隨著在移動設備上收發郵件的用戶呈爆炸性增長，組織必須仔細考慮一下如何向用戶交付信息了。郵件托管服務得到了很多關注，但是很多公司對于是否要將內部郵件系統托管出去猶豫不決，而且經證實托管郵件服務發展緩慢。
反對采用托管郵件服務的理由很充分，很多公司不想冒風險將郵件外包給其他廠商。安全及可用性也是關注點。然而在談到托管郵件服務時，很多通常被認為存在缺陷的地方恰恰是其優勢所在。
是什么在推動向托管郵件服務遷移？
市場上兩大財力雄厚巨頭開展的病毒式營銷推動在線郵件系統給IT企業帶來的優勢：微軟提供了Office 365套件，Google提供了Google Apps。盡管這兩大巨頭在市場上的份額肯定會令其他小服務商自嘆不如，但它們受到來自其他小廠商的壓力肯定會進一步推動企業轉向托管郵件服務。
盡管兩大郵件巨頭聲稱他們在獲得新用戶而且發展方向是云，但IT企業需要拿出遷移到托管郵件服務的真正理由。
采用基于云的郵件系統的一個原因就是很多組織已經部署了基于云的解決方案以避開IT部門對網絡策略的限制。
倫 敦Mimecast公司的消息安全與合規性專家Orlando Scott-Cowley說：“用戶采用云解決方案完成工作任務已經有很長時間了。他們看到Gmail和Hotmai被用于發送大容量附件，而IT員工正 在想辦法改變這種方式。這往往意味著轉向云，云正在向用戶以及企業提供最大程度的創新。”
據IT顧問所說，平臺升級往往激發IT主管考慮將內部郵件系統遷移到云中。例如，在部署Exchange Server時會談到其生命周期的終止，IT企業通常會重新評估其郵件戰略。在這個過程中，企業必須決定是否要對現有平臺進行升級還是遷移到托管郵件系統。
Scott-Cowley說：“這是回頭看并確定總體郵件戰略的最佳時機。隨著云應用的普及，郵件是一個很好的切入點。”決策通常會歸結為在資本與資源上要付出的代價。
IT顧問指出小企業使用托管郵件非常流行。這些企業往往負擔不起維護內部郵件系統全職管理員的費用。個人以及擁有消息專家的企業為他們做這部分工作可能更有意義。
Dell產品管理部的高級經理Tri Nguyen說：“使用托管郵件公司能夠獲得更多的收入，因為他們不必浪費時間提供IT服務。”
對規模較大的企業來說，托管郵件系統的好處在于能夠交付現有的服務以及新服務，但財務開銷更小。此外，托管郵件不必再占用能夠用于其他系統的寶貴的IT資源。
Mimecast的專業服務主管Mountil Patel說：“僅僅站在減少郵件平臺開銷的角度考慮——無論是提供相同還是更高級別的可用性——托管郵件系統與自有郵件系統之間的差距可能意味著企業今年是否有資金完成一個新項目。”
托管郵件：權衡利弊
盡 管有很多支持云的布道者，但對其持懷疑態度的人同樣不在少數。反對者將微軟Office365、Google Apps以及其他競爭對手提供的托管郵件系統服務中斷作為IT企業不應該依賴這些系統的一大原因。可以肯定的是當關鍵業務應用，比如email中斷，將會 嚴重影響大多數企業的運營。
Wipro公司是一家IT顧問及服務外包公司，其高級架構師Mike Drips說：“如果郵件服務中斷，企業將無法運轉。供應商必須提供足夠高的可用性級別。”
在 過去幾年中，出現過Google以及微軟Office 365服務中斷的情況，但是郵件宕機往往不可避免，無論采用本地部署還是托管在云中。如果本地的郵件配置出問題，企業將無法收回投資。每次Office 365服務中斷，微軟會提供25%的信用證，而其他托管郵件廠商甚至提供高達100%的信用證。
對安全性以及其他公司擁有企業數據的擔心同樣存在。然而，依賴內部郵件的公司往往更容易被不尊重公司規定的員工偷走數據。
Cobweb Solutions公司的技術架構師Oliver Moazzezi說：“人們需要面對一個事實，那就是磁盤放在旁邊并不一定意味著更安全。”
Oliver Moazzezi還指出托管供應商必須通過SLA證明他們具備監控攝像機、要求使用智能卡訪問數據中心的各個區域、提供數據加密以及雙因素認證。而且這些措施可能僅僅是安全策略冰山當中的一角。外部托管公司至少應該提供大部分功能。
管理員必須與時俱進
大 多數具有前瞻性的IT管理員在很早以前就向更高的管理層建議了解托管郵件，但是有些管理員擔心云可能使他們的工作變得多余。隨著時間的推移，擔心逐漸減少 但仍舊存在。遷移到云能夠緩解管理員日常的工作任務，而且能夠使他們有時間解決更為重要的問題，而不僅僅是在工作中擔當救火隊員。
例如，與僅關注消息相反，維護托管郵件系統的管理員有時間來做戰略規劃。他們能夠研究如何集成新技術，比如在微軟的Lync中集成聲音與表現力，或者在微軟的SharePoint中提供更高級的協作功能。
遷移到托管云服務肯定不是件簡單的事兒。很多人仍舊認為其存在風險，但是另一些人將其看做提升業務的機會。確保你已經對其足夠了解，而且在對這一具有重要戰略意義的項目進行投資前不會被騙。
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