據(jù)分析公司Gartner稱，僅今年一年，企業(yè)將在IT軟件未使用的功能上超支7.5億美元。
印度艾哈邁達巴德管理學院(Indian Institute of Management - Ahmedabad)的信息系統(tǒng)和戰(zhàn)略教授Pankaj Setia博士表示，由于企業(yè)更加關注技術，而非數(shù)字業(yè)務能力，SaaS和附加組件的大量采用將是不可避免的。
Setia博士指出，“任何IT領導者都必須考慮開發(fā)先進的數(shù)字能力，使企業(yè)變得更好。企業(yè)對業(yè)績感興趣。增強的性能通過這些功能體現(xiàn)出來。因此，CIO需要重新思考他們將如何構建有價值的業(yè)務能力，而不僅僅是獲得擁有更多功能的技術，這是當今CIO角色面臨的核心挑戰(zhàn)。”
企業(yè)軟件供應商經常強調額外功能的邊際成本(marginal cost)的急劇減少，以及這些模塊對結果的復合影響，以說服采購辦公室和采購團隊購買捆綁產品的投資回報率，而不是稍后根據(jù)需要添加功能。
普華永道印度合伙人Sudhir Kesavan表示，“企業(yè)通常試圖通過民主化訪問、強制或鼓勵使用自學模塊來確保軟件被采用。有時候，他們還會通過儀表板來‘管理’目標員工群體的使用頻率。雖然這些步驟確保了目標員工使用軟件，但它們并不能確保企業(yè)為之付費的完整功能集得到充分利用。”
無論SaaS蔓延的原因是什么，解決這一挑戰(zhàn)對于優(yōu)化成本和提高組織內的整體效率可謂至關重要。以下是避免SaaS蔓延的重要策略。
嚴格的治理、定期審計和使用分析
IT領導者必須定期進行軟件審計，以識別和評估整個企業(yè)中所有SaaS應用程序的使用情況。
Hitachi Systems India IT高級副總裁Kamal Goel表示，“收集有關軟件采用、使用和用戶反饋的數(shù)據(jù)，以確定哪些工具真正為組織增加了價值，哪些工具未得到充分利用或冗余。這種分析將幫助組織做出明智的決定，以決定保留、降級或終止哪些訂閱。”
Goel之前所在的IT部門就對所有SaaS應用程序進行了全面的審計，結果發(fā)現(xiàn)多個團隊都訂閱了同一個項目管理工具，但大多數(shù)只使用了它的一小部分功能。他指出，“通過切換到一個更集中、成本效益更高的項目管理工具，并停止使用舊的項目管理工具，組織可以在不影響生產力的情況下節(jié)省大量開支。”
通常，團隊繼續(xù)依賴現(xiàn)有的系統(tǒng)和過程，而新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和智能的質量會由此受到影響，導致其更高級的特性變得多余。
對此，Kesavan建議稱，“治理需要采取堅定的立場，完全依賴新系統(tǒng)提供的信息和情報，即使這會導致糟糕的決策或延誤。當團隊意識到他們的KPI將受到影響時，這種堅定立場會觸發(fā)遵從性。”
將功能映射到用戶群體并了解真正的ROI
將功能映射到員工群體以及目標員工群體中需求的頻率，可以幫助企業(yè)更好地進行談判。
Kesavan稱，“基本功能總是被大多數(shù)人高頻使用，而另一方面，一些功能總是只被高級用戶或專業(yè)群體在特定的基礎上使用。功能和用戶群的映射將幫助采購組織和采購部門有效協(xié)商合適的數(shù)量，同時還能協(xié)商合適的許可模式，例如按用戶、按計算或浮動許可。”
集中式審批流程和系統(tǒng)退役
根據(jù)Jubilant Bhartia group首席數(shù)字和信息官R Anand Laxshmivarahan的說法，如果企業(yè)清楚自己需要什么業(yè)務功能，以及如何使用市場領先的市場標準SaaS應用程序來實現(xiàn)這些功能，那就沒問題。當其他業(yè)務利益相關者(而非IT部門)自己開始這樣做時，問題就出現(xiàn)了。因此，IT必須積極主動地與業(yè)務合作，解決業(yè)務能力的數(shù)字化問題。
Kesavan對此表示贊同，并補充道，“數(shù)字運營模式鼓勵授權聯(lián)盟，導致特定用例軟件甚至Excel宏的蔓延，從而抑制了新系統(tǒng)的使用，這不僅不可避免地損害了投資回報率，還損害了安全性和單一窗格的好處。為了確保采用新的SaaS軟件及其功能以及用戶培訓等，CIO需要了解其用戶群的日常情況，然后制定正式的計劃，停止使用非標準軟件。”
為了搶占“影子”IT的先機，Goel建議企業(yè)技術領導者為采用任何新的SaaS工具實現(xiàn)一個集中的審批流程。IT領導者應該要求團隊證明新工具的必要性，展示其價值，并解釋它如何補充現(xiàn)有的技術堆棧。這種方法確保每個SaaS訂閱都與組織的總體戰(zhàn)略保持一致，并防止可能導致SaaS蔓延的沖動采用。
Goel之前所在公司的IT部門引入了正式的SaaS請求表單。任何想要采用新的SaaS工具的團隊都必須填寫表格，包括關于工具的預期用途、預期收益和估計成本的詳細信息。然后，該請求經歷了涉及關鍵涉眾、IT和財務的審查過程。該過程大大減少了不必要的訂閱，因為團隊變得更加注意他們的軟件選擇。
Laxshmivarahan補充道，CIO們也可以采用旨在提供可見性的技術，例如云訪問安全代理(CASB)來阻止這種蔓延。
定期審查供應商和合同
對于企業(yè)IT決策者來說，定期審查現(xiàn)有的SaaS供應商和合同以確保它們仍然滿足組織的需求，并與企業(yè)的目標保持一致也是至關重要的。
Goel表示，“隨著業(yè)務需求的發(fā)展，某些應用程序可能會過時或變得不那么相關。與供應商協(xié)商更好的條款，或者考慮以更低成本提供類似功能的替代解決方案。例如，一個組織發(fā)現(xiàn)，隨著時間的推移，他們的電子郵件營銷軟件所提供的功能并沒有得到充分利用。他們沒有繼續(xù)使用當前的供應商，而是選擇了具有更定制功能集的不同平臺，從而節(jié)省了大量成本。”
現(xiàn)在有一些技術可以為IT領導者提供對企業(yè)SaaS環(huán)境的完全可見性。然而，技術領導者是否利用這些技術取決于他們的工作范圍。傳統(tǒng)的IT領導者只定義硬件和軟件環(huán)境，只關注管理IT環(huán)境，很少使用這種技術來減少SaaS蔓延。
Setia指出，“面對SaaS的不斷蔓延，聰明的領導者有可能已經找到方法，通過利用未使用的功能，為企業(yè)創(chuàng)造有價值的機會，使自己脫穎而出。也就是說，CIO應該以獨特的方式思考發(fā)展數(shù)字業(yè)務能力的方法，員工也可以被鼓勵思考創(chuàng)造性的方法以發(fā)現(xiàn)有價值的東西。”
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