OA系統軟件在近十年獲得了快速的發展，其涵蓋的功能越來越廣，也越來越深。無論是工作流管理這樣復雜的大模塊，還是通訊錄管理這樣簡單的小功能，可謂是一個都不能少。

說起通訊錄管理，的確是OA系統中一個不起眼的“小角色”，甚至很多用戶在OA系統選型時都忽略了這個功能。但“小角色”也是有其不可替代的價值，只是很多人沒有認識到而已。

以行業內的標桿性OA系統——華天動力OA系統為例，我們看看通訊錄這個功能是什么樣的，又能做些什么。

在華天動力OA系統中，通訊錄功能分為三個類別，分別為：公司通訊錄、公共通訊錄、個人通訊錄。小編認為，這里面最有用的就是公司通訊錄和公共通訊錄。

顧名思義，公司通訊錄就是公司內全體員工的通訊錄管理。在華天動力OA系統中，公司通訊錄里面每個員工的聯系方式無需單獨添加，而是直接調取系統賬號中的信息。也就是說，當系統管理員在添加人員賬號時，只要設置好他們的郵件、手機、電話等信息，那么這些信息就會直接顯示在公司通訊錄中。

對于一些規模較大或較分散的企業來說，公司通訊的功能很實用，因為每個員工都可以方便在這里查到其他部門和人員的聯系方式，可以直接給他們發電子郵件或消息，或則打電話。對企業來說，既無需單獨制定、下發通訊錄，也省去了常常更新的麻煩。

對人生地不熟的新員工來說，這個功能就更為貼心了。不過如果你的身邊有美女或帥哥同事，小編還是建議你不要去OA系統里面查看通訊錄，去直接問她(他)吧。

公共通訊錄又是什么呢？在這里企業可以添加一些常用的聯系人信息，比如快遞、訂票、印刷、酒店、政府機關、合作伙伴等等。員工需要這些信息時，就可以直接過來查閱使用了。這個功能既提供了方便，又保證了規范，因為企業可以指定相關業務的聯系人讓員工使用。

對個人通訊錄來說，就比較簡單了，員工可以自己添加一些個人常用的聯系人信息。有些聯系人信息不想添加到手機里面，或者手機內存已滿，或者想給手機通訊錄做個備份，都可以添加到這里來。作為企業級應用的OA系統，其安全性是遠遠超過手機的。
了解了通訊錄功能的主要結構，我們來看看這個功能應該具備哪些關鍵點。從華天動力OA系統中可以看到，公司通訊錄通過對系統中個人信息的采集自動生成，當個人信息發生變更(比如更改了手機號碼)時，公司通訊錄會自動變動，確保了數據的準確性。

個人通訊錄和公共通訊錄采用標準的CSV格式，可以在EXCEL中做好數據后直接導入。對于系統中的數據，均可以通過導出的方式把通訊錄保存到本地。

在通訊錄查看時，左側會顯示字母索引，可以通過索引顯示相關的通訊錄，如：點擊字母W，就能夠查到全部姓王、汪、萬、魏等人的通訊錄。

通過通訊錄能夠直接發送手機短信、郵件，對公司內部員工還能夠發送OA短消息。
顯然，小小的通訊錄功能也能夠做得有聲有色。這種比較簡單的應用，其實更能夠看出一個OA系統的完善程度。