在超市糧油購(gòu)買區(qū),貨架上擺滿了種類紛繁、價(jià)格不一的花生油,消費(fèi)者選擇的時(shí)候大多靠品牌信任度、食用口感的經(jīng)驗(yàn)等來(lái)選擇,但其實(shí)這價(jià)格、種類的背后隱藏著很多生產(chǎn)廠商要考慮的事情。
對(duì)于生產(chǎn)糧油的企業(yè)來(lái)說(shuō),最重要的環(huán)節(jié)不僅是把控銷售端獲取市場(chǎng)利潤(rùn),對(duì)糧油市場(chǎng)價(jià)格的預(yù)測(cè)以及影響因素的判斷等也尤為重要,因此就必須在原材料采購(gòu),精細(xì)化管理上下功夫。
對(duì)此,青島嘉里花生油有限公司電腦管理中心主任王毅認(rèn)為,青島嘉里花生油有限公司(簡(jiǎn)稱青島嘉里)以生產(chǎn)花生油為主,原材料采購(gòu)必須考慮花生的質(zhì)量,有的花生油分高,有的卻水分大,質(zhì)量不同的花生采購(gòu)的價(jià)格自然不同。
青島嘉里花生油有限公司電腦管理中心主任王毅:“做信息化主管先要懂技術(shù),再要學(xué)習(xí)管理策略,重點(diǎn)是要結(jié)合實(shí)際。”
那么順著這個(gè)思路,再往前延伸,影響原材料質(zhì)量的因素也是很多的,比如農(nóng)戶當(dāng)年的種植面積、種子的選擇,還有發(fā)芽情況甚至氣候等,這些數(shù)據(jù)的收集和分析對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。
因此,王毅產(chǎn)生了一個(gè)想法,能否把原材料的采購(gòu)、質(zhì)檢、收貨、劃價(jià)全過(guò)程都關(guān)聯(lián)起來(lái)呢?
這個(gè)主意聽(tīng)上去確實(shí)不錯(cuò),過(guò)去采購(gòu)劃價(jià)的時(shí)候,采購(gòu)人員靠以往的數(shù)據(jù),依賴手工用一個(gè)核算公式去計(jì)算,這種核算方法無(wú)法把很多可變的因素考慮進(jìn)來(lái),所以也會(huì)存在誤差和漏洞。
于是王毅帶著團(tuán)隊(duì)自己開(kāi)發(fā)并實(shí)施了采購(gòu)質(zhì)檢平臺(tái)和倉(cāng)庫(kù)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)的閉環(huán)管理,原料倉(cāng)庫(kù)管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,極大地提升了用戶的操作效率,同時(shí)借鑒“公交一卡通”的流程模式,把控采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié),使整個(gè)過(guò)程得到精細(xì)化管理。
此外,實(shí)行原料“采購(gòu)一卡通”的操作模式,還能解決原料采購(gòu)流程中的混亂狀況,王毅介紹,原料采購(gòu)一旦進(jìn)入倉(cāng)庫(kù),司機(jī)可以憑借手中的IC走完產(chǎn)品質(zhì)檢、劃價(jià)等所有的流程,無(wú)需四處奔走去走流程,流程的具體數(shù)據(jù)等信息也可以一體化地進(jìn)行有效存儲(chǔ)和分析。
據(jù)了解,項(xiàng)目第一期上線之后,用戶反饋相當(dāng)好,利用這種一卡通模式使得用戶感受到采購(gòu)流程的高效性以及便捷性,可以說(shuō)發(fā)揮了智能協(xié)作的作用。
但在原料采購(gòu)落地過(guò)程中,王毅也注意到了一些問(wèn)題。
采購(gòu)貨物送達(dá)之后,因司機(jī)就餐或去衛(wèi)生間等影響,司機(jī)會(huì)經(jīng)常性把運(yùn)送原料的車輛隨意停放,一旦原料化驗(yàn)環(huán)節(jié)結(jié)束后,時(shí)常無(wú)法聯(lián)系到運(yùn)貨司機(jī),造成廠區(qū)內(nèi)送貨車輛擁堵。
“針對(duì)這一問(wèn)題,我們將日常最普遍的短信溝通機(jī)制利用起來(lái),通過(guò)短信發(fā)送平臺(tái),可以第一時(shí)間指導(dǎo)原料運(yùn)送,即將采購(gòu)的原料送往何地、何地進(jìn)行質(zhì)檢、何地進(jìn)行劃價(jià)等指令下達(dá)得十分清晰,而司機(jī)只要開(kāi)通短信業(yè)務(wù)并攜帶手機(jī),就可以針對(duì)原料采購(gòu)流程的具體事項(xiàng)展開(kāi)實(shí)時(shí)溝通。這樣就減少了原料質(zhì)檢和運(yùn)送等流程環(huán)節(jié)的混亂,為加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通流程提供了直接的方式。”王毅說(shuō)道。
但是這些業(yè)務(wù)流程為什么不在ERP中去做開(kāi)發(fā)和集成呢?王毅為什么要選擇自己的團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)呢?
