什么是企業文件共享?
通過Dropbox Business，Box，OneDrive和其他基于云計算的產品，企業文件共享(也稱為文件同步和共享解決方案，EFSS)允許用戶使用多個設備或Web瀏覽器安全地訪問其業務文件的副本。
通常，他們將指定文件夾的內容，副本存儲在提供商的云存儲系統中，并將這些副本分發給用戶的其他設備。例如，當對一個設備上的文件進行更改時，該解決方案也會自動分發這些更改。這是“同步”部分。
就文件共享功能而言，這些服務允許同事在文件上進行協作，而不會采用電子郵件的附件來混淆彼此的收件箱。這有助于減輕電子郵件服務器的壓力，并使企業能夠防止同一文件的多個舊版本弄亂他們的系統，并使工作流程變得復雜。
通常情況下，通過電子郵件發送、發短信或發送由服務生成的URL，或通過從服務共享選項中出現的聯系人列表中進行選擇，可以共享文件，前提是這些用戶也注冊了該服務。考慮到適當的權限，稍后用戶可以編輯共享文件，并將這些更改自動分發給他們的同事，確保團隊中的每個人都在使用最新版本。
如果其中一些更改不正確，或者更糟糕的是文件被意外刪除，那么該怎么辦?
不要為此擔心。Dropbox Business和其他服務提供文件恢復功能，允許用戶恢復丟失的文件和文件夾。同樣，它們經常保留文件歷史記錄，隨著時間的推移對給定文件進行快照，允許用戶恢復舊版本。
加密是主要的企業文件同步和共享服務的一個給定設置，使潛在的攻擊者難以搜集任何有用的數據。他們通常還提供強大的訪問管理功能，并提供與Active Directory以及其他身份管理和訪問控制平臺的集成。除了防止數據泄漏之外，還使組織可以將強大的或定制的身份驗證功能擴展到其用戶，同時還可以節省時間，例如單點登錄。
對于選擇內部部署文件傳輸解決方案的組織也是如此。這里最主要的好處是IT部門可以完全控制存儲和安全性的管理。
文件同步和共享與備份的區別
盡管在某些方面類似，但文件同步和共享與備份并不相同。
當然，文件同步和共享產品可以幫助企業恢復文件，如果硬盤驅動器發生故障或個人的電腦發生故障，就不能提供完整備份解決方案的數據保護功能。在個人電腦和移動設備上，備份可以幫助用戶在災難發生之前將整個設備恢復到其原來的狀態。
如上所述，文件同步和共享產品將幫助用戶在出現問題時恢復文件，但恢復的文件并不多。存儲在這些解決方案所使用的文件夾之外的任何文件最終都會丟失。實質上，這些解決方案旨在增強協作和生產力，并且它們所包含的任何數據保護功能都是額外的優點。
在業務環境中，集中管理的備份是一種可行的方式。這確保正確的流程、策略和安全標準得到更好的應用。企業文件同步和共享雖然在某些情況下是一個很好的安全網，但常常不能提供全面的數據保護。
文件同步和共享實施
在部署企業文件同步和共享產品之前，需要考慮以下因素：
•云計算或本地部署的數據中心?
憑借信用卡，企業就可以通過即用即付定價將用戶設置為基于云計算的服務。IT專業人員希望確保他們擁有網絡帶寬，以適應這些應用程序所產生的額外互聯網流量。
采取本地部署的方法需要一些前期成本，但他們可以全面控制文件同步和共享操作。對于那些工作人員經常合作處理涉及高度敏感或隱私信息的文件的企業而言，這是一項特別有吸引力的建議。
•考慮到移動性
文件同步和共享解決方案(EFSS)是移動生產力的代名詞。雖然企業所關注的解決方案擁有強大的移動應用生態系統是一個安全的選擇，但其應用程序和集成滿足企業的業務需求至關重要。
最終用戶將需要能夠讓他們快速訪問智能手機、平板電腦和個人電腦上的文件的應用程序。諸如內置查看器、通知，以及與第三方應用程序集成的功能，使用戶能夠在移動設備上編輯和保存文件，這對于保持移動工作人員的滿意度至關重要。
•企業級可管理性
與此同時，IT管理人員將需要具有企業級管理和安全功能的產品。如果它與他們組織的企業移動管理解決方案配合良好，它也會有所幫助。
優秀的文件同步和共享解決方案(EFSS)將有一個策略引擎，可以幫助組織嚴格控制其數據，防止未經授權的文件共享或在個人電腦損失或電話丟失時撤消訪問。要查找的功能包括單點登錄支持、多因素身份驗證和權限，允許企業將文件共享限制為可信用戶，或者防止設備丟失或惡意員工遠程清除數據。
采用移動設備管理解決方案，管理員可以集中管理解決方案，添加更多層次的安全性，并對個人設備上的組織數據進行控制。它還有助于抵御影子IT或未經批準的用于工作目的的應用程序。
注意文件共享的安全性
由于大多數文件共享活動使數據離開企業防火墻的范圍，因此安全性是一個主要問題。
不過，除了一些早期的失誤之外，如今的公共云文件同步和共享解決方案具有世界級的安全性和加密功能。對于來自Egnyte，EMC Syncplicity和Citrix ShareFile等公司的本地部署的解決方案也是如此。為了兩全其美，許多企業采用混合方法。
Egynte、EMC和其他提供商提供的內部部署服務通常包括一個混合組件，允許組織利用公共云將其文件共享服務擴展到其全球員工和合作伙伴。安全、隱私和訪問控制等措施也隨之而來，允許企業嚴格控制數據流入和流出組織的安全文件共享。
多因素身份驗證是另一個有用的功能，即使他們收集用戶的密碼，也可以保留未授權的用戶，盡管如果用戶登錄匆忙，可能會給登錄過程帶來一些問題。目錄和身份服務集成可幫助組織進一步控制對敏感文件的訪問。
最后，不要忽視數據隱私的安全保護。
企業需要確保其供應商符合或有助于確保遵循健康保險可攜性和責任法案(HIPAA)，歐盟的一般數據保護條例(GDPR)或其他監管計劃，以管理其行業如何處理私有數據。數據丟失防護(DLP)支持也很有幫助。集成行業領先的DLP解決方案將有助于企業阻止企圖不必要地共享包含社會安全號碼、信用卡或機密信息的文件。
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