技術本應幫助員工提高效率，但根據Pegasystems的說法，在有些情況下，它反而實際上是在降低員工的效率。這家軟件供應商報告稱，其全球的2000名員工平均每天會使用35種不同的工具，來回切換超過了1100次。這項研究認為，就好像每樣任務都有了一個對應的應用程序，由此產生的應用程序太多了。

 

為了確保那些原本旨在改善工作體驗的技術不會讓員工感到不堪重負而無法有效的工作，以下是IT部門可以采取的措施。

 

 

IT咨詢公司Mind Over Machines的新興技術總監Tim Kulp認為，應用程序過剩是由于缺乏總體戰略。“太多的應用程序通常是缺乏戰略的標志，”他說。為了創建一個戰略路線圖，Kulp建議首先列出當下公司正在使用的所有工具的完整列表--無論是付費還是免費的。

 

對于被收購的科技公司，安全平臺HackerOne的IT主管Aaron Zander建議從財務開始:“如果公司中有一部分人知道我們在收購什么，那就是他們了。”使用應付賬款清單來“創建一個清單并開始查看重疊部分”。看看是否有多個部門同時擁有了同一工具的許可證?這些是最先需要處理的軟件。然后尋找那些能夠解決同樣問題的競爭性工具--比如，也許一個部門在使用Zoom Pro，另一個部門則使用了付費的Skype。

 

Kulp說，路線圖還有助于“將業務功能與技術服務相結合”，這有助于長期控制應用程序過剩。如果你現在就能通過削減付費技術來為公司省錢，那么你的團隊就能更好地為你以后根除影子技術所需要的支持做好準備。引用Zander的話就是，“要讓IT成為幫助選擇和審查工具的資源，而不是一個不允許任何新東西存在的團隊。”

 

如果來自RingCentral的類似研究是正確的，那么你的同事將很樂意為你提供幫助。去年3月，這家通信公司發布的一項調查顯示，50%的知識型員工認為更換應用程序比減肥更加煩人。45%的人認為垃圾郵件并不那么煩人，但52%的人則寧愿為此付費。

 

Keith Casey，身份標識提供商Okta的API問題解決者，指出了整合不是為了任何個人的利益，而是為了每個人的利益。他表示:“如果一半的公司員工使用Box，另一半使用Dropbox，那么在發送鏈接之前，你就需要知道誰能訪問哪些內容。”一個非技術員工可能不會特別在意是否需要轉換，如果這能夠幫助他節省時間的話。“但這關乎的不僅僅是個人的生產力，還有整個團隊和組織的生產力，”Casey說。

 

 

如果你不能整合所有的工具，那就盡量精簡它們。傳統上，這種集成是通過API和連接器完成的，這些接口允許員工在使用一個平臺的同時從另一個平臺中獲益。Casey說，如果API可以在沒有自定義構建的情況下進行這種集成，那就去做吧:“從根本上說，API在縮小信息孤島和減輕‘appageddon’方面是有幫助的，但它應該從購買與基礎設施集成的現成技術開始。另一方面，建立自定義集成也將引入進度，成本，技術和安全方面的風險。”換句話說就是，定制需要時間。而減少應用程序過剩的最重要的目標就是在整個過程中保證其可用性。

 

機器人流程自動化也是如此，RPA賣家Pegasystems建議可以將其作為其研究發現的應用程序過剩問題的解決方案。Pegasystems的首席技術官Don Schuerman說，RPA可以通過創建單個登錄點來連接那些通常無法清除的遺留應用程序，以及需要“自動完成的單調重復的任務”。但是Casey也警告說，“在購買技術時，我認為平滑的集成應該是你所購買的東西的主要驅動力。”如果API和RPA所需要的時間比它們節省的時間還要多，那么它們根本就不值得。

 

為了消除數據庫和其他知識工具之間的切換，組織還可以考慮部署聊天機器人。諸如Talla，Leena和Kore.ai之類的問答機器人可以幫助員工從現有數據庫中檢索信息，而無需離開公司的主消息應用程序。雖然從技術上講，安裝機器人是在增加新技術，但其他員工并不會這么想，因為聊天機器人會提高整體的生產力。通過這種方式，聊天機器人有潛力為消息應用程序提供與企業級平臺完全相同的效率。

 

無論你選擇如何進行集成，Casey說，回到那個需要保持簡單的地方:“開箱即用的集成讓IT和它的開發人員能夠及時將它標記為是已經完成的，然后繼續前進--而不是在凌晨2點因為他們的定制集成在一個關鍵過程中失敗了而導致工作中斷。”

 

 

在應用程序過剩最終得到控制之后，Kulp表示你還要注意及時清除冗余的應用程序。如果在公司合并后多余的應用程序不能退役，你將重新回到起點。這時，Kulp說，是時候把戰略路線圖拿出來了:“你需要根據業務的發展方向來指導技術的發展方向，但是也要考慮使用像業務功能圖這樣的工具，”根據所解決的問題對軟件進行分類。當你在決定保留哪些工具時，這一點尤其重要：例如，Peachtree和QuickBooks都是會計系統，但是財務可能依賴于僅由一個工具提供的特定功能。

 

換句話說，又回到了整合應用程序上面--識別和消除重復的工具。正如Zander所說的，關鍵在于--無論問題是來自并購，還是自然損耗，你都需要“盡可能多地重復這個循環，并嘗試去除多余部分。”