“搞了快兩年，現(xiàn)在終于比較順了，說(shuō)起來(lái)都是淚。”這是韓冰(后稱韓工)跟我說(shuō)的第一句話，他在南昌市三建信息化辦公室工作，該公司信息化建設(shè)負(fù)責(zé)人之一。

 

“搞了快兩年”的，是一個(gè)施工項(xiàng)目管理系統(tǒng)。雖然這個(gè)系統(tǒng)專業(yè)性比較強(qiáng)，但是建設(shè)過(guò)程卻有著很高的“普世”價(jià)值。這些價(jià)值有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有挫折的教訓(xùn)。韓工一直認(rèn)為他只成功了一半，為什么說(shuō)成功了一半?這要從頭講起。

 

經(jīng)驗(yàn)一、一把手牽頭

 

兩年前，董事長(zhǎng)提議進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)，宣布組建信息化工作團(tuán)隊(duì)，并且牽頭召開了全公司動(dòng)員大會(huì)。這場(chǎng)持續(xù)兩年的信息化建設(shè)工作就此拉開了帷幕。幾乎所有的調(diào)查都顯示，一把手參與是信息化成功的關(guān)鍵。然而，只有親身經(jīng)歷過(guò)才能體會(huì)到這句話的重量。

 

“要不是董事長(zhǎng)一起，根本搞不下去。”韓工并不覺(jué)得這個(gè)老生常談的話題很老套，反而談了好幾次董事長(zhǎng)在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中起到的作用。然而一把手不可能把所有時(shí)間都花在信息化建設(shè)上。就在董事長(zhǎng)無(wú)暇顧及的一些夾縫時(shí)間里，就可能出現(xiàn)許多問(wèn)題，那是后話了。

 

總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)信息化建設(shè)一定要由一把手親自參與，并動(dòng)員各部門積極配合。而且建設(shè)過(guò)程中也不能“大撒把”。

 

經(jīng)驗(yàn)二、細(xì)致的市場(chǎng)調(diào)查

 

選擇開發(fā)商也是個(gè)技術(shù)活。在最終議標(biāo)時(shí)，有三個(gè)廠商備選，A廠、B廠和C廠。韓工和他的信息化團(tuán)隊(duì)通過(guò)一系列的調(diào)查，最后做出的選擇讓他直到現(xiàn)在也非常滿意。

 

信息化團(tuán)隊(duì)先對(duì)三個(gè)廠商的背景做了調(diào)查，了解他們的專長(zhǎng)和市場(chǎng)占有率。A廠的優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目與他們的項(xiàng)目并不匹配，B廠的市占率則是他比較看好的。他又咨詢了許多同行，還參加了全國(guó)建筑企業(yè)信息化交流會(huì)等會(huì)議。大多同行都推薦C廠，并不推薦市場(chǎng)率很高的B廠，因?yàn)橛昧薆廠的同行普遍反映不好用。

 

最后，他又觀看了各個(gè)廠商的演示，感覺(jué)C廠的系統(tǒng)更適合自己，于是選擇了規(guī)模相對(duì)較小的C廠中標(biāo)。韓工很滿意最終的選擇。后來(lái)談到C廠的管理系統(tǒng)，還贊不絕口，還說(shuō)起自己用C廠軟件的自定義功能開發(fā)OA審批流程的經(jīng)歷。又為企業(yè)省去了OA系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)。

 

教訓(xùn)一、深入了解產(chǎn)品內(nèi)部的關(guān)系

 

C廠提供的項(xiàng)目管理系統(tǒng)中有許多模塊，這些模塊可以按公司需求自由選購(gòu)。選的多就是浪費(fèi)，選的少又會(huì)對(duì)后期工作造成巨大影響。做出最優(yōu)選擇的前提就是做好企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程的梳理。

 

“當(dāng)時(shí)沒(méi)注意模塊之間的關(guān)聯(lián)性，”韓工說(shuō)：“造成買了的模塊也有部分功能用不成。”企業(yè)決定不購(gòu)買增值稅模塊和一部分資金管理模塊，這對(duì)后來(lái)的工作造成了很大的影響。稅票不能直接上傳，不能進(jìn)行項(xiàng)目的資金分析，不能做項(xiàng)目的資金計(jì)劃，工程款到賬也做不了……

