但隨著時間的推移，這些規定變得更加嚴格，貿易行業所需的靈活性不再可用。ANWR Group CIO Sven Kulikowsky回憶稱，“幾年前，我們已經開始分離IT系統，以便讓銀行和貿易公司更好地滿足各自的要求。ERP軟件是最后一個共享系統。”
協作實現“重新實施”(greenfield)
ANWR對新的IT項目采取云優先(cloud-first)戰略，2018年，IT部門與財務會計和控制業務領域協作解決了向SAP S/4HANA的遷移。
據悉，S/4HANA主要有三類轉型方法：系統升級(Brownfield)，選擇性轉換(Selective)和重新實施(Greenfield)。其中，技術升級將保留所有現有功能，對歷史投資起到最好的保護;選擇性轉換適用于希望通過轉型進行一定程度優化和改造的場景，按照改造程度可以選擇“空殼轉換”或“混合部署”兩種方法;當現有系統大部分功能都不能滿足未來業務的發展時，通常建議重新實施。
最終，基于自身條件和需求，ANWR選擇了重新實施(Greenfield)的轉型方法，以重新設計整體SAP系統，包括功能、流程、數據結構等。
Kulikowsky表示，“從一開始就讓各部門參與進來非常重要。他們一起確定了新解決方案從一開始就必須能夠做什么。在聯合研討會上，來自業務部門和IT的混合團隊評估了云平臺的能力和成熟度。”
有目的的敏捷
為了組織變革，ANWR成立了指導委員會作為最高控制機構。其下，由Kulikowsky和他的財務會計和控制同行組成的項目委員會作為控制團隊，負責每周與外部合作伙伴Camelot ITLab的項目經理協調溝通兩個小時。該團隊會接收由員工和外部顧問組成的跨職能工作組就特定流程問題提供的意見，然后快速比較不同的意見并做出最終決策。在此過程中，各部門和IT始終是齊心協力的。
Kulikowsky設定了在2021年底之前將所有系統遷移到新環境的目標，并制定了使用S/4HANA創建的2021年度財務報表。此外，為了確保2022財年開始時不再存在舊環境，Kulikowsky還確定了九波遷移浪潮。
在這些階段，團隊使用敏捷方法和靈活的時間安排工作。Kulikowsky認為，“通過這些里程碑和沖刺(sprint)的組合，團隊心中有了一個明確的目標，同時我們還考慮了可能會破壞固定時間表的風險。開發有時可能需要更長的時間，但最重要的是一切最終都適合。”
開始信號是于2020年第一季度發出的，四周后，新冠疫情(Covid-19)爆發了。Kulikowsky解釋稱，“由于零售業的不確定性以及供應鏈中的許多封鎖和困難，我們不得不停止了該項目。六個月后，項目團隊恢復了遷移工作，但完全是遠程的，這對所有相關人員來說都是一種全新的體驗。但好在我們應付得很好。我們使用Microsoft Teams作為知識和文件交換、會議和工作安排的核心工具，所有同事都能非常靈活地工作。”
九波遷移浪潮
近五個月后，第一個試點于2020年12月1日在六家沒有HR或預訂系統接口，且擁有小型公司代碼的小公司實施。
其余八波浪潮分布在2021年。多達四家公司轉換到新系統，并且在2021年11月22日，每個人都遷移到了SAP S/4HANA。在對界面進行了一些調整后，該項目于2022年3月30日宣布結束。Kulikowsky表示，“現在的目標是解決變通辦法、改進流程和縮小差距，并盡可能地實現標準化。”
除了Covid-19引起的問題外，Kulikowsky和他的團隊還克服了許多其他挑戰。挑戰之一是，在IT和其他部門，該項目意味著更多的日常業務工作。例如，如果經銷商有問題，必須迅速解決，無論我們目前是否正在遷移至SAP。我們必須不斷地應對這種雙重負擔。
