數(shù)據(jù)管理實(shí)踐應(yīng)與信息共享的發(fā)展實(shí)現(xiàn)同步,否則企業(yè)將面臨合規(guī)和數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)

北京 – 2021年3月10日 – 今日,全球數(shù)據(jù)保護(hù)及數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者Veritas Technologies發(fā)布了Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report(Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報(bào)告),突出強(qiáng)調(diào)了錯(cuò)誤使用即時(shí)通訊軟件(IM)和商業(yè)協(xié)作工具的風(fēng)險(xiǎn)。該調(diào)研顯示,超過(guò)七成員工表示曾用上述工具分享過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)至關(guān)重要的公司敏感數(shù)據(jù)。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新完善,即時(shí)通訊軟件已成為人們溝通的重要工具,新冠疫情更是加速了其發(fā)展速度。Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report(Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報(bào)告)對(duì)包括中國(guó)在內(nèi)的10個(gè)國(guó)家的12,500名辦公室職員進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查。調(diào)研發(fā)現(xiàn),員工正在削弱企業(yè)對(duì)公司數(shù)據(jù)的管控力,企業(yè)可能將面臨合規(guī)和數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn):在中國(guó)市場(chǎng),74%的員工保存了他們通過(guò)即時(shí)通訊軟件分享的信息,與之相反的是,60%的員工則選擇在平臺(tái)完全刪除信息。如監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求查看平臺(tái)記錄,這兩種情況都可能給企業(yè)帶來(lái)不可預(yù)計(jì)的損失。

Veritas調(diào)研報(bào)告發(fā)現(xiàn),中國(guó)員工在即時(shí)通訊軟件上分享的敏感數(shù)據(jù)包括:客戶信息(28%)、人力資源相關(guān)信息(26%)、合同信息(20%)、業(yè)務(wù)計(jì)劃(23%),甚至包括新冠病毒核酸檢測(cè)結(jié)果(21%)。另外,員工普遍使用商業(yè)協(xié)作工具來(lái)完成交易、處理訂單甚至同意加薪,但他們認(rèn)為,即使這么做,也不會(huì)產(chǎn)生有法律效應(yīng)的正式記錄。調(diào)研顯示,有67%的中國(guó)員工認(rèn)為公司保存了他們的這些信息。

Veritas 公司大中華區(qū)總裁楊晨表示:”對(duì)大多數(shù)人來(lái)說(shuō),我們的工作生活方式從2020年開(kāi)始發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變,越發(fā)依賴線上應(yīng)用與社交軟件。多數(shù)企業(yè)正在緊急改進(jìn)數(shù)據(jù)管理策略,以便將新興的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)納入其中。”

即時(shí)通訊軟件的頻繁使用,加劇了問(wèn)題出現(xiàn)

研究表明,自新冠疫情爆發(fā)以來(lái),員工使用Zoom、Teams和微信等即時(shí)通訊軟件的時(shí)間增加了20%。目前,中國(guó)員工平均每天花費(fèi)3.1個(gè)小時(shí)在這些應(yīng)用程序上,其中,30%的員工每周需要花費(fèi)超過(guò)一半的工作時(shí)間。現(xiàn)在,大量的業(yè)務(wù)都通過(guò)這些軟件進(jìn)行,員工也認(rèn)為平臺(tái)協(xié)議具有約束力。例如,通過(guò)即時(shí)通訊軟件,44%的員工接受并處理了訂單,31%的員工接受了求職者的推薦信,34%的員工接受了已簽署的合同。

在全球范圍內(nèi),盡管有30%的員工因在這些平臺(tái)分享敏感數(shù)據(jù)而遭到雇主斥責(zé),但數(shù)據(jù)還是在共享。這些警告可能并沒(méi)什么用,因?yàn)樵诮邮苷{(diào)查的所有員工中,有79%表示他們將來(lái)還是會(huì)分享此類信息。

楊晨表示:“我們可以清楚看到,限制員工使用即時(shí)通訊軟件并不起作用。相反,我們不應(yīng)與之對(duì)抗,而是要解決問(wèn)題。”

即時(shí)通訊軟件幾乎和電子郵件一樣被信任

當(dāng)被問(wèn)及哪種溝通方式最能證明一項(xiàng)協(xié)議的約束力時(shí),我們發(fā)現(xiàn),員工認(rèn)為多數(shù)平臺(tái)上的信息能成為可靠證據(jù),但公司未必能準(zhǔn)確抓取:

● 95%的中國(guó)員工認(rèn)為即時(shí)通訊軟件是對(duì)協(xié)議的可靠認(rèn)定,等同于電子郵件和書(shū)面協(xié)議

● 91%的中國(guó)員工信任電子簽名,90%信任電話,89%信任短信

● 另外,76%甚至認(rèn)為社交媒體可作為達(dá)成一致的可靠證據(jù)

