在中國全面實施創新驅動發展戰略，推進供給側結構性改革的今天，知識產權保護的重要性不言而喻：互聯網、大數據、云計算、創意文化等新業態，給國家經濟社會生活帶來深刻變革，而知識產權已成為激勵創新的重要推動力。知識產權保護乏力的國家，不論是產業界還是文化界的創新都必將是乏力的。
知識產權盜用是一個全球性的巨大挑戰。雖然也有人說，軟件也應當造福于那些自身在經濟實力上無法負擔購買成本的人群。問題在于，為什么人們無法容忍盜竊計算機硬件資產，但是對盜用軟件這樣的軟性資產卻熟視無睹呢?縱容軟件盜版，將導致努力專心創作的人得不到公平的回報，進而喪失創新的動力。因此，我們必須完善各種國際準則并引入最佳實踐，以保護產品創新者的權益，同時，這些機制也要進一步促進技術創新，尋找兩者的平衡點極其重要，提升公眾的知識產權意識也同等重要。
在推動知識產權保護的過程中，軟件正版化正是中國企業面對的第一重門檻。而軟件正版化的意義并不局限于知識產權保護，更與企業的信息安全、運營效率等息息相關，換句話說，軟件正版化保護的不僅是軟件企業的知識產權，還有軟件使用企業的權益與效益。
雖然大部分的中國企業都已認識到軟件正版化的重要性并嚴格執行，但不可否認仍有一部分企業認為使用正版軟件是一件“不劃算”的事情，昂貴且利用率低。這實際上是一種根深蒂固的誤解——不是正版軟件本身不劃算，而是軟件資產管理(SAM)的混亂不堪或缺失導致了軟件使用的低效率、高風險，以及由此帶來的生產力和工作效率方面的巨大損失。當然，正規成熟的軟件資產管理(SAM)，能讓這一切完全改觀。那么,良好的軟件資產管理(SAM)到底是怎樣的呢?
第一步：了解企業需要什么
首先，企業文化必須保證所有員工認識軟件的價值所在，了解合法用戶和非法用戶之間的差別，并承諾正確使用軟件。
其次，企業務必制定明確的政策說明，清晰表述企業的目標是：管理軟件以實現效益最大化，僅限使用合法軟件，以及建立健全合法軟件的采購程序。
軟件采購程序必須包含以下內容：
將所有采購工作集中于同一部門;
保證所有軟件采購請求以書面形式提交審批，員工不得直接購買軟件然后報銷費用;
保證所有申請采購的軟件必須從企業的支持軟件清單上選擇;
僅從信譽良好、經過授權的供應商那里購買軟件，并且僅與信譽良好的應用服務提供商(ASP)進行合作;
保證從ASP那里獲取所有相關的許可和文件;
每次采購必須獲取所有原始用戶材料，包括手冊、注冊卡、許可證以及收據;
保證員工未經特別批準無法通過互聯網下載軟件。
企業應將這些政策寫入員工手冊，如有更新也應定期通過各種渠道讓所有員工了解。
除此之外，企業還須確切了解自己需要什么軟件。這樣有助于保證軟件的有效采購和使用，同時指導公司的軟件合規工作。
要想確定企業的需求，就必須明確下列問題：
我使用了合適的軟件以優化效率和效益嗎?
我的員工對當前的軟件應用感到滿意嗎?
有其他的軟件能夠讓我的員工更加有效地開展工作嗎?
是否存在現在擁有但已不再需要的軟件?
第二步：企業已擁有什么
了解自己擁有什么軟件資產(企業所有電腦上安裝的程序)之后，就可以確定自己將來需要什么。這個盤點過程也能夠幫助企業清除不必要的軟件。
盤點清單應關注的內容：
我們使用的軟件是最新、最合適的版本嗎?
我們使用的軟件已經過時或不必要了嗎?
有其他的軟件是我們必須獲取以提高工作效率的嗎?
每一名員工都擁有各種合適的軟件了嗎?
員工接受適當的軟件使用培訓了嗎?
企業是否存在非法、未經授權或未經許可的軟件?
盤點清單上還應包含下列內容：
版本號;
序列號和產品名稱;
電腦軟件的所有相關材料，包括介質(CD等)、文檔(手冊、參考材料等)和許可證;
軟件采購的相關行政文書，包括發票、收據和能夠證明軟件合法性的其他文件。
因為軟件資產隨時都會增加，所以上述盤點工作應至少一年一次。員工離職時，須保證他們留下自己使用過的軟件，并且沒有制作副本。
第三步：檢驗
了解完現有軟件之后，將已經安裝的軟件與許可條款允許安裝的軟件進行對比。僅擁有軟件的正版CD，并不意味著企業可以隨便在任意數量的電腦上安裝軟件。
有些許可允許企業通過一個原版程序制作一定數量的副本，或者允許一定數量的用戶通過網絡同時使用程序。查看一下許可證協議，弄清楚這些細節問題。要知道，在許可協議規定的拷貝或安裝數量之外，額外拷貝或安裝程序都將被視為非法行為。
如果發現自己的企業中存在非法程序，那么首先應該將其刪除。也可能會發現不需要的程序，將其卸載的同時還可以借機向企業員工強化軟件政策。
如果發現自己的需求超過了許可的規定，或者需要對軟件進行升級，那么企業可以制定一份軟件需求清單。
與此同時，可以起草一份正式的軟件清單，列明企業允許員工使用的軟件，其中應包含相關的細節信息，如：程序名稱、序列號和版本號、許可的拷貝/用戶數量、安裝拷貝的計算機，以及未來的軟件升級或淘汰計劃。
第四步：接受軟件資產管理(SAM)——使它成為一個工作流程
有效的軟件管理需要持續的監督和定期的抽查。必須監控并確保企業始終遵守自己的軟件政策;隨時更新支持軟件清單;并未雨綢繆提前計劃未來三年的軟件需求。因此，重要的是任命一位員工具體負責該工作流程，以確保軟件資產管理(SAM)工作長抓不懈。
高效的軟件資產管理(SAM)不僅有助于確保企業始終使用經過許可的合法軟件，從而符合版權法的規定，還能夠幫助企業最大限度地善用這些投資不菲的軟件，節約軟件支出，提高員工的工作效率。
對于軟件資產管理(SAM)剛剛起步的中國企業來說，借鑒這四個步驟有助于高效地對看似繁雜無序的軟件資產進行管理，讓軟件成為合法且有效的業務工具提高企業運營效率，進一步激發員工及業務方面的創新潛能，以軟件推動創新與企業的發展。
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