而2016年，羅德島州啟動(dòng)了一個(gè)業(yè)務(wù)范圍覆蓋全州的基于云計(jì)算的電子許可系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過該州與各地市政當(dāng)局的電子系統(tǒng)連接起來。它集中并簡化了許可流程，從而加快了審批速度，改善了客戶服務(wù)，并為政府部門節(jié)省了成本。
“在以往，許可證完全是紙質(zhì)的，有些需要到當(dāng)?shù)厥姓d和州政府辦公室辦理，其流程繁雜冗長。現(xiàn)在，這是一個(gè)完全電子化的過程，甚至可以通過手機(jī)完成。”羅德島州商務(wù)管理局長Elizabeth Tanner說。
羅德島州和地方政府在過去十年中一直在擴(kuò)展其電子政務(wù)服務(wù)，這項(xiàng)工作其中包括電子許可系統(tǒng)，居民和企業(yè)可以通過該系統(tǒng)在線申請(qǐng)、支付和跟蹤其許可證或執(zhí)照申請(qǐng)的進(jìn)展。這些電子許可系統(tǒng)利用了云計(jì)算和服務(wù)器技術(shù)提供的機(jī)會(huì)。
羅德島州首席信息官協(xié)會(huì)的高級(jí)政策分析師Amy Hille Glasscock說：“越來越多的人希望他們獲得亞馬遜云服務(wù)那種簡單的在線體驗(yàn)，提高效率，節(jié)省時(shí)間。”
Glasscock補(bǔ)充說，政府機(jī)構(gòu)通過自動(dòng)化后端工作流程，允許代理商通過云計(jì)算以電子方式管理許可審批流程，從而更有效地實(shí)施電子許可工作。
為什么云計(jì)算是電子政務(wù)的關(guān)鍵
Tanner表示，該州多個(gè)政府機(jī)構(gòu)，其中包括羅德島州管理和預(yù)算辦公室的監(jiān)管改革辦公室、行政部的IT部門和羅德島商業(yè)公司合作實(shí)施了電子許可項(xiàng)目，以簡化許可程序，并促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
羅德島州對(duì)于基于云計(jì)算的許可軟件實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，該軟件托管在Microsoft Azure公共云平臺(tái)上。其試點(diǎn)在10個(gè)市鎮(zhèn)以及羅德島州消防局和建筑規(guī)范委員會(huì)實(shí)施。
Tanner說，如今，該州39個(gè)城市中有28個(gè)已經(jīng)上線運(yùn)營了新系統(tǒng)，另外3個(gè)城市將在2019年第二季度投入運(yùn)行。
除了快速處理之外，電子許可系統(tǒng)還提供了便利性和透明度。該州居民、承包商和建筑商使用該系統(tǒng)申請(qǐng)建筑、電氣、機(jī)械、管道、移動(dòng)、拆除和太陽能許可證。
Tanner說：“人們可以隨時(shí)從家里或工作場所訂購許可證，而不僅僅是在辦公時(shí)間。其流程也非常透明。他們可以在線查看進(jìn)度，并看到自己的應(yīng)用程序的運(yùn)行情況，而不用擔(dān)心被延誤。”
對(duì)于許多司法管轄區(qū)來說，這是員工第一次不必人工輸入數(shù)據(jù)。云計(jì)算已經(jīng)降低了一些城鎮(zhèn)政府機(jī)構(gòu)的年度維護(hù)成本，取代了老化的許可系統(tǒng)。
該州的IT部門負(fù)責(zé)人Sandy Furtado Nardozza說，該州的IT部門與各市政府合作采用新軟件，因?yàn)樗鼈冇卸ㄖ频牧鞒獭①M(fèi)用和表單。
大多數(shù)市政當(dāng)局對(duì)兩家供應(yīng)商的許可軟件實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化。“我們與這兩家公司合作開發(fā)與新供應(yīng)商合作的數(shù)據(jù)遷移文件。這使得這個(gè)過程更簡單、更省時(shí)。”Furtado Nardozza說。
在大多數(shù)情況下，許可證只需要市政府或州政府的唯一批準(zhǔn)。但有些許可證同時(shí)通過地方和州政府。例如，如果市政當(dāng)局沒有建筑官員或消防局長，州政府可以批準(zhǔn)許可證。
“當(dāng)申辦者在市政部門一級(jí)申請(qǐng)時(shí)，將會(huì)自動(dòng)連接到州政府，并且可以同時(shí)通過兩種方式處理其許可證。”Tanner說。
鹽湖城減少了審批時(shí)間
在猶他州，鹽湖城的在線許可系統(tǒng)將審查建筑許可所需的時(shí)間減少了近一半，從2015年的114天減少到2017年的59天。
