與此同時，趨勢似乎正朝著更加復(fù)雜和繁重的審批流程發(fā)展。部分原因在于風險增加以及更多的隱私和合規(guī)性法規(guī)出臺，而且所需的檢查和簽字數(shù)量也在不斷增加。

 

加州大學圣地亞哥分校(UCSD)的CIO Vince Kellen補充道，合同中網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)賠償條款也往往是一個癥結(jié)所在。網(wǎng)絡(luò)安全所需的內(nèi)容可能因供應(yīng)商而異，但對于駐留在數(shù)據(jù)中心的服務(wù)，則更受關(guān)注。

 

最后，合同談判和修訂可能需要幾個月的時間，因為法律團隊會修改適合雙方的語言和條款。

 

有時，當CIO克服這些障礙時，使用新供應(yīng)商實際上可能為時已晚。專家稱，以下是CIO可以采取的簡化IT供應(yīng)商采用流程的步驟。

 

 

Deloitte Consulting LLP首席云戰(zhàn)略官David Linthicum表示，自動化是IT可以用于引入新IT技術(shù)供應(yīng)商的最有效武器。它可以用于自動化通常是手動的核心流程，例如確保協(xié)議簽署或?qū)θ魏涡枰诂F(xiàn)場的工程師進行審核。自動化還能確保解決合規(guī)流程，完成計費和稅務(wù)表格，并將IT供應(yīng)商納入應(yīng)付流程，包括可接受的電子發(fā)票格式和付款選項。

 

 

采用流程中一個常見瓶頸是工作流本身。許多公司仍然依靠電子郵件、Teams或Slack消息及其他手動提醒來發(fā)送文書工作、驗證信息或完成其他審核任務(wù)。

 

Lexmark公司首席技術(shù)和信息官兼高級副總裁Vishal Gupta介紹稱，Lexmark使用ServiceNow來管理其工作流，消除了可能會占用寶貴審核時間的手動任務(wù)，從而簡化了整個采用流程。

 

 

如果缺乏技術(shù)集成，引入供應(yīng)商也可能需要耗費一段時間。根據(jù)UCSD的Kellen的說法，教育對某些形式的集成有標準，例如數(shù)據(jù)集成，可以簡化流程。如果有現(xiàn)實存在的行業(yè)標準，請遵循它。

 

Kellen補充道，如果有可能，推動供應(yīng)商采用更新的集成技術(shù)而非舊的集成技術(shù)。例如，這可以包括允許流式數(shù)據(jù)(streaming data)的現(xiàn)代集成方法，例如Kafka。這些技術(shù)通常比傳統(tǒng)企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商流行的RESTful API成本更低。

 

讓供應(yīng)商采用最現(xiàn)代的技術(shù)和標準能夠簡化加盟流程。這通常適用于軟件供應(yīng)商，但即使是今天的硬件供應(yīng)商也有需要與現(xiàn)有技術(shù)集成的服務(wù)。

 

 

UCSD的Kellen表示，預(yù)先協(xié)商的合同也可以加快采用流程。公共部門通常擁有預(yù)先談判合同的聯(lián)盟，這使得它們對采購官員更具吸引力。

 

對于沒有資源和條件擁有聯(lián)盟的小型企業(yè)，Kellen建議保留可以協(xié)商初步協(xié)議的法律顧問。簽署初始協(xié)議后執(zhí)行的所有工作都可以根據(jù)這些條款進行。雖然這可能會在一開始就延長談判時間，但至少可以確保公司以后不會遇到任何不可預(yù)見的后果。

 

 

加快IT供應(yīng)商加盟的另一種方法是將供應(yīng)商按層分類，然后對其應(yīng)用適當?shù)呐鷾驶顒印nfo-Tech Research Group和Software Review的首席研究總監(jiān)Steven Jeffery認為，“組織和IT部門不應(yīng)在供應(yīng)商采用過程中采用‘一刀切’的方法。作為盡職調(diào)查過程的一部分，對供應(yīng)商進行分類或分層將有助于識別你真正需要的戰(zhàn)略、運營、戰(zhàn)術(shù)、商品或一級、二級、三級供應(yīng)商。”

 

 

雖然沒有人可以完全預(yù)測未來，但提前預(yù)測公司的需求并盡快開始采購流程可能意味著更短的采用周期。例如，企業(yè)可能會聯(lián)系首選供應(yīng)商，并讓他們知道兩年內(nèi)RFP即將到來。

 

公司只需進行良好的規(guī)劃，讓供應(yīng)商為你正在做的事情做好準備，因為他們能及早得到通知，就可以提前做好準備，從而減少延誤。

 

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