另外,通過(guò)對(duì)比各個(gè)國(guó)家之間的調(diào)研數(shù)據(jù),我們也看到了一些引人注意的差異:

● 總體來(lái)看,34%的員工會(huì)接受通過(guò)即時(shí)通訊軟件發(fā)出的訂單,并著手處理。但存在地區(qū)差異——在中國(guó),有49%的員工會(huì)采取銷售行動(dòng),而在美國(guó)只有29%的員工會(huì)這樣做

● 74%的中國(guó)員工會(huì)保存自己在即時(shí)通訊軟件上分享的信息,而在美國(guó)和英國(guó),這一數(shù)據(jù)是58%和44%

● 出于個(gè)人目的而使用商業(yè)溝通工具的意愿存在很大差異——57%的中國(guó)和韓國(guó)員工使用過(guò)公司溝通工具進(jìn)行私人對(duì)話。相比之下,美國(guó)員工的比例為47%,而英國(guó)僅為32%

● 平均有30%的受訪者曾因使用即時(shí)通訊軟件而遭到雇主斥責(zé),這表明一些雇主在公司規(guī)定方面比其他雇主更清楚。在韓國(guó),這一數(shù)字上升到40%,但在中國(guó)下降到24%

楊晨認(rèn)為:“目前,商業(yè)數(shù)據(jù)無(wú)處不在。完成交易,處理訂單,分享敏感個(gè)人信息等都通過(guò)視頻會(huì)議和信息平臺(tái)進(jìn)行。在中國(guó),公司和員工對(duì)即時(shí)通訊軟件的依賴高于其他國(guó)家,如不及時(shí)采取措施,可能將公司置于巨大風(fēng)險(xiǎn)中。對(duì)中國(guó)企業(yè)來(lái)說(shuō),把這些快速增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)納入保護(hù)及合規(guī)中顯得尤其重要。”

針對(duì)商業(yè)協(xié)作隱患的應(yīng)對(duì)措施

對(duì)于希望重新獲得對(duì)公司數(shù)據(jù)管控力的企業(yè),Veritas推薦以下措施,以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理實(shí)踐與信息共享的發(fā)展同步:

● 對(duì)滿足業(yè)務(wù)需求的即時(shí)通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化——這將限制雜亂無(wú)序的擴(kuò)展;

● 制定信息共享政策——這將有助于控制敏感信息的共享;

● 針對(duì)部署好的工具和規(guī)定,為所有員工提供培訓(xùn)——這將有助于減少違反規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生;

● 使用eDiscovery和SaaS數(shù)據(jù)備份解決方案,將來(lái)自即時(shí)通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具中的數(shù)據(jù)整合到企業(yè)的數(shù)據(jù)管理策略當(dāng)中——這將使企業(yè)能夠充分利用軟件和工具,而不會(huì)將業(yè)務(wù)置于風(fēng)險(xiǎn)之中。

調(diào)研方法

Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report(Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報(bào)告)由3Gem于2020年11月23日至12月8日完成,其數(shù)據(jù)來(lái)源于來(lái)自澳大利亞、巴西、中國(guó)、法國(guó)、德國(guó)、新加坡、韓國(guó)、阿聯(lián)酋、英國(guó)和美國(guó)的12,500名在工作中使用即時(shí)通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具的辦公室員工。

關(guān)于 Veritas

Veritas Technologies是全球數(shù)據(jù)保護(hù)及數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者。超過(guò)五萬(wàn)家企業(yè)級(jí)客戶,包括99% 的全球財(cái)富100強(qiáng)企業(yè), 均依靠Veritas來(lái)化解IT復(fù)雜度并簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)管理流程。Veritas多云數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)可提供自動(dòng)化的數(shù)據(jù)保護(hù),無(wú)論何處都能協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)冗災(zāi)恢復(fù),確保關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及應(yīng)用的24x7實(shí)時(shí)穩(wěn)定運(yùn)行,同時(shí)也為企業(yè)提供數(shù)據(jù)洞察,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)合規(guī)。Veritas在可靠性、擴(kuò)展性以及靈活按需部署方面擁有很好的聲譽(yù),支持超過(guò)500種數(shù)據(jù)源,150多種存儲(chǔ)設(shè)備,60類云平臺(tái)。欲了解更多詳細(xì)信息,請(qǐng)?jiān)L問(wèn)www.veritas.com或者關(guān)注Veritas官方微信平臺(tái):VERITAS_CHINA(VERITAS中文社區(qū))。

Veritas,Veritas標(biāo)識(shí)、 以及NetBackup 是 Veritas Technologies LLC 或其附屬機(jī)構(gòu)在美國(guó)和其他國(guó)家/地區(qū)的商標(biāo)或注冊(cè)商標(biāo)。其他名稱可能是其各自所有者的商標(biāo)。