第三步 辨識問題的潛在原因

在找到需要改進的運營問題，并建立改進團隊后，要確定是否所有的步驟、政策和舉措都要一步到位才能為客戶創造出服務或產品。除了改進質量以外，消除不必要的步驟還能降低實施成本并縮短實施周期。辨識問題的潛在原因的方法是畫流程圖。基本的流程圖畫法有兩種：線形流程圖和部門間流程圖。這兩種方法首先都要提出現有狀況，然后確定應有狀況。隨后，要重整系統，將其從現有狀況轉為應有狀況。

第四步 探尋根本原因

探尋的行動計劃包括四個組成部分：需要做什么；由誰去做；何時安排去做；行動事項，特別是超期事項的狀況如何。

六西格瑪項目往往要在幾個月后才能發現所有的根本原因、實施解決方案，并獲得想要的結果。隨著探尋過程的不斷深入，會發現更多需要做的新事情和需要收集的新信息。這樣，行動計劃就變成了歷史記錄。

第五步 讓改進措施長期化

六西格瑪管理不會隨著IT實施項目的結束而結束，而要求企業形成特定的文化，讓改進措施長期化，從而持續不斷地改進。

成功實施六西格瑪關鍵在于要以客戶為中心，內部沖突就會隨之慢慢消失，每個人都會努力將事情做得更好。這將成為促進文化變革的新思維方式。隨著鼓勵員工不假思索地執行命令的文化氛圍，轉變為鼓勵員工全面運用自身技能不斷思索更好的工作方式的氛圍，工作環境也會發生積極的變化。

第六步 展示并慶祝改進的成果

IT實施團隊要及時展示IT實施為企業做出的貢獻。在整個IT實施過程中，領導者隨時要對團隊的工作加以肯定。

四、應用要點

在應用六西格瑪管理時，企業還要注意以下四個要點。
第一，合格的六西格瑪管理人員。目前，中國六西格瑪人才奇缺。因此，企業在啟動六西格瑪管理前要保證有足夠的專職人員。同時，借助專業咨詢公司的幫助也是一個行之有效的方法。

第二， IT部門和業務部門的溝通。IT實施中要想成功使用六西格瑪方法，必須精確地定義IT實施的流程、IT實施評價的流程，以及實施過程中獲取的改進措施。這就要求IT人員和相關業務人員進行大量的溝通。

第三， 改造與六西格瑪不相適應的企業文化。著名管理學家霍德蓋茨曾經指出：當戰略與文化發生沖突時，文化恒勝；當企業文化與變革的精神不相容時，變革的努力將遭到失敗。在IT實施中應用六西格瑪管理，不僅是公司的戰略舉措，更是一種變革。這就需要企業在運用六西格瑪改善IT實施的效率和質量的同時，改造不相適應的企業文化，保證六西格瑪管理運用的成功。

第四，追求完美但容忍失敗。六西格瑪管理的實質就是要努力提供完美的、高水平服務的同時，努力降低企業的不良質量成本。完美的服務就是要朝著3.4PPM的方向努力，為此要進行探索，要采取一些措施對企業生產、服務系統進行改進甚至進行全新設計，要建立六西格瑪企業文化等。在這個追求卓越的過程中，不見得每一種方法、手段、措施都非常正確、得力和有效。有可能有些嘗試是失敗的。六西格瑪管理強調要追求完滿，但也能坦然接受或處理偶發的挫敗，從錯誤中總結經驗教訓，進行長期的、持續的改進！