計算機、網絡技術高速發展的今天，傳統的通訊方式日益不能滿足人們的要求。企業要求能進行遠程會議，開展商務交流;同時，在滿足傳統視頻會議音/視頻通信的基本要求之外，現代會議更希望能夠提供更加豐富多樣的會議討論形式和功能，比如：遠程開展季度/年度預算及工作計劃的討論，需要遠程共享PPT等演示文檔和EXCEL等表格，需要共同就某一網上信息開展討論，甚至能夠將開會的通知通過電子郵件和手機短消息的方式傳達到每一個與會者那里。
由政府機關的工作環境和方式所決定，分散在各處的政府部門和機關之間會議交流頻繁、經費花費大，同時也使工作人員在完成日常工作的前提下，還要擔任會議的會務工作。這就需要使用更現代化的方式來替代原有的工作方式，視頻會議系統就是一種有效的工具。
視頻會議系統是在網絡技術高速發展的背景下產生的高科技產物，使用網絡作為媒介，由一個人發起和主持，可以有多個人參加。通常使用文字信息進行交流，在設備許可的情況下也可以使用圖形、音頻或者視頻的方式進行交流。不需要專門的會議場所和專職的會務人員。由于會議比較頻繁，利用已經建成的計算機網絡，使用這種會議方式，可以節省大量的會議經費。同時，由于不需要會務人員，所以也使工作人員能夠以更多的精力去將日常工作做得更好。
另外，信息在網絡中是以光的速度傳播的，這就為信息的快速交流，領導的快速決策提供了可靠的工具。特別是在組織跨地域的會議時，需要參會人員提前出發，很多時間都花費在路上，而且也造成了大量的旅費和食宿費用，而使用網絡會議，只需要坐在自己的辦公室里，通過計算機網絡就可以進行實時的，甚至面對面的多向交流。
許多企業為了滿足自身的遠程通信需求，采購了一些硬件遠程會議系統，滿足了部分需求，使遠程會議得以成為現實。但是這些大型硬件設備造價昂貴，使用條件苛刻，網絡要求高，使絕大多數用戶忘而卻步。而且很難提供音/視頻之外的數據討論功能和會議管理功能，使許多遠程會議無法就某項具體的方案和計劃進行演示，討論和匯報。
許多用戶希望能夠得到一種更為便宜和便捷的視頻會議產品或服務，能夠提供多種功能，使他們的遠程辦公和遠程全功能會議得以實現。
會議是政府和企業的工作的重要組成部分。視頻會議是網絡時代出現的新型會議方式，她的數據和圖象傳送功能是傳統會議不可取代的。為此，聯想推出視頻會議解決方案，以滿足政府和企業對會議的需要。
視頻會議在我國的應用現狀如下圖所示。政府辦公占全部市場份額的46.6%。為了改善運營模式、提高工作效率，電信、金融、鐵路、電力等行業也在大力發展視頻會議系統，占據了33.2%的市場份額。與以上領域相比，我國的遠程教育和遠程醫療尚處于發展初期，所占份額分別是8.7%和7.9%。這反映視頻會議系統在遠程教育、遠程醫療等方面建設力度還不夠大。不過，據我們研究表明，這兩個領域的應用近年來呈現出蓬勃發展的勢頭，相信很快就會有良好的表現。
視頻會議的功能主要包括音視頻功能和數據共享功能。數據共享是指通過視頻會議系統使身處異地的合作者相互了解情況并共享數據應用(例如電子白板、共享文檔、協同瀏覽等)。根據對視頻會議功能側重點的不同，視頻會議系統分為視頻會議終端(也稱集團會議終端)和網絡會議終端(也稱桌面會議終端)。視頻會議終端經過專門設計，功能完善，安裝在特定的會議室中，不能隨意移動，能夠實現復雜的視頻會議;網絡會議終端一般是經過專門設計的個人計算機，它既可以作為普通計算機使用，又可以作為會議終端，是實現會議、數據等綜合應用的平臺。如下圖所示，集團會議終端所占份額為56.5%，桌面會議終端為34.7%。網絡會議終端盡管發展時間不長，但由于其較好地集成了會議、數據等應用，其市場份額也頗為可觀，而且近年來增長十分迅速。
總而言之，越來越多的用戶希望視頻會議系統具有更好的數據功能,從而豐富會議的實際功能。而且，越來越多的用戶希望將會議系統和遠程教學，并且能夠和辦公自動化系統結合起來提高管理質量。同時，隨著視頻、音頻、數據綜合網的發展，尤其是在遠程教學和遠程醫療領域，用戶將更加重視數據共享。因此，網絡會議終端將保持快速的增長速度，網絡會議必將有巨大的市場前景。
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