最近，解放碑一家新媒體公司老板薛先生終于下決心放棄了曾在半年前花高價買進的辦公系統。“去年11月，為了順應信息化時代的企業管理升級，我花了11萬元引進了一套信息化辦公管理系統，但買進之后才發現，一方面，盡管該系統功能豐富，但員工嫌麻煩長期不登錄；另一方面，該系統主打的很多功能，我們公司根本用不上。”薛先生說。
薛先生的遭遇并非孤例。據市中小企業局統計顯示，超過八成的渝企信息化都受到不同程度的阻滯，盡管不少渝企為提高管理水平引進各種各樣的信息化管理系統，但使用成功率低于20%。
高價買套“雞肋”系統
“作為一家新媒體公司，我們有60多位員工，他們每天都需要接觸各種各樣的客戶，對于客戶信息的存檔和管理一直是我們一項比較重要的工作，去年6月份，聽朋友說現在很多公司都會引進電子辦公系統，利用辦公系統，可以很輕松地實現客戶信息錄取和管理，平時還能通過辦公系統發布通知、安排工作、召開遠程會議，增加辦公效率。”解放碑一家新媒體公司老板薛先生昨日在接受商報記者采訪時表示。
于是，他在接觸了四家辦公系統銷售公司之后，決定花費11萬元引進一套目前在企業管理過程中運用最為廣泛的OA系統。
“去年11月，這套系統在公司調試完畢，正式投入使用，每個員工都有一個獨立的賬號，通過賬號，你甚至可以在系統上直接向比你直管領導更高級的領導實現交流。”薛先生回憶。
但令他始料未及的是，除了剛開始那幾天，每個員工都被要求登錄賬號學習系統的使用方法之外，幾乎沒有員工會主動在上班時間登錄客戶端，幾個月的操作下來，薛先生唯一收到的是一封來自基層業務員寫給他彈劾部門領導的信。
“高價引進的管理軟件淪為雞肋，但我猶豫很久，最終還是決定放棄使用，因為馬上滿一年，再繼續使用又需要繳納系統維護費，我沒想通，為什么大家都在用的一個東西，到我們公司就沒法用。”薛先生不解。
三大因素阻礙系統落地
據市中小企業局此前公布的統計信息顯示，有超過八成的中小渝企信息化都受到不同程度的阻滯，盡管不少渝企為提高管理水平引進各種各樣的信息化管理系統，但使用成功率低于20%。
“至少有90%的客戶在使用辦公系統的過程中遭遇失敗。”上海宏勢企業管理有限公司重慶總經理王陽昨日告訴商報記者。
王陽公司目前所從事的正是辦公系統的銷售和企業管理咨詢。在王陽看來，這些公司之所以會遇到類似情況，很大程度上是因為在引進系統之前，很多基礎性的管理工作沒有完成。
“舉個例子，我曾經遇到過一個客戶在引進管理系統后跟我抱怨，說是員工對系統使用的積極性本身就不高，在強制他們使用后，又發現經系統搜集的信息常常出現紊亂的情況，我們在仔細檢查后發現，原來是企業本身在標準化體系的打造上存在很大問題，比如一張辦公桌，在一個部門叫辦公桌，在另一個部門就叫桌子，而每個部門都按照自己的叫法錄入信息，結果導致信息紊亂。”王陽表示。
作為重慶最早一批涉足企業辦公軟件開發和銷售的企業之一，在經營這塊業務已經13年的重慶市凱德信息科技發展有限公司銷售總監趙子豪看來，從他服務過的上千家企業經驗來看，最終導致辦公系統在企業淪為雞肋，主要有如下原因—
“首先是企業管理者的意識問題，很多管理者聽說這個好，引進的初衷也是為了提高企業管理水平，但只要求員工使用，自己卻不主動使用，比如一名員工通過系統請假，結果遲遲等不到領導的回復，長此以往就會認為電腦上的溝通還沒有線下溝通直接。”趙子豪坦言。
其次，在他看來，員工素質也制約著辦公系統發揮作用。“通常情況下，我們在房地產、醫院、保險、銀行等行業的實施效果就會比較理想，因為從業人員普遍素質較高，更容易接受一些新鮮事物。”他表示。“當然，一些軟件公司本身在推進過程中也存在一些問題，比如軟件設計不合理、后續培訓不到位等，但這其實并不是系統能否成功落地的決定因素。”
焦點關注
中小企業是否需要辦公系統？
中小企業究竟是否需要辦公系統？
“作為一家公司，必須要有一個專屬于內部的溝通和交流平臺，在這個平臺上，我們不僅能保證信息的私密性，還能保證辦公流程的暢通性，我們公司在兩年多前引進的OA系統，在經過幾個月的磨合之后，現在大家都養成了使用習慣，為我們的辦公流程帶來了極大便利。”互聯網產業園一家科技公司老板告訴商報記者。
但也有企業對此持反對意見。“我們2011年3月花了30多萬元購進了一套管理軟件系統，但買來后沒人懂，又招不到合適的人才，很多功能無法使用，結果導致這套軟件閑置了大半年。”重慶力帆三輪車股份有限公司老總繆英杰表示。
“我認為中小企業受到人才、規模等限制，更多的是需要依靠人力實施管理，引進辦公系統不僅會給企業成本帶來壓力，在實施過程中也不會產生太實際的效果。”重慶泛亞商貿有限公司總經理楊程告訴商報記者，“在公司的員工規模未達到200人之前，我都不會考慮引進類似系統。”
管理支招
購買管理工具要抓住重要需求
“比如公司在日常辦公中更重視部門互動，在購買管理工具時就更應該強調通訊板塊的設計，比如公司在日常辦公中更需要了解競爭對手的動向，在購買管理工具時就更應該強調信息的推送。”重慶中商科技有限公司CEO陳超立說，“購買管理工具千萬不要追求大而全，應該強調重點。”
而在重慶市凱德信息科技發展有限公司銷售總監趙子豪看來，只要掌握使用方法和技巧，同樣會讓員工愛上辦公系統。
“比如我們在給重醫附二院做辦公系統時，我們就針對它們特別設置了一個工資條查詢功能，甚至包括住房公積金、各項保險繳費等。”趙子豪介紹，“這樣一個小功能的植入，在員工當中大大提高了系統的使用性，而在使用過程中，員工也就開始慢慢熟悉和習慣使用這套系統。”
此外，王陽還建議，企業在跟軟件銷售方簽訂購買合同時可以強調兩點，一是必須要等到系統順利運行多長時間、效果得到認可后再付款；二是必須要等到員工培訓完成、真正掌握軟件功能和使用技巧后再付款。
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