、媒體傳播等環節，各階段緊密相連。活動服務是件“苦差事”，必須綜合考慮多種要素，若有缺失或偏差，都將影響嘉賓體驗和活動效果。

一、活動思路

信息化活動類型較多，根據活動內容，有行業展會、主題研討會、競賽活動、協會學會年會、行業峰會等；根據活動規模，有小型活動、中型活動和大型活動；根據活動空間，有線上活動、線下活動、線上線下融合活動。自2006年以來，暢享網組織的活動經歷了用戶從電腦端向移動端的遷移，從信息短缺到信息過載的變化，發展至今，暢享網主要活動有：

1、首席信息官年會。由暢享網聯合政府機構、行業機構等組織，每年12月或3月舉辦，至2023年已舉辦17屆。設主題峰會、行業研討會、典型單位現場會、評選頒獎等專業環節，以及棋牌比賽、CIO運動會等團建活動。

2、行業協會活動及政務信息化活動。協助行業協會策劃并組織理事會議、年度會員大會、專題會議、團建活動，促進專業交流，推動職業發展。協助政府單位組織政務信息化活動，內容覆蓋信息安全、內控、運維、大數據、人工智能、信息化管理等，幫助所屬機構學習成功經驗，開拓眼界，增強信息化戰略能力，樹立信息化優秀典型，營造信息化發展的優良環境。

3、聯合主辦活動。與領先企業、高校、研究機構、IT廠商等聯合，為行業人員組織參觀學習、行業會議等，活動形式多樣，包括專題沙龍、現場參觀、小組討論等。與權威機構聯合策劃組織大賽、評選等，產學研創結合，以賽促學，以賽促優，以賽促創，激勵先進，營造環境。

4、IT背包客活動及MS.CIO活動。IT背包客活動是與合作單位共同組織的專業參觀與團隊建設為一體的特色活動。MS.CIO活動僅為女性CIO參加，主題是生活和家庭、成長與職業。

經過組織活動的實踐，暢享網認為：活動的定位是活動組織的起點。信息化活動是人際的擴展，是內容的分享，是情感的交流，是各類組織內外部利益相關者溝通的重要平臺，要素多元，信息豐富，承載的價值大。互聯網絡和社交媒體改變了人與人鏈連結和溝通的方式，給線下活動帶來挑戰及創新機遇。

當形成活動想法時，要思考活動的必要性、可行性及活動動因。根據暢享網經驗，第三方機構如學會協會活動目的是為會員服務，為經濟社會發展服務，是非贏利性的，信息化廠商主辦活動是為了銷售推廣及品牌塑造，參會嘉賓主要目的是專業學習、職業發展及朋友相聚。對活動的整體策劃必須從動因入手，同時挑選合適舉辦的時機。

要認真分析目標受眾。目標人群的收入、教育程度、參會需求，以及年齡、性別、地理位置等特征都會帶來活動設計的差異。目標受眾是否愿意支持活動，依賴于舉辦方對受眾的了解程度，其在日常工作中才會慢慢積累形成，很難一蹴而就。活動舉辦方要以目標受眾為中心，而非自己而中心，從活動內容策劃、活動參與形式等方面都充分考慮受眾的需求，以客戶體驗感作為衡量活動成敗的標準。信息化活動對象具有文化水平高、專業性強、數字化素養高、行業開放程度高的特點。暢享網認為，參加信息化領域活動的主要目標是交流溝通，擴展朋友圈，以及學習專業知識和經驗，把數字化工作做好。

活動的資源保障非常重要。有的活動單憑個人或某個部門無法完成，因此需要完善的團隊和分工機制，確保外部資源與內部團隊的充分協同。同時，活動需要有資金支撐。前期制定預算并將其合理分配，以確保活動不超支。活動費用主要科目有場地租賃、會議用餐、會務搭建、設計印刷、物料制作、攝影攝像、交通運輸、宣傳推廣、禮品采購等。可考慮多家合辦，以籌措資金。

二、活動策劃

在活動策劃階段，要充分調動可以共贏的資源，重點是設計活動組織結構。一方力量有限，多方力量會使得活動資源更豐富，執行更順利。需要走訪溝通主辦、協辦、支持單位，逐步更新組織結構。主辦方要調動可以調動的力量，借助各方資源和優勢，分析各方在活動中的需求點，力求共贏。

暢享網策劃活動時，會結合活動主題與核心內容，與相關政府部門、協會聯盟、外部機構、行業公司等可能共贏的合作主體，共同協商策劃，與經驗豐富的行業人士充分交流，與內部團隊成員充分討論，使得活動策劃更加實事求是，活動執行更容易有產出。

需要深入研究、采集和設計所要傳播的內容。活動也是商品，受眾愿不愿意參與，決定因素是商品價值，活動內容是活動價值的標尺。內容需要精打細磨，會議主題、板塊話題、演講嘉賓、圓桌嘉賓、評委等都需要認真評估。根據暢享網經驗，行業熱點、行業痛點、典型案例、焦點人物、嘉賓互動等是受歡迎的活動內容。

