行業充斥著大量采購量未能達到預期和目標的企業軟件。雖然你可能會讀到最終對簿公堂的徹底失敗，但絕大多數局部失敗是不會暴露的，因為涉事者不喜歡談論失敗，這就是為什么很少有組織意識到它們在這些項目上冒的風險。

 

當一個組織決定購買企業軟件時，他們的需要被記錄為需求，需求上的不充分是新軟件未能達到期望和目標的主要原因。本文介紹了軟件獲取過程中要使用需求的15個不同場合，并將幫助你理解為什么要花費大量時間和精力來發掘這些場合。

 

 

 

需求對組織的重要程度表現在需求的權重范圍內——從“特受歡迎”一直到“不感興趣”。與權重相關的數值用來計算“匹配分數”，這個分數用來衡量軟件在何種程度上滿足這些需求。實施顧問也使用這個權重，從而把工作重點放在最重要的需求上。

 

 

組織在衡量需求時可以捕捉誰需要它，他們為什么需要它以及它對他們有多重要。當員工看到他們的名字出現在要求中時，他們覺得組織正在傾聽他們的意見，這擴大了用戶的支持力度，這對于重大軟件采購上的成功至關重要。

 

我們正在幫一位客戶選擇ERP軟件。其中一群評估需求的用戶包括管理生產庫存團隊的Buddy，Buddy曾是一個藍領工人，其“辦公室”就是生產工場。當Buddy·看到他的名字出現在需求中并明白他為什么要這些需求，他眼前一亮，因為他意識到公司正在考慮他的需要。從那次會議以后，Buddy成了新ERP系統的強力倡導者。

 

 

假設你已經使用逆向工程等技術開發了全面的需求列表，讓用戶把重點放在該列表上，而不是讓他們捏造新的需求，從而使需求范圍得到控制。你避免了因處理這類問題而分心——“如果新軟件真的......那該有多好?”

 

 

在供應商回應RFI或RFP時，他們正在回應你的需求。當需求不完整、模棱兩可或措辭不當時，供應商會以對他們有利(而不是對你有利)的方式來解釋這些需求。此外，沒有一家供應商可以對無法符合不明確的需求而負責。因糟糕的需求或不完整的需求而導致的不準確的RFI或RFP響應也可能導致人們選錯軟件，從而導致軟件無法達到預期值。

 

 

差距分析使用需求權重和產品評估分數來衡量潛在軟件產品在何種程度上符合你的需求。差距分析的結果表示為名曰匹配分數的數字，它用來對產品進行排名。匹配分數通常是標準化的，例如100%意味著所有的需求都完全得到了滿足。

 

 

我們在選擇軟件時往往希望看到一個或多個匹配分數至少達到90%的產品。然而，在一些評估中，沒有任何產品的得分能達到75%上下。發生這種情況時，你對功能的要求超出了市場的供應能力。如果你希望達到你的期望值，那么這個項目的范圍就必須縮小。

 

我們正在幫助一個從事生命科學的客戶。他們希望新軟件包含能支持特定FDA標準的文檔管理。雖然所有的供應商都具備基本的文檔管理，但他們中沒有一家支持這個FDA標準。他們建議使用單獨的符合FDA要求的文檔管理系統，并將其軟件連接到該系統。

 

當我們通過刪除文檔管理要求來縮小客戶的項目的范圍時，所有產品的分數都得到了大幅度提高。現在客戶的期望值與市場上的軟件所能提供的功能結合得更緊密。

 

 

差距分析做出軟件選擇，演示證實了這一決策。通常情況下，我們選擇得分排在前三名的產品來演示。出彩的需求用于創建演示腳本。

 

 

有時供應商在回應RFI或RFP時“過于樂觀”，而審計的作用就是發現這些不準確的回應。我們選中供應商所聲稱的完全符合需求的出彩的樣本，并要求他們提供軟件符合他們所聲稱的需求的證據。如果一個供應商歪曲了他們的產品，那么審計就會發現這一點，而且你會避免購買不能滿足需求的軟件。

 

在最近的ERP選拔中，一家供應商聲稱能達到近2000項需求中的99.8%的需求。所以我們問該供應商，如果他們聲稱達到了一個需求，但是在實施過程中卻發現該需求沒有達到，那么他們會提供什么樣的補償。他們回答說他們不保證對RFI的回應。換句話說就是：“不要相信我們所聲稱的東西!”整個審計過程都在這個問題上得到了總結，問這個問題有助于避免這樣的困惑——買了軟件卻在實施時發現它不符合期望值。

