提高工作效率同創新一樣是企業管理的永恒主題，對大企業而言，員工間的相互溝通和協同辦公對工作效率有著極大影響，特別是擁有2萬多員工，在全球多個國家和地區擁有分支機構的聯想集團，員工之間的協同辦公尤顯重要。
IBM辦公平臺雖然能基本滿足聯想員工的日常工作需求，但每年17%的使用費讓聯想全球服務高級副總裁張坤生頗為心疼，他迫切希望找到一個更加先進，擁有更高性價比的辦公平臺，能夠在保障甚至提高員工辦公效率的同時，節省支出成本。在綜合對比了多個辦公平臺后，張坤生選中了微軟的Exchange/Outlook、Lync、SharePoint三大應用服務。
Outlook擁有最廣泛的用戶基礎，對很多新員工而言，完全無需學習就可以直接使用。Lync是一款非常優秀的內部溝通及會議系統，功能豐富，包括即時消息、應用分享、音頻、視頻、PPT、白板、投票、預約及日程、錄制、筆記功能等。更為重要的是，相比傳統電話會議和Sametime，Lync能夠極大節省費用。SharePoint則能幫助聯想員工開發智能門戶站點。
張坤生說：“每個產品存在于市場都有它的合理性，從Lotus Notes改成Outlook，考量的因素比較復雜，不能簡單地說Outlook比Lotus Notes好，有人喜歡就有人不適應。”
2012年5月，在張坤生的推動下，旨在提升員工協同辦公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace) 項目在聯想啟動。該項目分為三個階段，第一階段是Hello Outlook，主要將聯想郵件平臺從IBM Lotus Notes遷移到微軟Exchange/Outlook，同時使用Lync替代原Sametime。第二階段為Hello Unity，在Lync基礎上建立起集成語音、會議、視頻的統一溝通平臺。第三階段為Hello Collaboration，基于SharePoint建立起一個虛擬的全球化辦公協作平臺，它包括個人門戶、團隊網站、信息搜索及與outlook、Lync更加緊密的集成。
如果說Outlook改變了員工的郵件使用習慣，Lync則改變了電話會議的形式。此前，聯想員工使用最多的是傳統電話會議，聯想集團一年在電話會議上的支出就高達1100萬美元。基于Lync建立起的集成語音、會議、視頻的統一溝通平臺落成后，在聯想集團隨處可見這樣的情景：員工通過Lync和外地同事討論方案，電腦屏幕上顯示著他們正在討論的方案，他們不用帶著耳機，不用拿著手機，甚至可以站起來走幾步，想想思路，溝通效果已經和現實近距離溝通沒有太大區別。
張坤生透露：“Lync新功能自全球上線以來，每月的會議使用量達240萬分鐘，每月為公司節省很大一筆費用，而且這個數字正在隨著用戶接受度的提高不斷攀升。”
作為一個全球化企業，多國員工共同完成一個課題是聯想員工經常會遇到的情況。此前，他們一般通過發郵件和打電話來實現溝通協作，但是這種方式的效率較低，需要一個人做完后發郵件給另外一個人，這樣依次傳遞下去，直至完成課題。
對于SharePoint的協同合作功能，負責SharePoint協同平臺的周賀最有發言權，他說：“SharePoint提供了一種全新的協同方式，我們可以在SharePoint里建立一個文檔，全球各地員工同時編輯，這樣能夠在很大程度上減少傳遞信息的時間，可以明顯提升工作效率。”
聯想集團已經是微軟最大的OEM合作伙伴，Exchange、Lync和SharePoint三個產品為聯想企業內部的協同發揮著作用，下一步，聯想是否會遷移到微軟的“云平臺”？
在成本考量之外，聯想更關注云的安全性，云服務看起來使企業IT不再可控。
“企業內部的IT管理中心往往是保守的，研發允許試錯，企業IT要保證每次都成功避免對企業帶來致命的傷害。我們不會使用非常新的技術，非常炫的技術。我們要選擇可靠、穩定的產品。除非這個云是聯想自己的業務，我們會支持業務做試點。”
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