對大多數企業來說，困擾他們的一大問題就是如何保存那些與日劇增的各種數據。“數據即是價值”這種說法也令企業對數據愈加重視。但最近卻有一種說法，企業或許可以將那些不必要的數據進行銷毀。
為什么呢?有位律師認為將數據進行銷毀，是一種避免風險的方法。這是因為當用戶銷毀不需要的數據時，遵守電子郵件或文件的法律法規要求會變得更加容易，而且這意味著當法律要求調查電子取證時，舊文件已經不復存在，可以減少法律風險。
律師事務所Bass, Berry & Sims PLC的律師Tony McFarland在談到很多企業都在努力保存多年的數據時說道：“企業內有太多數據，很多都是不必要的數據。”但當訴訟或其他法律調查要求提供有關信息時，企業需要聘請法律專家從大量數據中篩選出有用的數據，這種情況非常耗時,而且會耗費大量的人力和物力，同時還會提高法律風險。“這并不是我們應該做的事情，”他表示，“對方律師會要求企業提供所存儲的每一條信息。”
雖然數據銷毀的做法與現在的常規做法不同，但讓IT部門與法律部門合作創建一個“數據銷毀計劃”還是可以實現的。根據McFarland所說，這里有一些技巧，很多技巧依賴于“自我執行機制”，它可以很好地通過中央電子文檔管理系統完成。
在法律允許的情況下，考慮設置一個電子郵件過渡階段，允許電子郵件能夠保存到個人文件夾，但“在一年后都會清除”。設置共享文件夾。只保留勞工法例下所需要的員工個人信息。找出在特定行業具體類型的文件所必須保存的時限，并根據具體時間安排，時間到期后可以電子方式銷毀它們(以及紙質文件)。
例如，根據該律師事務所所說，證券交易委員會要求保存的某些文件一定要手簽，并保留五年。在醫療保健行業，健康保險流通與責任法案(HIPAA)有6年的時限，具體有些細微差別。就業資格驗證表必須在聘用日起保存三年，或者在終止后保存一年，以較遲者為準。某些雇傭記錄必須從人事活動開始的日期開始保留一年。
每個行業也都有所不同。例如危險廢物的產生：美國聯邦和各州都要求保留清單和報告3年時間。對于污染物排放消除系統，采樣和監測記錄必須保存三年。
現在的問題在于，企業并沒有考慮要銷毀數據，而是無休止地保存數據，這可能導致與存儲相關的技術過時的問題。
企業建立電子數據銷毀系統的最佳方式之一是使用文件管理系統，包括惠普Autonomy和微軟等在內的工具，并開始學會銷毀數據。McFarland強調：“企業真的沒有必要保存那么多數據。”via：CNW
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