湖南洞庭藥業股份有限公司（以下簡稱“洞庭藥業”）創建于1958年，經過五十多年的發展，由一個僅能生產酊水糖漿的小型企業，發展壯大成為產品結構獨特、經濟效益穩健、集科工貿于一體的綜合性藥業實體。 洞庭藥業財務總監兼信息化負責人龍玲先生介紹，洞庭藥業已經成為中國最大的止血藥和抗精神病藥生產基地。回顧過去，1996年，洞庭藥業被列入全國醫藥系統37家和湖南省55家首批建立現代企業制度試點單位之一，邁開了企業改制的步伐。從此，洞庭藥業的發展進入了快車道，如今其產品遠銷全球20多個國家和地區。洞庭藥業的信息化之路正始于彼時。
湖南洞庭藥業股份有限公司財務總監兼信息化負責人龍玲先生
充滿探索的信息化之路
和許許多多中國企業一樣，洞庭藥業的信息化之路在不斷探索中前進。作為洞庭藥業“計算機使用第一人”，龍玲是洞庭藥業信息化發展的見證人、推動者和規劃師。他告訴記者，洞庭藥業最初只是使用單一的財務軟件來做簡單的報表和憑證，在業務系統方面則嘗試自主開發。隨著企業的發展，單一的財務軟件和分散的業務系統越來越跟不上企業的管理需求，龍玲開始考慮將主要的信息系統納入到統一的管理平臺。
2002年，洞庭藥業選擇了用友U8系統，其最先上線完善了財務模塊。2006年，洞庭藥業財務與業務平臺的統一成為迫在眉睫的問題，這一年，洞庭藥業的客戶已經達到兩千多個，其在全國各省市均委派了區域經理，但財務與業務平臺的不統一造成了應收賬款管理困難。“當時，我們的財務用的是U8，業務用的是自己編寫的系統，因為是兩個不同的系統，所以會出現應收賬款數據不一致的情況。比如，兩個客戶可能只有一字之差，如果經辦人不注意，就會混淆了客戶，等到賬目核對時，分不清是財務的數據對還是業務的數據對”。因此，龍玲決定上線早已購買的U8供應鏈管理，至此，洞庭藥業主要的業務系統與財務系統實現了平臺統一。2008年，洞庭藥業增加了管理外貿出口銷售的費用管理系統，同時升級了U8系統，其整個企業的ERP管理基本完善。
平臺統一之后，數據如何能夠得到更好的分析利用？此時，洞庭藥業對BI的需求浮出水面。龍玲有意選擇用友華表的BI系統——用友BQ，原因之一是這款軟件靈活易用能夠滿足洞庭藥業的需求；其二是按照他的規劃，洞庭藥業的信息化系統最終將統一在用友平臺之上。但由于考慮到當時洞庭藥業在基礎數據的完整性上仍有欠缺，龍玲認為當時并不是上線BI系統的最好時機。
財務業務一體化之下的BI力量
系統的上線雖然被擱置，但準備工作一直在進行，經過近四年的努力，洞庭藥業完善了企業的基礎數據，迎來了上線BI系統的最佳時機。2012年3月，洞庭藥業正式開始實施用友BQ商業分析平臺，目前，BI系統一期項目已經完成，并已正式運行。
龍玲介紹，洞庭藥業BI系統一期項目主要實現了財務主題分析和人力資源主題分析。整個BI項目的建設原則是“準確、高效、實用”。
在準確性上，一方面要保證數據、公式的準確，報表要體現各方面準確的數據，另一方面還要做到各系統的錄入、審核都要準確無誤。洞庭藥業把產品結構分為原料、針劑、片劑，新開發的產品單獨做監控。在產品發貨時就設定好規則，設立了開票人和審核人，通過制定規范，提高原始數據的準確性，便于以后提取數據。
在高效方面，則要求任意終端電腦訪問報表時數據刷新要具有高效性。洞庭藥業對銷售數據的分析有自己特殊的要求。其銷售數據涉及到三個維度，包括區域、人員、產品，三個維度要互相疊加，比一般的行業分析起來復雜。在滯留資金的管理方面，洞庭藥業也有特別的規則，比如給一個客戶開了5萬元的發票，它只回款了3萬元的話，龍玲會不允許銷售部門做核銷，但是不做核銷，在應收賬款里欠款還是5萬元，實際上回款已經有3萬元，這種情況下的不允許核銷為數據分析提供了復雜性。龍玲說，BI系統很好地解決了這一問題，對于不同維度的銷售數據分析以及分年度的滯留資金分析通過BI系統都能夠輕松實現，實現了報表的隨時刷新，具有非常強的即時性，能夠快速拿到銷售分析資料。
在實用性上，從數據查詢到報表展現再到BI分析以及圖形界面都要做到實用，滿足不同層面瀏覽用戶能夠清晰明確的看到所需報表和分析圖表。作為財務部門的主管，龍玲最先體會到了BI系統帶來的便利，比如每月的財務分析報告，在系統實施的時候就已經定義好，設定好財務指標，系統能夠快速地呈現出來，縮短報表和分析報告周期，提高分析效率。在銷售分析方面，銷售人員通過實時跟蹤銷售數據分析結果，掌握了市場動態，并能夠進一步地去分析銷售上升和下降的原因，此外，通過BI進行人力資源主題分析，規范了人力資源管理，實現了資源共享。
龍玲認為，BI系統幫助洞庭藥業初步實現了財務業務平臺一體化之后數據的能量釋放。
寄望未來用數據改進企業管理
談到對BI應用的下一步計劃，龍玲直言對目前BI帶來的變化并不滿足，“我要通過這些數據進一步改進企業管理”。
實際上，信息化注定要在洞庭藥業大展拳腳。憑借產品上的高品質優勢，洞庭藥業生產的止血藥占據了全球60%的市場，其產品質量控制標準遠高于國家標準，產品利潤率達到了20%以上。龍玲透露，洞庭藥業不久將啟用規模更大的新廠區，并準備未來三到五年上市運作。而信息化也將迎來又一輪建設高峰，逐步上線生產制造系統和成本管理系統，實現自動化辦公。
信息系統的進一步完善將更加有利于發揮BI的優勢。龍玲希望BI應用能夠進一步深入到管理層，通過把ERP系統中的數據重新整合起來，使管理層通過BI的數據查詢分析系統查詢到各個業務模塊的信息，同時對這些信息做進一步的綜合分析處理，以儀表盤，圖表等直觀的形式展示出來，逐步把公司內部的信息系統數據都整合到BI系統中，為企業的發展提供堅實的數據支撐。
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