他解釋,一方面青島嘉里使用的ERP軟件確實(shí)解決不了這種差異化和個(gè)性化的應(yīng)用;另一方面,由于收購(gòu)所涉及的外圍數(shù)據(jù)非常多,如果進(jìn)入公司的核心ERP系統(tǒng),不僅會(huì)拖累其運(yùn)行的效率,還會(huì)造成很多無(wú)謂的冗余,并不是最佳選擇;此外找第三方外圍的IT服務(wù)商做,他們未必熟悉這個(gè)板塊的業(yè)務(wù),成本也比較高。
綜合三方面的原因,在總經(jīng)理及管理層的支持下,2009年王毅決定帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)自己開(kāi)發(fā),如今5年過(guò)去了,系統(tǒng)還在不斷地升級(jí)完善,“隨著應(yīng)用水平的提升和對(duì)業(yè)務(wù)的理解,我們后來(lái)發(fā)現(xiàn),這套系統(tǒng)不只是在原材料采購(gòu)的時(shí)候用,我們還能通過(guò)前端的數(shù)據(jù)收集,判斷后期的銷售價(jià)格從而能指導(dǎo)定價(jià)”。
談到這里,我們不禁要問(wèn),這位信息化主管是如何將IT的角色如此深入到業(yè)務(wù)當(dāng)中去呢?
大學(xué)在北京科技大學(xué)就讀電氣自動(dòng)化專業(yè)的王毅,一接觸到計(jì)算機(jī)就非常著迷,當(dāng)時(shí)他還學(xué)著寫代碼編程序,而一個(gè)小程序就能解決人工無(wú)法完成的工作,這讓他覺(jué)得又好玩又神奇,于是大學(xué)畢業(yè)后他又攻讀了中國(guó)海洋大學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè),終于系統(tǒng)學(xué)習(xí)了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)。
“當(dāng)時(shí)的想法很簡(jiǎn)單,就是覺(jué)得感興趣,并且想學(xué)以致用”,據(jù)王毅回憶,那時(shí)候在全國(guó)做信息化的人并沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確定位,他剛來(lái)到青島嘉里的時(shí)候,正好趕上公司做財(cái)務(wù)電算化,就是配合財(cái)務(wù)部門做電子賬,是一個(gè)輔助和服務(wù)的角色,但隨著這些年企業(yè)對(duì)IT越來(lái)越重視,現(xiàn)在更多的是結(jié)合業(yè)務(wù)做一些純粹的IT項(xiàng)目。
“做信息化主管,一開(kāi)始我覺(jué)得壓力還是挺大的,如履薄冰。”王毅說(shuō)。
難道是因?yàn)楣芾韺犹岢隽撕芏嗳蝿?wù)?電話那頭的他倒笑著說(shuō)道:“這個(gè)壓力不是來(lái)自于上層,主要來(lái)源于下面業(yè)務(wù)層的壓力,感覺(jué)是被業(yè)務(wù)人員的需求趕著走,他們不斷提出需求,比如功能可以再增加一些,流程可以再改進(jìn)一點(diǎn)等。作為IT人員必須去理解這個(gè)業(yè)務(wù),提出一個(gè)可持續(xù)改進(jìn)的方案來(lái),然后把業(yè)務(wù)逐漸與IT系統(tǒng)做密切融合。”
當(dāng)然想到方案容易,項(xiàng)目的落實(shí)和執(zhí)行卻需要做更多的事情,1997年公司金蝶財(cái)務(wù)軟件上線,從硬件網(wǎng)絡(luò)到軟件的配置,他參與了系統(tǒng)實(shí)施的全過(guò)程。