有的活動不是一次性的，不是固定某個時間節點完成的單個事件，例如系列活動、競賽類活動，需要制定周期性計劃。拿大賽來說，競賽內容、評分標準是賽事策劃的核心，需要不斷迭代優化；需要確定大賽顧問、評審專家及秘書隊伍；宣貫交流會、專家研討會、初賽、半決賽、總決賽等都可以分解為獨立的活動，要根據賽事進程規劃時間節點，對單場活動進行策劃，同時需要與整場賽事保持協調。

經過活動策劃環節，需要產出活動主題、組織機構、活動議程、邀請函、邀請名單、參會手冊、主視覺設計等會議材料。

三、活動執行

在舉辦線下活動時，尋找合適的場地尤為重要。活動場地是根據活動的類型來確定，適合舉辦活動場地有酒店、會展中心、高校、企業、餐廳、茶館、咖啡廳、園區、度假村、藝術館、景區景點等。需要結合活動本身及主辦單位特點，充分考慮場地租金、停車交通、會場面積、功能區、檔期、星級、環境等因素，判斷選擇合適場地。

舉辦時間是策劃一場活動的必要考量元素，甚至能決定活動舉辦成功與否。需要結合活動本身排期規律、嘉賓時間便利性、同期是否有影響活動的不可控事件、活動的傳播和效果、舉辦地址的檔期等來決定。比如大型論壇會議，不合適在周一到周四，因為大家需要投入精力到本職工作。小型交流沙龍、聚餐等，不合適在周日晚上，因為第二天是工作日。

確保活動順利舉辦，需制定一套詳細的前期計劃，主要內容是：活動方案、形式、議程、分享嘉賓、邀請函、活動預算表等活動策劃文件；宣傳思路、宣傳計劃、文稿撰寫、宣傳渠道等宣傳推廣文件；致辭領導、分享嘉賓、主持人、圓桌嘉賓、頒獎嘉賓、參會嘉賓、記者媒體、贊助商、合作伙伴等嘉賓邀約名單；展區舞臺燈光音響搭建、直播、攝影攝像、速記、禮儀、會務接車、茶歇等洽談對接計劃；視覺設計及制作，如簽名墻、背景板、易拉寶、指示牌、席卡、胸牌、參會手冊、道旗等；話題稿、主題稿、現場議程、課件、參會手冊、調研問卷、伴手禮、獎杯獎牌、資料袋、紙筆水等現場材料和物料。

在設計活動內容的同時，活動海報和宣傳要品質在線，與內容匹配，要能實事求是地體現活動價值和特色。活動邀請函，不能文縐縐看不懂，不能堆砌熱門詞藻。真誠一些，把活動價值充分表達，更方便嘉賓了解活動真實情況。待活動開始前要確保全部準備工作如期完成，做好會場、展區、簽到臺、主控臺等的布置，確保人員和物料全部到位。活動開始時，按部就班為參與嘉賓提供服務，包括嘉賓接車、簽到、展區參觀、入場和落座、聽會、就餐等。

在現場服務和執行中會經常遇到幾類問題，如到場嘉賓人數超出或不足預期規模，場地指引點位錯誤，團隊分工的職責和節點混淆，簽到表中部分嘉賓被遺漏，重要嘉賓接待不周，簽到流程不順暢，攝影攝像過度拍攝，閑雜人員混會，物料準備不充足，主控臺流程銜接不到位等，都會導致參會體驗不佳。要有底線思維，問題導向，針對性做好預案。

四、活動傳播

傳播渠道主要分為傳統媒體和新媒體。傳統媒體包括報紙、電視、廣播等，新媒體主要指網絡宣傳方式，包括官網、微信公眾號、微博、抖音、朋友圈、小程序等。具體的傳播渠道需要根據活動情況來確定，比如需要考慮活動的目標受眾及其媒體使用習慣和活動風格等，選擇與之相匹配的宣傳渠道。活動傳播不能限于一個平臺，而要盡可能擴大宣傳覆蓋面，多維度多平臺去做擴散，借助媒體聯動傳播。主要傳播內容有活動通知、邀請函、嘉賓介紹、亮點介紹、活動倒計時、會后通稿、演講實錄、獲獎案例、重要新聞等。官網、電子海報、H5、電子邀請函等都是不錯的選擇。

在會前，發布邀請函、嘉賓介紹、亮點介紹、活動倒計時等信息，會前預熱。除常見的紙質邀請函，還可以通過電子郵件、短信、H5等形式邀請參會人員。在現場，可以提供視頻直播、照片直播觀看實況，朋友圈實時分享和轉載現場圖文，社群轉發，同步報道。在會后，提前準備新聞通稿，根據現場情況實時補充修訂，會后第一時間發布并聯系媒體擴散轉發，編輯演講實錄發布擴散，采集活動現場影像后期剪輯短視頻在各平臺宣傳。