在2012年，Aberdeen集團發現，對于一家需要1000臺移動設備的企業來說，平均下來，采用BYOD要比企業自備提供手機每年要多花費170000美元，而這主要是由于背后的費用管理問題所造成的。但是，來自VMware和英特爾的案例則展示了他們通過實施BYOD計劃，實現了大量的成本節省。
那么，采用BYOD到底比企業為員工提供手機和平板設備更便宜，還是更貴呢?答案取決于你企業如何實現BYOD策略部署，以及你企業是如何計算和管理費用及效益的。好消息是，自從Aberdeen集團于兩年前發布其調研報告以來，商家們對于如何更有效地管理BYOD也有了更多的了解。例如，每月平均報銷的金額費用在降低，同時，企業處理報銷也更有效率。
管理報銷費用
處理這些報銷費用問題也許已經涉及到BYOD最令人驚訝的費用部分。人工管理費，通常是通過員工個人提交費用報告的形式，而每份報告內部雇傭員工勞動力則需要花費15美元到20美元來處理，DataHive咨詢公司的首席顧問Hyoun Park說。“這可以說是一個費用管理黑洞。”他解釋說。主要是因為BYOD費用報銷會涉及到很多不同的部門，從核實應付賬款到財務部門和IT部門——所有這些工時加起來，就會帶來額外費用。
但是，一些企業已經想出了如何降低成本的辦法。
以特拉華州為例。那些選擇BYOD計劃的員工有資格獲得每月40美元的無線服務補貼。而為了獲得該項補貼，他們必須以規定的形式提交他們的賬單。“我們要求他們提交報銷的頻率不要過于頻繁，最多每季度提交一次，”特拉華州的首席運營官Bill Hickox表示。這是為了減少處理由報銷費用所產生的報告的開支。
“我們有很多人每年提交一次所有賬單，”他說，這樣就進一步降低了成本。大約600人在該BYOD計劃之列。
Brunswick是一家健身、臺球公司，該公司進一步為其員工規范了報銷流程。根據職位角色的不同，每月將獲得25到50美元不等的報銷補貼。
Brunswick公司搭建了一個內部系統，方便員工個人可以申請報銷，只需填寫關于他們差旅信息和其他相關要求即可。這樣，IT并不會參與決斷員工的報銷申請是否合格。“我們真的不會進行相關檢查。” Brunswick公司企業網絡服務部門負責人Mike Tegtmeyer表示。相反，這是由員工的直接上級經理決定的。
滿足資格條件的雇員每季度都會自動獲得其報銷補償款項。為了處理這些款項，Tegtmeyer從企業的內部報銷系統收集了員工申請BYOD報銷的相關數據信息，并與人力資源部門的數據庫進行核對，以確保員工仍然在職。如果他們的信息得到核實批準，那么整個報銷處理過程，員工無需提交任何書面材料。
“我每個季度只需花費一個半小時的時間編寫此報告，并將其以一定的格式發送給工資核算部門，”他說。該報銷項目涉及到大約1400名員工。
他表示，通過采用BYOD計劃，他所在企業的手機話費報銷已經從每月140000美元下降至80000美元。Brunswick原來的一名專門負責管理由公司配備的設備的員工現在已經被重新分配到負責其他工作了，這也帶來了更多的成本節約。
圍繞著BYOD計劃，Brunswick公司沒有太多的額外開銷。他們使用Airwatch控制公司擁有的所有設備。同時，依賴Lotus Notes Traveler來確保選擇BYOD計劃的員工使用電子郵件系統的安全。該公司在未來或許也會將BYOD設備也納入到AirWatch監管范圍，或者選擇采用其他的管理平臺。Tegtmeyer表示。
大多數的業務費用都會涉及到管理企業發放的設備，諸如運行黑莓企業服務器。因此，采用諸如AirWatch這樣的移動設備管理(MDM)相關產品的成本較之采用企業設備管理程序的成本真的是便宜了很多，DataHive的Park說。
集中管理BYOD設備
較之Brunswick和特拉華州，英特爾采取了完全不同的路線。“我們盡量少使用報銷費用報告的形式，因為這一做法既麻煩又不符合成本效益。” 英特爾客戶服務IT部門主管麗莎·斯佩爾曼說。她補充說，這一過程不僅成本昂貴，還花費了員工填寫相關報銷項目信息的時間，以及那些審批領導的時間。“當我們將IT作為我們的核心功能時，我們相信其能夠幫助推動英特爾生產力的最大化輸出，所以如果我們制定了相關政策，要求員工每個月都要提交費用追蹤報告的話，會讓大家感覺很糟糕。”她說。
相反，當員工成為BYOD計劃的一部分，他們開始選擇有企業資助計劃的移動運營服務供應商，那么，他們的話費賬單就交由是英特爾來負責處理。這樣相關的部門經理每月也會收到報告，他們可以清晰的了解屬下員工的費用情況。
“我們試圖盡可能以最少的開銷避免帶來公司財務方面的責任。” 斯佩爾曼說。
采用這種方法的另一個好處是，英特爾仍然可以與其他運營商就獲得折扣的事項進行合作談判。當許多企業看到轉換到采用BYOD計劃時，每月的服務費用上漲了，這是因為他們為所有(或幾乎所有)的員工都進行了補償報銷，這當然會更昂貴，因為這不屬于企業的談判計劃范圍之類。
英特爾屬于較早通過轉到與移動運營商計劃，來為員工集中協商談判，并享受到該計劃優勢的企業。許多其他公司才剛剛開始與移動運營商合作，以便為享受BYOD計劃的員工談判爭取到一個更好的交易，Forrester的分析師戴維約翰遜表示。“但他們還處在早期，很多企業還只是簡單進行費用的報銷。”他解釋說。
總的來說，英特爾并沒有將部署BYOD計劃作為降低成本的手段。“我們并不將其視為節約成本的手段，而是將其視為提高生產力的方法。”Spelman說。
其他削減成本的技術
一些企業所采用的用以削減BYOD成本的另一種方式，是通過駁回他們支付給員工補償款的量。如今，企業提供給員工的月均補償款大約為40美元，Park說。而在幾年前，80美元是很正常的，彼時企業剛開始實施BYOD計劃，其幫助企業免除了設備管理業務。但該計劃項目經過幾年的發展，處理相關的報銷費用的總成本開始明顯高于企業為員工提供企業擁有設備的成本，他們不得不開始駁回與員工的一些BYOD計劃報銷費用了。”他說。
同時，新的服務也不斷應運而生，以幫助企業管理BYOD費用。
例如，Cass信息系統，將直接支付員工的補償款項。員工每月的手機花費賬單在需交費總額下會有一條線，明確顯示他們自己需要負責繳納的費用部分。而Visage and Concur則聯合提供一款服務，以便讓企業能夠管理移動設備的費用。Tangoe和Mindwireless等其他公司則旨在使BYOD費用更加易于管理。(上述這幾家服務供應商都不愿意談論客戶使用他們服務之后的體驗。)
當一家企業設置了設備管理和費用管理系統之后，有可能會面臨更多的挑戰。當英特爾推出其BYOD計劃時，該計劃曾獲得了員工們的積極響應。但很快，一旦員工們發現他們如何可以通過使用手機來更快的完成工作之后，他們開始要求獲得越來越多的應用程序，Spelman說。“他們享受到該好處之后，就會想要更多。”她說。
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