鹽湖城的城市建筑服務(wù)主管Orion Goff說，鹽湖城采用了電子許可，因?yàn)橐郧暗募堎|(zhì)系統(tǒng)對(duì)客戶并不友好，而且經(jīng)常因缺乏協(xié)調(diào)而陷入困境。鹽湖城的規(guī)劃、建筑、公用事業(yè)、交通、工程和消防部門等部門輪流審查每個(gè)申請(qǐng)，但這些審查并不是同時(shí)進(jìn)行的。
鹽湖城的電子許可系統(tǒng)采用云計(jì)算和內(nèi)部軟件的混合，已經(jīng)改變了這一切。該市近十年前部署了電子許可系統(tǒng)，但每年都增加了新的功能和其他改進(jìn)。如今，大約90%的許可申請(qǐng)以電子方式提交和審查。Goff說，如果申請(qǐng)人確實(shí)提交了紙質(zhì)申請(qǐng)，政府機(jī)構(gòu)會(huì)將他們掃描到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行數(shù)字化處理。
鹽湖城每年發(fā)放大約13,000份許可證，實(shí)際上使用了三種軟件解決方案來獲取許可證：基于云計(jì)算的文檔管理系統(tǒng);支持電子審查和通信的商業(yè)許可軟件;以及交互式語音識(shí)別軟件，允許申請(qǐng)者安排檢查他們的應(yīng)用程序或檢查的狀態(tài)。
在以往，申請(qǐng)者提交幾份紙質(zhì)申請(qǐng)，并將其分別提交給各個(gè)部門進(jìn)行審查。現(xiàn)在，他們能夠以電子方式提交一份計(jì)劃，并通過軟件要求各部門同時(shí)審查計(jì)劃。Goff說：“我們有一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫，用于跟蹤和發(fā)布我們的所有許可證。”
他補(bǔ)充說，該市的IT部門還將許可證軟件與該市的金融系統(tǒng)聯(lián)系起來，以接受在線支付，從而提高效率。
政府機(jī)構(gòu)應(yīng)開發(fā)和測試電子許可系統(tǒng)
Goff表示，在采用電子許可系統(tǒng)之前，政府機(jī)構(gòu)必須記錄其全部流程，以便在軟件中設(shè)計(jì)和實(shí)施實(shí)際工作流程。
科羅拉多州的亞當(dāng)斯縣就是這樣實(shí)施的。在2017年1月啟動(dòng)其構(gòu)建許可電子許可中心之前，亞當(dāng)斯縣政府花費(fèi)一年時(shí)間開發(fā)和測試該系統(tǒng)。
該縣開通了商業(yè)許可申請(qǐng)業(yè)務(wù)，首先制定了業(yè)務(wù)流程。然后，該縣建立了電子許可審查工作流程，并增加了面向公眾的部分，確保用戶體驗(yàn)友好。
該軟件可在生產(chǎn)，測試和開發(fā)環(huán)境中的九個(gè)虛擬服務(wù)器上運(yùn)行。該縣已對(duì)在思科系統(tǒng)和戴爾服務(wù)器上運(yùn)行的VMware虛擬化軟件進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化。該縣應(yīng)用程序開發(fā)負(fù)責(zé)人Brian Dobbins表示，所有許可數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫中。
在科羅拉多州亞當(dāng)斯縣電子許可證中心第一年全年在線提交的建筑許可證的比率達(dá)到87%。
“我們需要確保我們的后臺(tái)正常工作。我們不希望我們的客戶在網(wǎng)上申請(qǐng)?jiān)S可發(fā)現(xiàn)一些問題。”亞當(dāng)斯縣社區(qū)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展部客戶和流程開發(fā)負(fù)責(zé)人Andrea Berg說。
這一過程的第一步是申請(qǐng)受理，允許技術(shù)人員確保提交所有必要的文件。然后計(jì)劃審查員將文件包發(fā)送給所有必須審查申請(qǐng)或執(zhí)行檢查的部門。這些審查者通過電子郵件和軟件獲取有關(guān)新任務(wù)和截止日期的警報(bào)。申請(qǐng)者可以通過電子郵件收到結(jié)果。
“在任何時(shí)候，申請(qǐng)人都可以登錄閱讀評(píng)論，并了解申請(qǐng)是否會(huì)被迅速批準(zhǔn)，或者他們是否需要提供更多信息，回答問題或?qū)μ岚高M(jìn)行更改。”Berg說。
自從實(shí)行電子化以來，亞當(dāng)斯縣政府機(jī)構(gòu)的許可審查速度提高了三倍，其審批從30天降到10天。她說：“公眾對(duì)此反應(yīng)非常積極。”
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