 

因某些限制，后來(lái)申請(qǐng)追加購(gòu)買模塊的想法也暫擱置了。現(xiàn)在只能由財(cái)務(wù)人工查閱財(cái)務(wù)系統(tǒng)，然后IT部門利用自定義模塊生成單據(jù)中的數(shù)據(jù)，再由項(xiàng)目管理部人工做分析報(bào)表。如果模塊完整，完全可以直接在系統(tǒng)中看到項(xiàng)目運(yùn)行的各類指標(biāo)。

 

教訓(xùn)二、重視流程梳理時(shí)溝通的方式

 

說(shuō)起為什么沒(méi)有做好流程梳理，韓工也一肚子委屈。流程梳理是全公司的事，所有部門都要參與，但是溝通過(guò)程中總會(huì)有問(wèn)題。每個(gè)部門的分管領(lǐng)導(dǎo)都比較忙，不可能全程跟進(jìn)信息化建設(shè)，所以一般會(huì)派主辦人員跟進(jìn)。但是主辦人員對(duì)業(yè)務(wù)了解不全面，更重要的是“拍不了板”。

 

例如，原有某個(gè)流程需要經(jīng)過(guò)某部門人工分發(fā)，而信息化系統(tǒng)可以通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置的自定義條件自動(dòng)的去判斷分發(fā)走向，從而新流程可省去這個(gè)步驟，但是這需要兩個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)決定。如果部門領(lǐng)導(dǎo)定不下來(lái)，或者都沒(méi)時(shí)間，就只能董事長(zhǎng)來(lái)定;如果董事長(zhǎng)也沒(méi)時(shí)間，事情就很難辦了。

 

“跟各部門不知道溝通了多少次，扯皮扯到頭痛。”韓工根本不想回憶那段往事。不過(guò)當(dāng)初越不配合的部門，到后來(lái)越后悔，因?yàn)樗麄兊墓ぷ鲿?huì)因?yàn)闇贤ú坏轿唬](méi)有簡(jiǎn)化太多。

 

“如果再做一次梳理的話，我會(huì)建議董事長(zhǎng)牽頭。”談到如果再做一次信息化建設(shè)怎么辦時(shí)，韓工這樣講：“各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)都必須親自參加。溝通之前把現(xiàn)有流程總結(jié)好，然后放到討論會(huì)上一條一條過(guò)。”

 

我們很容易就能從書本中和網(wǎng)上獲取流程梳理的諸多建議，但是大多都是隔靴搔癢或紙上談兵。而這種方法不僅言簡(jiǎn)意賅地戳到問(wèn)題的痛處，還給出了最直接的解決辦法。不得不佩服實(shí)踐中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)，就是這么“簡(jiǎn)單粗暴”。

 

公司信息化團(tuán)隊(duì)還給公司采購(gòu)了一套安巡系統(tǒng)，三建的信息化是公有云和私有云結(jié)合的，這個(gè)系統(tǒng)就放在了C廠的公有云上。

 

“終端用起來(lái)跟微信一樣，工作人員找到工程的問(wèn)題，拍張照片，在安全危險(xiǎn)源庫(kù)里找到對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目，點(diǎn)發(fā)送就可以了，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知相關(guān)責(zé)任人整改。”韓工介紹道。

 

上述的一系列的信息化項(xiàng)目給企業(yè)帶來(lái)的好處是多方面的。它讓工作流程更簡(jiǎn)潔，運(yùn)轉(zhuǎn)更安全高效，綜合成本也更節(jié)約……僅差旅費(fèi)一項(xiàng)，每年就能省下將近20萬(wàn)。

 

而且經(jīng)過(guò)一系列信息化建設(shè)后，IT部門在企業(yè)中也越發(fā)受到尊重，因?yàn)樗粌H給公司帶來(lái)了高效和節(jié)約，也給每個(gè)部門的同事帶來(lái)了便利和減負(fù)。

 

回顧整個(gè)流程，韓工為以后的信息化建設(shè)工作總結(jié)出以下四個(gè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：

 

1.一把手參與;

 

2.詳盡的市場(chǎng)調(diào)查;

 

3.深入了解產(chǎn)品和流程的關(guān)系;

 

4.重視流程梳理中溝通的方式。