企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)采用云計(jì)算進(jìn)展緩慢的原因有很多，這其中包括從客戶的數(shù)據(jù)隱私問題到性能和成本。但是時代在變。根據(jù)AIIM公司最近的信息管理狀況研究報告，超過80%的信息管理專業(yè)人員計(jì)劃轉(zhuǎn)向基于云計(jì)算的解決方案。信息管理行業(yè)在過去三年中對云計(jì)算的態(tài)度發(fā)生了顯著變化。客戶開始比以往任何時候都更加信任云計(jì)算提供商，供應(yīng)商已經(jīng)開始推出可以利用云計(jì)算和內(nèi)部部署基礎(chǔ)設(shè)施的產(chǎn)品。供應(yīng)商的思維模式現(xiàn)在更可能是“云優(yōu)先(cloud-first)”而不是“只有云(cloud-only)”，混合云似乎是數(shù)據(jù)管理人員的長期發(fā)展方向，而不是臨時的、僅限于內(nèi)部部署的解決方案。在將所有數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆朴?jì)算之前作為臨時舉措。

 

 

根據(jù)AIIM公司的研究，81%的組織認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型對其組織很重要。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)已經(jīng)不足以滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)的復(fù)雜需求。正如AIIM首席布道師John Mancini所說：“信息混亂的上升趨勢正在創(chuàng)造對新的信息管理實(shí)踐的需求，這些實(shí)踐超越了傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)。”

 

實(shí)際上，AIIM公司的研究還發(fā)現(xiàn)，對于70%的組織而言，企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)時代的單片模型特征已被所需消費(fèi)內(nèi)容功能(即內(nèi)容服務(wù))的愿望所取代。

 

內(nèi)容服務(wù)框架引入了現(xiàn)代智能信息管理的架構(gòu)。內(nèi)容以多種不同的形式出現(xiàn)，并存儲在不同的系統(tǒng)和存儲庫中并應(yīng)用。此外，絕大多數(shù)組織的信息通常駐留在內(nèi)容管理系統(tǒng)之外。

 

智能信息管理不再依賴于單一的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)解決方案，與其相反，它建立在幾個通過API集成的服務(wù)上。所有這些層都是統(tǒng)一的，無論內(nèi)容所在的系統(tǒng)或存儲庫如何，都可以訪問內(nèi)容。

 

統(tǒng)一內(nèi)容層允許用戶通過元數(shù)據(jù)與內(nèi)容交互，從而為信息提供場景和價值。這提高了數(shù)據(jù)的可用性，并允許用戶將業(yè)務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)與大量暗數(shù)據(jù)分開。

 

 

云計(jì)算技術(shù)具有其明顯的優(yōu)勢，但在尋求控制和合規(guī)性時，云計(jì)算可能不是一個很好的選擇。控制和合規(guī)通常是組織的優(yōu)先事項(xiàng)，尤其是面臨法律和合規(guī)要求不斷增加的現(xiàn)狀。盡管有這個重點(diǎn)，但組織的員工希望使用方便、直觀的用戶體驗(yàn)和靈活性，可以在辦公時間或企業(yè)場所以外工作。如果組織沒有提供合適的工具來滿足員工的需求，員工就會采取自己的工作方式。

 

提高用戶采用率的關(guān)鍵是提供易于使用、自動更新、易于集成和移動友好的引人入勝的解決方案。

 

混合解決方案提供兩全其美的優(yōu)勢。混合解決方案可以提供對內(nèi)部部署已建立記錄的控制、合規(guī)性和管理，以及員工通過基于云計(jì)算的應(yīng)用程序在日常工作中尋求的靈活用戶體驗(yàn)。混合基礎(chǔ)設(shè)施還消除了組織對數(shù)據(jù)遷移的需求，允許組織將遺留內(nèi)容保留在原有位置。

 

 

云計(jì)算服務(wù)有幾個好處：例如，云計(jì)算服務(wù)為移動工作提供了無與倫比的機(jī)會。云計(jì)算服務(wù)使企業(yè)能夠?yàn)閱T工提供更加靈活的工作方式，而不會對生產(chǎn)力產(chǎn)生負(fù)面影響。通過共享服務(wù)進(jìn)行協(xié)作，還可以進(jìn)一步提高工作效率，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)可以更好地在項(xiàng)目上進(jìn)行交互和協(xié)作，共享相同的工具和文檔。

 

例如，企業(yè)現(xiàn)在可以通過安全文檔門戶與第三方共享信息。這不僅可以讓每個人更有效地工作，還可以保持對企業(yè)內(nèi)外重要信息流的可見性和控制，這對可審計(jì)性至關(guān)重要。

 

 

由于將會面臨隱私和數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，一些供應(yīng)商可能對采用云計(jì)算解決方案有些猶豫，但值得注意的是，一些規(guī)模最大的云計(jì)算提供商可以為規(guī)模較小的部門解決方案提供企業(yè)級(或更好)的安全性。其數(shù)據(jù)中心通常是冗余的，并連接到多個電網(wǎng)，數(shù)據(jù)存儲經(jīng)過復(fù)制和加密。對于大多數(shù)企業(yè)而言，無法在本地部署數(shù)據(jù)中心或服務(wù)器機(jī)房中很難獲得相同級別的冗余。大多數(shù)云計(jì)算提供商還為選擇數(shù)據(jù)存儲的物理位置提供了靈活性。

 

對于計(jì)算密集型工作負(fù)載，云計(jì)算還提供比傳統(tǒng)虛擬化服務(wù)器環(huán)境更多的彈性。例如，一些人工智能服務(wù)，例如計(jì)算機(jī)視覺API，需要一定程度的容量，這種容量的花費(fèi)昂貴而無法在本地維護(hù)。借助多租戶云服務(wù)，云計(jì)算提供商能夠以合理的價格按需提供超大規(guī)模計(jì)算。

 

從許可的角度來看，SaaS模式還提供了更多的靈活性。企業(yè)支付所需服務(wù)的訂閱費(fèi)，然后就可以在最短的啟動時間內(nèi)使用該軟件。此外，由于許多云計(jì)算解決方案提供自動更新，因此IT人員可以需要更少的時間進(jìn)行服務(wù)器和/或軟件更新。

 

 

隨著針對小客戶的新技術(shù)和新類型產(chǎn)品的開發(fā)，企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)解決方案正在向小型企業(yè)和中型企業(yè)發(fā)展。

 

降低成本、采用速度和業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)型這些典型的驅(qū)動因素，促進(jìn)了中小公司信息管理解決方案的擴(kuò)展。

 

同時，失去控制，數(shù)據(jù)安全，以及云計(jì)算與現(xiàn)有架構(gòu)的集成等，這些典型問題可能會阻礙企業(yè)向云計(jì)算服務(wù)的過渡。但是，規(guī)模較小的公司通常需要擔(dān)心的現(xiàn)有架構(gòu)較少，需要跟蹤和維護(hù)的內(nèi)部資源較少，并且可以快速建立數(shù)據(jù)安全專業(yè)知識。

 

這使得轉(zhuǎn)向云計(jì)算和混合解決方案的決定變得相對容易。混合解決方案可幫助中小企業(yè)克服大多數(shù)這些問題，在需要的地方提供更多控制，同時改善協(xié)作，并輕松訪問出于安全目的需要進(jìn)行審查的內(nèi)容。