07月12日 專欄：許多的中小型及初創企業現在都開始使用VoIP（網絡語音電話）商務電話系統。該系統可以為企業帶來很多內部管理方面的優勢，但是相當數量的中小企業管理者們卻忽略了一些系統中最有價值的功能。除去語音郵件，呼叫等待，免費通話，呼叫轉移以及遠程操作之外，系統中還能找到更多有助于小型企業運營的實用功能。
1、可視電話門禁功能
該功能允許用戶將門鈴及門禁的功能整合進電話系統。如此一來，前臺員工就可以通過電話與來訪者進行通話，并在電話上解鎖公司大門，或者是拒絕不受歡迎的人闖入。這一功能可提升企業環境的安全系數。
2、呼叫路由功能
經常需要移動辦公的員工們會喜歡這個功能的。呼叫路由功能可幫助用戶創建一個列表，這個列表中全部是可以找到用戶企業的聯系方式，在呼叫導入語音郵件前，列表中的電話會被依次撥通。例如，假設辦公室電話響了兩次，在電話第三次響起的同時，指定員工的手機就會開始收到轉接請求，到電話鈴第五次響起的時候，指定員工家里的電話就會響起來。如果列表中的電話全部撥完了，那么呼叫者最終就會被轉入用戶的語音信箱。
3、語音郵件轉換
語音郵件功能會把用戶的語音信息轉述為文本信息，然后再將信息發送到電子郵箱中。用戶再也不需要擔心字跡潦草的名字，數字和地址了，而是可以在閑暇時輕松的到電子郵箱里進行查看。用戶還可以對所有的語音信件進行編寫，刪除和搜索操作。
4、電話彩鈴
如果公司的電話經常需要呼叫者等待，那么這一功能就大有用處了。讓呼叫者聽到枯燥的嘟嘟聲或是一片沉默都不一件令人愉快的事。彩鈴功能可以讓用戶選擇呼叫者樂意聽到的音樂。
5、帶寬利用及呼入/呼出電話詳細報告
作為一項業務，數據追蹤可告訴用戶公司的時間和精力應該花在哪里。一個托管型云VoIP服務可提供帶寬利用信息，這些信息可以讓用戶查看一段時期內的數據使用情況。呼入與呼出電話的詳細報告則可以讓用戶了解公司所有的通話記錄，包括通話時長，呼出者，接聽者以及電話呼叫的成本。
6、呼叫篩選
呼叫篩選是常被遺忘的VoIP特性。這個特性可以讓你看到來電人的ID，然后選擇是否接聽。例如，如果你的配偶打來電話，你可以呼叫轉移到手機上。如果是騷擾電話，則可以掛斷。
7、輔導工具
與其在員工掛掉電話后向他們給出建議，還不如在電話中給他們建議。有兩個功能可以幫助客戶企業訓練和監控員工在電話中的表現——旁聽與悄悄話。 旁聽是指當員工與客戶通話時，在不影響他們交談的情況下，旁聽其對話，管理者可以適時給出一些暗示。而悄悄話則可以讓管理者直接向員工提出建議，且不會被對方客戶聽到。
8、自動話務員
自動話務員是VoIP服務隱藏的功能。此功能可以讓呼叫者在可視化菜單中選擇合適的擴展。用戶的業務會瞬間變得更專業，更令人印象深刻。就好像是一個電子接線員在工作一樣。
9、組織在線會議
大多數人都知道怎么用VoIP服務開會，但不是每個人都懂得利用該服務的每個細節功能。通常情況下，用戶會先創建一個會議層監控項目。這樣就可以管理會議邀請，讓某人的話筒靜音等。如果管理不得當，在線會議可能會亂成一團，所以要認真學習如何使用這一功能。
10、免打擾模式
這一功能顧名思義，可以避免被任何電話打擾，用戶可以調整為限制一切呼入。這樣，在會議或午餐期間，就可以免除電話呼叫的打擾。更重要的是，用戶還可以對攔截方式進行設置，避免呼叫者認為自己被無視了，比如可以轉接到語音郵箱或其他的電話號碼上。
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