此外，還有必要說服其他部門的工作人員。考慮到在使用舊系統20年后，一些同事難以適應云中的新界面和流程。為此，項目管理層每周都要與業務部門舉行會議，討論流程、疑問和難題。
在某些公司上線的階段，負責任的會計師出席了每次會議。他們會留心特殊問題或要求，并幫助制定解決方案。此外，還有一個每周編輯兩次的錯誤跟蹤列表。在其中，團隊收集了問題、恐懼、擔憂和評論，然后解決它們并提出解決方案。
過山車式SAP標準
IT對新環境的一個關注焦點是盡可能地標準化。Kulikowsky表示，業務領域應減少對IT的依賴。舊系統(特別是零售領域)有很多特殊功能。對此，他也通過與專業部門的研討會來了解SAP標準軟件適用于哪些要求。
數據顯示，現在，幾乎90%的新ERP系統都在標準軟件上運行。但在某些地方，SAP的解決方案仍存在困難。
在SAP和實施合作伙伴的第一次測試運行和演示中，云模塊看起來似乎適用于所有用例。然而，在日常業務中，Kulikowsky的團隊注意到該軟件引起了一些問題，例如，工資單無法無縫集成等。
據悉，共有大約35名內部員工和12名外部員工參與了該項目，在SAP和其他系統之間構建了大約35個接口。結果發現，人力資源管理系統HCM與S/4的連接尤其是一場災難。舊系統的標準集成在新系統中不再可用，因此關鍵信息無法傳輸到云端，例如沒有發票日期的賬單，或者是SAP系統沒有在流程中反映財務會計的法律要求。
Kulikowsk解釋稱，一些SAP解決方案在其自己的云接口方面存在問題。在這種情況下，連接非SAP(non-SAP)解決方案同樣困難。相比之下，在HANA中集成銷售和服務云C4C很容易。這表明SAP不再投資HCM，盡管許多公司仍在使用該產品。如此一來，客戶滿意度就會受損。
性能也是一個問題。在測試環境之外，一些云應用程序的性能經常出現下降趨勢。Kulikowsk稱，“我們的員工現在已經習慣了像居家辦公一樣的用戶體驗，因此對辦公室的解決方案提出了更高的要求。性能下降在一定程度上影響了用戶體驗。”
盡管如此，Kulikowsky還是看到了遷移的好處。例如，支付交易變得更加精簡。他介紹稱，“我們已經自動化了閱讀對賬單的過程，因此同事不再需要手動輸入它，這樣可以節省時間。而且現在，所有會計師都使用單一系統，無需特殊解決方案，這使得IT有更多時間進行創新，并在沒有舊銀行系統的情況下更輕松地實施。”
Kulikowsky還希望提高數據質量。新流程通過接口自動整合傳入的信息，但來自源系統的不準確信息仍會傳輸到云ERP。然而，要看到這種全范圍的改進還需要一段時間。
清晰的路線和信任
對于Kulikowsky來說，與部門的密切合作對于項目的成功至關重要。他表示，這不僅僅是一個IT或部門項目，而且是一項協作任務。每個人都參與其中能夠從一開始就確定需求和可能存在的障礙。比如，業務部門的需求包括支付和提交賬單，以及預先納稅申報表必須永久有效等等。項目團隊必須為其實現這一點。此外，這種協作也能讓每個人能對目標狀態和項目優先級具有清晰的認識。
他還堅持信任自己的團隊。他表示，“必須保持時間壓力，但如果有同事不確定我們是否真的可以做到某些事情，我們會冒險并計劃延長兩周。”對于下一項重大項目，他想要進行更多溝通，并改善信息交流方式。對于未來，他考慮了一種混合模式：2-3天在辦公室，其余時間在遠程辦公。一方面，能夠確保必要的交流;另一方面，又能保證員工居家辦公不受打擾。
版權聲明：本文為企業網D1Net編譯，轉載需注明出處為：企業網D1Net，如果不注明出處，企業網D1Net將保留追究其法律責任的權利。
京公網安備 11010502049343號