盡管組織在適應“新常態”時必須保持謹慎，但將投資完全擱置也會帶來風險。那些投資于提高效率和降低成本的業務運營變革的組織將會有更長遠的發展。
業務創新需要進行研究和規劃。業務運營的變革必須是無縫的，并避免中斷。
第一步
如果IT服務提供商在價格、速度甚至在網絡通信方面都存在不足，那么最終將影響組織的業務。
這將導致組織其他部門的預算被削減，影響員工的正常工作，組織決策者最終花費大量時間和精力來解決問題或與供應商進行談判。
許多人認為，切換IT服務提供商是提高成本效益和促進增長的推動力。然而，重要的是要權衡利弊，以實現對組織更有意義的舉措。
例如，如果靈活的工作時間是首要事項，雖然組織當前的IT服務提供商提供了令人滿意的價格，但可能有另一種解決方案可以提供更多的靈活性而無需支付更多的費用。在這種情況下，組織繼續與當前的IT服務提供商簽訂固定合同是有意義的，同時還可以臨時將工作外包給提供更靈活工作時間的供應商。
組織可以確定IT服務提供商的關鍵優先事項，并首先與滿足其更高標準的供應商協商，組織可以在其他領域(如成本或合同期限)進行談判。
完全將IT工作負載外包的組織應該重視信任度、可靠性和速度。作為唯一的IT服務提供商，供應商將作為其內部團隊的延伸，因此，他們要像組織員工一樣受到信任。
盡管值得信賴且快速的供應商可能會收取更高的費用，但避免了與反應較慢、響應能力較差的供應商相關的停機和中斷成本。
內部和外部團隊
許多組織通常創建內部IT團隊，因為這通常會提高可靠性并更快地解決問題。但是對于許多初創組織和中小型組織來說，可能負擔不起這些費用。
雇傭內部團隊意味著支付更多的薪酬、培訓費用、人員福利等。鑒于IT需求的不一致性，在需要時將工作外包給供應商在經濟方面更可行。
管理IT環境取決于定義優先級。那些優先考慮速度和訪問權限的組織(例如電子商務組織)可能希望對內部團隊進行大量投資，以最大程度地減少可能影響客戶的停機風險。
然而，隨著時間的推移，組織的需求可能會發生變化。對許多組織來說，內部團隊和外包人員的結合提供了便利和財務穩定性。
組織IT主管的任務可能是構建組織的IT基礎設施和管理系統性能，而意外問題或項目則可以外包給IT提供商，以免影響日常工作。
需要從新的供應商獲得什么服務
組織可以向IT供應商分享其抱負和價值觀，獲得提供業務增長的幫助，這其中包括從節省成本到更快、更高效、創新的服務。
與雇用內部IT團隊相比，組織可以利用外部IT專家團隊的知識和勞動力，并且只在需要時支付費用。這可以使中小型組織可以獲得精簡其IT系統所需的專業技能，同時還可以完成諸如合規性之類的復雜且耗時的任務。
合規性和安全性是不斷變化的管理任務之一，可能會消耗IT資源。但是，專業的IT供應商可以輕松應對最新的威脅和合規性法規。
尋求重視這些關鍵業務職責的IT提供商可以使中小組織的工作更加輕松。他們可以信任自己的IT合作伙伴，以確保他們的安全性和合規性，同時又使員工有更多時間專注于主要職責。雄心勃勃的組織也會尋找與他們有共同前瞻性思維方法的供應商合作。
有些人誤認為IT外包是一種簡單的快速解決方案或短期方法。當出現問題時，組織尋求第三方的幫助，一旦解決問題就會結束合作關系。
實際上，現代IT外包是管理IT環境的一種有效方式，它有助于IT業務的長期增長。如今，越來越多的IT供應商與組織合作進行擴展項目，其中包括構建整個IT基礎設施和制定未來的路線圖。
進行切換
溝通和交流是順利切換到新的IT服務提供商的關鍵。雙方必須就合作條款達成一致，其中包括責任、工作時間和聯絡方式。
組織從一開始就與IT服務提供商建立共同的期望，可以更好地加強合作。例如，將IT服務商的工作時間設置為組織運營時間之外，可以最大限度地減少停機時間或對員工的影響。
確定客戶經理和關鍵聯系人，意味著組織的IT服務提供商可以像員工一樣了解業務，并作為團隊的延伸。這樣可以使組織能夠以最小的延遲或中斷進行。
從現有供應商轉換的組織應在其現有供應商與新供應商之間建立合作關系。這樣可以讓新的供應商與當前IT環境、未完成的工作和正在進行的項目保持同步。
對于擁有內部IT部門的組織來說，定義邊界至關重要。每個團隊都需要了解他們在哪里擁有所有權和自治權。這樣可以提高效率，并最大程度地減少與注銷相關的延遲。
并且一旦簽訂合同，就需要不斷地溝通。與任何業務轉型一樣，在合作中也會遇到障礙，因此建議定期召開反饋會議。
例如與客戶經理每周召開一次電話會議，討論未完成的工作、時間表，以及提出需要解決的問題。對于組織來說，重要的是要解決問題，保持良好的伙伴關系，并減少業務中斷的風險。
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