項目經理利用數據的關鍵手段是使用商業智能和商業分析。商業智能(BI)是一種軟件和流程的組合，用于收集、存儲和分析各種來源的大數據，并將這些數據轉換為有用的信息。商業智能被認為是數據分析的一種描述形式，因為它側重于利用過去和現在的數據來收集對特定過程中已經發生或當前正在發生的事情的見解。商業智能使得公司和項目管理部門能夠訪問實時的指標，以支持更好、更快的決策，并提高對項目、流程及其結果的可見性。
另一方面，商業分析(BA)則被認為是預測性的，因為它會專注于“為什么”，以幫助對未來做出更明智的預測。通過商業分析，可以對數據進行分析，以更好地預測挑戰并適應以提供更好的結果。
前瞻性的項目管理經理已經認識到項目決策和行動需要可靠的事實數據的支持。成為一名真正的數據驅動的項目經理意味著需要在項目規劃和執行階段的各個方面提高你的水平--尤其是在分配和管理稀缺而寶貴的資源方面。
下面讓我們來看看可以如何將數據分析集成到項目管理實踐當中去，以便能夠極大地提高項目成果。
匹配、分配和調度資源
對于項目經理來說，資源管理向來是一個棘手的領域，因為資源通常是稀缺的，并且總是在變化的，這使得在任何給定的項目中都很難規劃和分配資源的使用，更不用說是在有多個項目爭奪資源的時候了。而數據是圍繞資源的可用性和分配做出有效決策的關鍵。項目的成功將取決于能否匹配技能、分配最佳資源和安排可用資源。
通過訪問過去和當前項目的數據，項目經理可以更好地為當前項目分配資源，并更好地規劃未來項目。通過在一個地方收集和分析數據，項目經理可以確定哪些資源沒有得到充分利用或被利用過度，使他們能夠在必要時轉移資源并相應地安排時間。
使用獨立的Excel表格而不是集成到項目管理套件中的商業智能工具的公司通常會處于劣勢。集成的商業智能工具不僅可以減少因為員工被過度利用，從而超出他們能力范圍，并可能被耗盡的機會，還可以用來確保項目時間表是現實的，并確定可能成為實現這些時間表的障礙的風險因素。項目經理可以使用數據來開發資源管理KPI，例如資源沖突或是按時完成任務的指標。
提高效率
商業智能可以幫助項目管理部門發現和改善繁瑣的內部工作流程或基于技術的效率問題，從而提醒項目經理需要進行的變革，以改善利益相關者和項目團隊之間的聯系、合作和溝通。通過發現和解決效率低下的問題，項目團隊將可以專注于更高價值的工作，并更快地交付項目。
只有能夠收集關于現有流程和低效率的數據，項目經理才能識別出瓶頸和其他基于流程的障礙，并開辟出一條變革之路。商業智能可以隔離無效或低效的流程，提高整體的決策效率。它也有助于制定KPI，如計劃的與實際花費在任務上的時間、人為錯誤或變更請求的數量。
管理風險
風險可以有許多不同的形式，既有內部來源，也有外部來源。風險所造成的威脅可能對項目、整個計劃或項目組合產生較小或較大的影響。當涉及到風險和合規性時，許多公司仍然處于被動模式，而不是主動去使用商業智能工具來提前應對潛在風險。
風險和合規性管理是商業智能在識別問題方面可以發揮關鍵作用的最關鍵的領域之一。數據為項目經理提供了具體的信息，可以將許多類型的風險從過去和當前的項目中分離出來，并使他們能夠重新思考他們的風險管理策略，從而避免被動。
利用商業智能和商業分析工具
獲得可操作的洞察力的關鍵是確定做出關鍵決策所需的數據類型--尤其是在不確定的時期。必須仔細評估商業智能和商業分析工具的功能，以確保它們能夠為項目管理部門提供相關的實時洞察力，從而支持公司的項目和投資組合目標。以下是一些你需要尋找的關鍵特性。
在項目管理工具中內置或集成大量的商業智能和商業分析功能不應該是你的首要任務;相反的，更有益的做法是專注于擁有正確的特性，包括：
• 只需點擊按鈕即可導入和更新數據
• 具備對資源規劃和管理進行綜合“假設”分析的能力
• 建模和預測能力
• 實時定制的一目了然的儀表板
• 安全的基于角色的訪問
• 清晰的可視化圖表和圖形
• 簡單的拖放界面
• 易于深入到細節的能力
• 與其他應用程序的無縫集成
• 為遠程工作人員提供安全的移動訪問
• 為所有用戶角色提供快速便捷的自助服務選項
• 能夠輕松地與其他利益相關者分享信息
• 報告功能
雖然商業智能的特征和功能可能因項目而異，但項目經理應確保能夠在其數據策略中強調商業智能對改善其特定項目成果至關重要的功能。這樣做將使他們能夠有效地利用商業智能來獲得可操作的見解，無論是在資源管理、風險評估方面還是在建立更高效的流程和溝通方面。
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