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確保協作性會議中的每個人的聲音都被聽到是一項挑戰，但好的服務商則可以確保這一事件的發生。

舉辦高效的、協作的會議最關鍵的量，確保每個人在發表他們的見解時能感到重視感。團隊之內必須相信他們的思想、他們的觀點是重要的，而有分歧的建議也將得到重用。

舉辦和促進協作會議的有幾條原則。這將有所不同，根據不同的會議類型，參加人數的不同，需要做一些正式的或緊急的決策，以及一些邏輯上的決策。擁有一份準備好的日程，并提前共享給所有人，這將有助于會議的順利進行。

日程上應該清楚地標明不同的主要需要多長時間。把這些列個時間會更好，但還有一個“停車場”區域，標記出需要深入探討的主題，或后續行為，或做決定之前需要的會議。

促進者必須確保所有聲音都能被聽到。會議上有些人相比其它要安靜許多，幾乎沒聲音，往往這些人的建議就會被忽略。也許許多時候他們認為他們沒有足夠的能力在團隊面前發言;然而，一個好的促進者將會確保所有人都不會對所參加的會議發言感到恐懼。

當具有遠程參與者的會議時，確保所有人的聲音都被聽到，可能是個挑戰。促進者一定要小心不能忽略或忘記那些被召參加協作會議的人。參加電話會議的人也處于不利的位置，因為他們看到會議室中其它的的肢體語言，或看不到贊助者的白板討論。對這一缺陷補救的方法是讓遠程參與在會議室中有一個親密的伙伴，他可通過即時消息與遠程人員溝通他們看到的重點。

會議期間，促進都有幾種方法可以加強協作，但如果所有人都信任并尊重對方的話，那么協作會議就會召開的很自然。