隨著經濟社會的發展，醫院領域也要與時俱進，與社會發展相適應，伴隨社會文明的進步，醫院體系建設越加成熟完善。檔案管理是醫院對于實行全面管理工作具有重要意義，因此引入OA系統提高檔案管理工作的效率質量，為醫院工作事務正常運轉提供便利，是十分有必要的。
一、OA系統概述
OA系統是原文全稱Office Automation System的簡稱， 中文是辦公自動化系統的意思，是企事業單位為日常管理運作，使用*為廣泛的一種應用系統。它與現代信息技術與網絡技術相結合，得到了快速發展變化，實現了向無紙化的辦公模式方向發展。它集移動應用、系統集成、平臺化能力功能于一身，還具有可行性、安全性等特點，在醫院等各行各業中都有廣泛應用。
二、OA系統在醫院檔案管理中的應用
1.OA系統的重要作用
基于醫院檔案管理工作具有復雜繁瑣的特點，OA系統又集多功能于一身，因此OA系統被廣泛應用在醫院的檔案管理之中，有效提高了工作效率與質量，現已成為處理檔案管理工作事務的重要方式。它所發揮的作用不僅僅是提升工作效率，重要的是規范化、制度化的檔案行政管理的促成，改變了過去查看與傳統方式，提升了處理效率，引導管理理念發生轉變。
對于該系統在檔案管理上的應用，它滲透到各個環節，使每個環節都得到有序銜接，為管理工作節約時間，提供了很大的方便，滿足了辦公需求，系統各部分與醫院各檔案管理相關部門之間相互協作，使辦公業務更具規范化與自動化，大大降低了管理所需成本，實現了信息共享，運用OA系統進行檔案管理精確度高，避免錯誤的產生，為醫院正常事務的開展做出了重要作用。
2.辦公自動化系統在醫院檔案管理中的應用
醫院的檔案管理工作針對的是病患者的個人健康檔案等文書資料，還有醫師的日常的臨床中，發現了對臨床治療具有參考價值的醫療資料，并且把這些資料記錄下來，保存起來，以便在日后可供參考，實行分門別類形式的有效管理。它包括醫院事務的方方面面，記錄了日常業務管理工作的各種內容，因此所以對于醫院來說檔案管理工作是不容忽視的一項重要的基本工作內容。
OA辦公自動化系統聯合了計算機網絡技術與移動通信技術，將不同有使用借鑒價值的信息數據記錄到檔案中，工作人員通過簡單的操作，檔案中的內容就會以數字信息化的方式進行整合，形成一個規范有序的管理平臺，再加上網絡傳輸，使檔案信息實現共享，提高了醫院檔案管理的科學化水平。
(1)信息數據采集。OA系統還具有自動掃描的功能，它與掃描設備連接在一起，它能夠對信息數據進行掃描識別，將數字化的檔案文件，并以規范統一的格式輸入到計算機設備當中，為接下來的管理工作作出鋪墊。
(2)信息化輸入。之所以OA系統能夠在醫院檔案管理中廣泛應用，是由于建立了數字化形式得到輸入存儲機制與方式，提高了管理的實效性，保證了數據庫的更新速度。辦公自動化使檔案管理具有信息化，即運用現代計算機網絡技術實現檔案信息數據的共享，并建立可以集中處理的系統，集中進行分類，歸檔存儲保存。
(3)信息化檢索。在處理歸檔保證數字化完成之后，當再次使用、查詢、借鑒的時候，在這么多的有使用價值的檔案當中搜索想要的信息，也是一項很困難的事情，這就需要建立一個具有檢索功能的數據庫，以方便查找有借鑒意義的信息數據。通過在OA辦公自動化系統上建立檢索項目功能，使信息數據以信息化的形式存在，并與互聯網進行連接，通過檢索可以直接瀏覽下載。
(4)工作流程的信息化。根據實際情況，為了業務得到有序開展，面對復雜龐大的文件檔案，對檔案進行集中有效分類，開發能夠查看搜索的應用。OA系統能夠加強管理流程建設，減少了因人為干擾帶來不必要的破壞，具有統一的檔案格式，便于參考。
從上述可知，OA系統在醫院檔案管理中的應用體現在信息數據采集、信息化輸入、信息化檢索、信息化的工作流程等方面。它在醫院檔案管理的廣泛應用，使管理效率、信息化水平得到提升。為了發揮這種應用系統的有效性，要使其系統與檔案管理相互融合，需要做好維護方面工作。
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