 

 

所有主要的軟件采購都涉及某種程度的妥協，還涉及將期望值與選定的軟件所提供的東西掛鉤，這是一個成功的項目的重要組成部分。用于購買特定軟件產品的差距分析定義并記錄了這些期望值，細到軟件如何滿足個別需求。在采購之前了解你所做出的解妥協可以使期望值與現實保持一致并防止買方后悔。

 

我們的一個客戶已經進行了一個重大的軟件采購，這其中的匹配分數只有79%(我們更喜歡90%左右的匹配分數)。低分意味著人們正在做出重大的妥協，但最能滿足他們的特殊需求的還是軟件。處理該項目的IT主管Jeff在實施過程中說，每當他想知道為什么他們選擇了特定的軟件時，他就回到評估中，他發現所有其他的競爭者甚至做出了更大的妥協。

 

 

評估流程是評估潛在產品在何種程度上滿足需求的手段，產品按適合分數排列。通常情況下，評分最高的產品是所選的產品中的一種，但有時幾種產品的匹配程度非常接近。當供應商知道你有他們的產品的現實可行的替代品時，他們在談判時會更加通融。

 

 

可用性、安全性、支持、合同、法律等需求可以在庫中得到捕獲，并在每一個重要的軟件采購中得到重復使用。每個新項目都可能會對現有需求產生一些新的要求和改進，成熟的軟件選擇過程將使用這些要求和改進來不斷改進庫。

 

 

降低實施計劃流產的一種方法是設計選擇過程，以發現和收集實施團隊所需的信息。因此，需求分析應該足夠徹底，以便在實施過程中不會發現重要的新需求，并且需求是以可執行的方式編寫的。如果你能做到這個，那么實施項目更有可能在預算范圍內按時完成，并在盡可能遭受最小的業務顛覆的情況下投入使用。

 

 

項目實施經理在購買軟件后應有權使用評估，以便收集的信息可用于計劃和評估實施項目。如果所有重要需求都被捕獲并且這些需求被寫入可執行的范圍內，則可以更準確地計劃該項目并且更有可能按時完成。這些信息還減少了實施團隊在項目開始時需要做的發現工作。

 

 

在軟件實施過程中總會遇到一些問題，遲遲未能得到答案是導致計劃流產的重要因素。當實施顧問有疑問時，如果他們了解滿足一個需求的原因、權重和滿足該需求的期望的業務結果，這可以提供答案。如果你還需要更多的信息，那么知道誰需要這個需求，就可以讓顧問快速找到有關人員以獲得答案。

 

 

用戶驗收測試是軟件投入生產之前的最后一步。人們必須記錄需求，以便測試能得到開發，以此驗證軟件是否滿足這些需求。如果項目出了亂子，這有助于避免這樣的問題——與軟件供應商和實施顧問發生官司。律師是這種訴訟的唯一贏家。

 

馬林縣決定實施SAP ERP，但幾年后該項目失敗了。人們認為SAP不符合需求，需要更換掉。馬林縣后來向實施顧問提起3000萬美元的訴訟，但它同意以390萬美元和解，這低于它付出的500萬美元的法務費用。法律訴訟完全是浪費時間。

 

如果馬林縣正確地定義了他們的需求，他們可能一開始就能避免這個問題。此外，即使他們最終對簿公堂，一項充分的需求分析也可能會為他們贏得更大的判決。有趣的是，馬林縣用泰勒科技的軟件取代了SAP，并于2017年10月宣布人力資源和工資公布日期已無限期推遲。這種重復的行為模式強烈表明，馬林縣仍然沒有正確定義他們的需求。

 

 

 

所有參與者在完成一個主要的軟件實施后，他們都做好了進入新的項目的準備。有價值的軟件功能最終可能未能實施。如果你有加權要求的完整列表，并且知道軟件在何種程度上滿足這些需求，這樣就可以防止功能遭到忽略且沒有得到充分利用。當這些功能隨后得以實現并投入使用時，軟件的價值就得到了最大化。

 

 

大多數人認為需求只是用來選擇軟件，但實際上，它們是最大限度地提高軟件購買價值的基礎。了解需求的使用場合有助于促進人們做出這樣的承諾——化艱難的項目為矚目的成就，這可以幫你成為企業里的偶像。

 

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