當(dāng)時(shí)他也發(fā)現(xiàn)了不少問(wèn)題,他介紹,那時(shí)候公司用的是金蝶的財(cái)務(wù)軟件,還不能把業(yè)務(wù)方面的一些數(shù)據(jù)整合進(jìn)來(lái),比如有一筆業(yè)務(wù)進(jìn)來(lái),需要先到公司內(nèi)部的倉(cāng)庫(kù)管理軟件中錄入,然后再到金蝶的財(cái)務(wù)管理軟件中二次錄入,這樣做的目的就是一方面實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)管理;另一方面能通過(guò)財(cái)務(wù)管理軟件跑出有關(guān)倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)的報(bào)表來(lái)。很明顯這造成了重復(fù)勞動(dòng)。
為了解決這個(gè)問(wèn)題,2002年王毅帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)開(kāi)始了金蝶財(cái)務(wù)軟件到ERP項(xiàng)目的轉(zhuǎn)化,通過(guò)供應(yīng)鏈和現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的整合,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化;整合了內(nèi)部各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù),使整個(gè)公司“一套帳”。這種管理模式解決了企業(yè)信息孤島,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)、管理、決策信息一體化。
令信息化與財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理緊密地結(jié)合在一起,信息化統(tǒng)一了公司各種出入庫(kù)單,銷售發(fā)票、購(gòu)貨發(fā)票,用戶結(jié)算收款、付款單據(jù);規(guī)范了采購(gòu)流程、銷售流程、倉(cāng)儲(chǔ)管理等操作流程,同時(shí)規(guī)范統(tǒng)一憑證接口,形成規(guī)范的財(cái)務(wù)信息。
雖然是計(jì)算機(jī)科班出身,但王毅給人的印象除了愛(ài)談技術(shù)以外,還特別喜歡研究溝通策略,比如他認(rèn)為IT人員應(yīng)充分理解“一把手工程”的現(xiàn)實(shí),就實(shí)際工作來(lái)看,他通過(guò)對(duì)原料采購(gòu)流程價(jià)值亮點(diǎn)的展現(xiàn),全方位地去影響領(lǐng)導(dǎo)層并獲取領(lǐng)導(dǎo)層的信任。
中間管理層的推廣他則采取“上下兩頭共同沖擊”的策略,一是通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)力推動(dòng),同時(shí)要重視執(zhí)行層的應(yīng)用,讓這兩個(gè)層面的共同效果去影響中間管理層,滿足中層的管理需求。
至于執(zhí)行操作層,在更換執(zhí)行操作界面后,他將現(xiàn)有的采購(gòu)環(huán)節(jié)逐步分析,并與原有的操作環(huán)境和體驗(yàn)進(jìn)行對(duì)比,原來(lái)操作需要15分鐘,現(xiàn)在可能只需要1分鐘,有了具體量化的價(jià)值展示就會(huì)更快贏得執(zhí)行層的信賴,激發(fā)其去改變過(guò)去的使用習(xí)慣。
沒(méi)有想不到,只有做不到,然而對(duì)王毅來(lái)說(shuō),想到更要做到。這是他對(duì)業(yè)務(wù)部門的承諾,也是他身為信息化主管想要發(fā)揮的價(jià)值。