面對龐大的職責范圍和工作量，每位CIO都力求最大限度地提高工作效率。畢竟，高效的IT領導者能夠更好地規避錯誤，同時快速有效地實現關鍵目標。高效的CIO還能努力創造最大的業務價值，這是管理同行都非常注重和欣賞的屬性。

 

卡內基梅隆大學海因茨信息系統與公共政策學院的教授Christopher Kowalsky認為，高效意味著按時、按預算產出高質量、可持續和預期的結果。

 

高效的CIO會努力簡化他們的職責，專注于在最短的時間內實現最大結果的可靠方法，以便他們可以快速進入下一個任務。他們知道，只有少數幾種有效率技術可以對他們的企業和職業產生重大影響。

 

領導效率是一項終身任務。以下的八種特質可以幫助IT領導者在工作中提高效率，從而改善他們的長期職業前景。

 

 

CIO肩負很多職責，但他們不能包攬一切。這就是建立一支才華橫溢的領導團隊，并相信其成員能夠處理特定的委派任務至關重要的原因所在。

 

軟件開發商SAS的執行副總裁兼CIO Jay Upchurch稱，他的領導團隊讓他可以自由委派任務，并相信分配的任務將按時且高質量地完成。他解釋稱，“這使我有精力專注于其他重大舉措，并為我創造領導時間。隨著時間的推移，我們之間建立了信任以及節奏和舒適度，使我們能夠更加無縫地協作。”

 

Upchurch認為，如果CIO覺得了解每一種產品或服務的每一個細節、了解每一種新興技術以及閱讀每一本管理書籍都很重要，那效率一定會受到影響。因為當你把所有的時間都花在追逐這些東西上，自然會忽視企業的首要任務。

 

 

只要有可能，高效的CIO會提前安排和規劃會議，讓自己和團隊成員有充足的時間準備。軟件和服務公司NCR的CIO Bill VanCuren建議道，“讓會議安排成為IT治理的公開和透明的一部分。”

 

VanCuren補充道，會議日程應充分考慮業務、供應商/合作伙伴、項目管理辦公室和IT員工等所有部分，并預留出空白位置，以備意外或不時之需。

 

 

專業服務公司Cognizant的首席技術官兼戰略執行副總裁Anil Cheriyan認為，每個CIO都需要制定一份運營手冊。該手冊應為所有CIO職責設置和定義議程、內容和指標，包括業務能力需求和交付、投資管理、財務、人才和網絡安全風險。

 

有了基本的手冊，CIO就可以更有效地監督日常運營。如此一來，他們就可以花更多時間與內部和外部合作伙伴一起推動創新，此外，當手冊付諸實踐時，IT團隊可以更好地在一組共同的優先級、期望和結果上保持一致。

 

沒有基本手冊的支持，CIO往往會迷失方向，不僅會忽略優先事項，而且可能會陷入無休止的關于低優先級問題的爭論中，或是遭遇因職責或期望不明確而導致的團隊動力不足。

 

 

技術研究和咨詢公司ISG的合伙人Ola Chowing表示，高效的CIO會在他們或關鍵領導者/專家缺席時制定和維護應急計劃，并通過出人意料的委派來實踐這些計劃。委派會從候選人庫中識別并選擇潛在的領導者。

 

領導者應急計劃應通過賦予高層團隊成員決策職責和責任感來培養新的領導能力。它還讓CIO能夠專注于最高優先級的決策，同時建立自下而上的決策文化。這種決策時間線不僅更快，而且通常是正確的。它讓員工對自己的決策能力充滿信心，同時限制了分層或鏈式決策經常發生的不必要且通常是多步驟的困境。

 

 

奧巴馬執政時期的白宮CIO Brook Colangelo堅信“預讀”(read-aheads)——在重要會議之前提前準備好詳細的議程和材料——的重要性。他認為，這些注解是必要的，這樣可以幫助你在做出任何決定之前理解這些問題。

 

Colangelo現任分析實驗室儀器和軟件公司Waters Corp.首席信息官，他表示，他的企業非常重視這種準備工作。當涉及到關鍵會議時——無論是在團隊內部還是與其他利益相關者的會議——預讀對于確保人們有足夠的時間來準備和思考如何做出決策至關重要。該方法還可以確保CIO不會浪費時間安排重復會議。

 

 

對故障——包括IT系統、安全性、團隊結構甚至內容分類和治理中的故障——做出反應性響應肯定會浪費時間。

 

文檔生成平臺提供商Templafy的首席信息安全官Ellen Benaim建議稱，CIO應該在發生故障之前很久就對系統和流程進行評估。他們需要評估對企業的整體效率、安全狀況和底線產生影響的工具。

 

Benaim指出，利用新產品、服務和政策來取代笨拙、低效的東西同樣至關重要。無論是將電子表格換成數據庫協作工具，以簡化部門范圍的費用管理;還是轉向內容支持解決方案，以確保更高效地生成文檔。最聰明的CIO都懂得依靠技術來跟上當今快節奏的業務環境，為接下來的事情做準備。

 

 

自動化通過減少耗時任務的數量來提高CIO和團隊效率。隨著企業深入研究復雜的數字技術，IT團隊及其領導者面臨的復雜性正呈指數級增長。自動化可以讓生活變得更簡單、更輕松。

 

自動化通過減少重復性任務和潛在錯誤的數量來提高效率。商業咨詢公司Capgemini Americas的云基礎設施服務和企業社會責任副總裁Greg Bentham表示，“一種增強的、更自動化的工作方式可最大限度地減少糾正錯誤所需的時間和發生率。此外，自動化儀表板和可視化應該是任何工作流自動化計劃的一部分，可以提供生態系統健康和有效性的‘概覽’。”

 

高效的CIO清楚地意識到時間是他們最寶貴的財富。他們明白，陷入重復和平凡任務的員工不太可能將創新和創造力帶入工作場所，或者更糟的是，他們可能會變得不敬業。

 

 

混合數據管理、云集成和分析產品提供商Actian的CIO Steve Padgett表示，CIO需要強調工作優先級并避免不必要的任務切換，這是一個巨大的效率殺手。

 

CIO可以通過采用敏捷和精益技術來處理項目和任務來提高效率。Padgett建議道，“開始一項任務并完成它，然后再開始另一項任務。在進行下一項任務之前，一次專注于一項任務也非常適合其他IT管理實踐和流程。”

 

在努力實現最高效率的過程中，CIO必須考慮在最短的時間內推進項目的方法。同樣地，參加更少的會議，以及賦予員工更多的專注時間，他們的工作效率也會更高。

 

 

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