現在，每天早上一上班，洞庭藥業股份有限公司（以下簡稱洞庭藥業）財務總監龍玲要做的第一件事就是打開電腦，登陸BI系統，看看昨天的財務分析報表、來自全國各區域的銷售數據分析報表等，用龍玲的話來說：“這已經成為了一種習慣！”
而且，這種習慣不僅僅體現在龍玲身上，“包括公司的領導、全國各區域的銷售負責人，都已經把BI看成了一個重要的經營和銷售工具。”龍玲說。
業務增長帶來的數據挑戰
作為一家具有50多年歷史的老牌制藥企業，洞庭藥業位于素有“桃花源里的城市”之稱的湖南常德市。在上個世紀90年代末，洞庭藥業進行了股份制改造，公司也由此走上了快速的發展軌道，其所生產的止血藥和抗精神病藥更是在國內外市場很受歡迎。業務的發展使得企業的銷售網絡迅速擴大。“現在，我們的銷售網絡已經遍布全世界30多個國家、地區。”龍玲介紹道。
銷售網絡的擴大，給洞庭藥業帶來了兩個直接的難題和挑戰。
一是如何動態的掌握各區域的產品銷售情況，例如哪些產品賣的好；哪些產品銷量不佳；和去年同期相比，各個產品的銷量是上升還是下降；哪些客戶最近比較活躍；哪些客戶的訂單出現明顯下滑等。這些銷售數據的及時獲得，對于企業快速的調整銷售策略，無疑有著十分重要的作用。而在如今愈發激烈的市場競爭態勢下，很多時候時間就意味著直接的市場份額和利潤。
但在以前，這些銷售數據的匯總，至少是以月、甚至是季度為周期的，這樣的數據反饋速度，顯然是難以滿足市場競爭需求的。因此，如何能夠更快地獲得各區域的銷售數據，就成為企業最迫切的需求之一。
另一個挑戰則來自于銷售人員的管理。分布在全國各地的銷售人員，平時都在外面，公司總部很難隨時掌握這些銷售人員的業績情況，如果銷售人員出現異常狀況，也只能等到月末或季度末業績考核時才能發現，這時可能已經太晚了。因此，如何對區域的銷售人員進行動態的管理，隨時了解銷售人員的業績，也成為企業所要解決的問題之一。
其實，對于如何解決這些問題，龍玲一直在進行思索。
數據梳理在前 BI上線在后
2008年時，龍玲就曾想采用用友華表的BI系統。
因為從2002年起，洞庭藥業就開始使用用友的財務模塊軟件；2006年時，又購買了用友的U8供應鏈系統。而如果采用用友華表的BI系統，則可以與洞庭藥業之前的U8系統進行很好的連接，直接從系統中抽取數據進行分析。另外，在試用用友華表的BI系統用友BQ時，其在數據分析方面的靈活易用性、豐富的展現形式等也給龍玲留下了深刻的印象。但當時由于洞庭藥業的基礎數據還不完善，因此并不具備應用BI的條件。“不過這幾年，我一直在惦記著這個軟件。”龍玲說。
除了基礎數據不完善外，在2008年時，制藥行業發展相對穩定。但最近兩年，制藥行業的競爭越來越激烈，洞庭藥業也感受到了來自于市場的壓力。另外，新醫改的推行，對于制藥行業也帶來了很大的沖擊。特別是對制藥企業銷售能力的要求越來越高：無論是對整個銷售體系的管控能力，還是反應速度都提出了更高的要求。在這種情況下，利用BI系統對銷售、產品數據進行分析，來為企業的銷售管理和策略的制定提供決策支持，就成為一個必然的選擇。
“從2008年后，我們開始對企業的基礎數據進行完善，到了2011年時，無論是從數據質量方面、還是企業自身需求方面，都已經到了應用BI的合適時機。”龍玲介紹道。
2012年3月，龍玲期待近4年的BI系統終于開始在洞庭藥業進行實施。由于有之前充分的準備工作和完善的基礎數據作為支撐，因此整個實施過程顯得十分順利。現在，洞庭藥業的用友BQ一期工程已經完成，并已經正式運行。
一期BI 智慧分析、解放人力
系統使用后給企業所帶來的改變是十分明顯的。以銷售方面為例，現在銷售負責人不僅可以隨時獲取各個區域的銷售報表和分析情況，同時還可以按人、產品或者客戶進行分析，這樣，銷售負責人就能隨時了解：哪些產品導致了銷售額的上升；哪些客戶在采購金額方面發生了明顯的變化；每個銷售人員最近一段時期的業績變化情況等。這樣，銷售負責人就可以根據數據分析結果，作出有針對性的策略調整。
對于財務方面，BI系統的應用也帶來了效率的提升。“以前財務人員做一個報表，至少需要幾個小時的時間，現在則只要輕輕一點就能完成。這樣財務人員就能從繁瑣的做報表工作中解放出來，有更多時間去做一些更有價值、更重要的工作。”龍玲笑著說。
同時，龍玲也表示：生產、成本等方面的分析應用也將分期實施。
BI升為決策智囊 實現精細化管理
確實，報表只是BI所有功能中的一部分而已。“報表只是一種展現形式。本質上，BI是一個輔助決策的智能系統，它的核心就是幫助企業利用好數據，讓決策管理者隨時隨地獲取關鍵信息，讓決策者基于數字決策，最終提高決策水平。”用友華表公司分析道。
事實上，曾有人將商業智能的應用分為三個層次，即報表層次，數據分析層次和數據挖掘層次。
記者曾經采訪過一家鋼鐵企業，他們的BI應用就給筆者留下了很深的印象。
這家企業為了配套BI系統應用，特別成立了獨立于銷售部門和原料部門之外的市場行情分析室。市場行情分析室的職責是以BI系統為基礎，研究企業營銷政策與決策分析，為管理層進行決策提供第三方的指導。
市場行情分析室通過外部數據與內部數據的分析為管理層提供的支持主要包括兩方面：風險規避，市場行情分析室發現市場中的風險所在，及時給管理層提出預警；抓時機，當機會來臨的時候，市場行情分析室提出建議，抓準商機，為企業創造效益。其中，外部數據來自于外部權威機構，內部數據來源于ERP、MES、質量管理等系統的提煉，通過BI系統分析展現。
僅僅在2010年，市場行情分析室直接提報的分析報告就為這家企業創造了9000萬元的收益。BI的巨大價值由此也可見一斑。
顯然，對于BI系統的潛在價值，龍玲也有著清晰的認識。“和生產制造以及成本分析的結合，將是我們在BI應用方面的下一個需求。”
對于龍玲的這一想法，用友華表公司十分認同。在他看來，BI與生產制造的結合，會給企業帶來更大的變化：不僅能夠實現更快速的反應、帶來直接的經濟效益，更重要的是能夠提升企業的管理水平，這是企業今后向更大規模發展的基礎。“通過BI系統，不僅可以對產品的生產、銷售、庫存等相關指標進行統計分析、更重要的是能夠隨時了解構成某一產品的原材料的庫存、價格以及消耗量等詳細信息，來實現精細化管理。”
其實，對于BI在洞庭藥業的應用目標，作為企業信息化應用奠基者的龍玲，心中已經有了一個十分清晰的目標：讓BI不僅僅是一個銷售支持工具，而是真正成為企業管理和決策的“智囊”。“可能要實現這一目標還需要幾年的時間，但我相信這是值得的，而且也是十分必要的。”龍玲堅定地說道。
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