作為一流企業,必須在觀念、管理、體制和科技等方面不斷進行創新和發展,始終保持全國一流水平,處于同行業領先的位置。向國際一流企業邁進是我們的奮斗目標,也是擺在我們面前的重要課題。于是,中國聯通福建分公司根據現代化大型企業的特點,結合多年來不斷完善與改進的管理經驗,吸取國內知名企業的先進管理理念和思維方式,探索出依靠信息技術,實現工作協同,建立扁平化企業管理架構,增強企業的核心競爭力,實現企業的可持續發展。
中國聯通福建分公司是中央直屬國有特大型電信企業--中國聯合通信有限公司的省級分公司,成立于1994年11月1日,是目前全省唯一一家全面擁有移動通信業務、數據通信業務、長途電話業務、本地電話業務、互聯網業務等多種電信綜合業務的骨干電信運營商。
1、 提升內部日常管理,對分散在各地的業務進行不間斷的連續監控和即時的狀態了解,信息水平流轉速度的要求提高;
2、 員工個人信息資源無法整合,不能充分互用、復用,工作過程信息及關鍵階段信息無法復用,不能作為經驗學習積累,企業信息資源無法統一,實現真正意義上的知識倉庫;
3、 人員之間的溝通,特別是異地的人員難以進行工作上的溝通,使用溝通工具,卻不能體現其工作成效、工作內容的連續、后續經驗的共享、知識的互用,部門之間難以協調,無法臨時組建跨部門的虛擬團隊,共同參與完成某一工作任務;
4、 由于人員調動,相關工作內容難以交接,崗位難以置換,工作過程中,新進工作人員很難快速了解以往工作任務情況,優秀工作人員的工作內容難以互用,重要資源無法留住;
5、 各種跨組織、跨地區、跨網絡的異地辦公、移動辦公越來越頻繁,使管理的難度越來越大。
6、 對于內控任務的制訂、審核、執行、修正、跟蹤、回饋、文檔記錄,沒法讓領導把握全局,快速提升內控監管能力。
榕基I-TASK執行先鋒在中國聯通福建分公司已實施近1年,從2005年11月份開始正式使用I-TASK 榕基任務管理系統,在用戶對產品的認真運用和實踐過程中,得到用戶的認可。
學用結合,強力推進。一是“扁平化管理,提高執行力”是一個新的管理課題,要以高度的責任感和較強的自覺性,認真組織開展這項工作,樹立大局意識,統一思想,轉變觀念,盡快適應和融入該管理模式的思路和理念中;各部門負責人高度重視這項工作,切實組織好人員的學習培訓,深刻領會其內涵、意義和實質,把該管理模式的實施與日常工作有機地結合起來,融會貫通,逐步以現代化的科學管理模式代替目前傳統的面對面交待、傳達的工作方法;在中國聯通福建分公司全省用戶的應用推廣中,該管理模式的業務技術指導和培訓由信息化部負責,組織實施由企管部負責。
注重實效,持續改進。一是在使用的過程中理論聯系實際,注重實效,切忌圖形式,真正實現該管理流程中的任務下達、完成情況上傳,既方便、快捷又高效的管理目的;二是在使用的過程中,要積極探索,對發現程序中的工作流程有不妥之處,及時與省信息化部聯系,不斷持續改進,提高管理水平。 加大考核力度,全面推動該管理模式的實施。例如中國聯通福建分公司將其重要的業務—內控流程管理引入榕基I-TASK執行先鋒中執行,在榕基I-TASK執行先鋒的業務支撐下,內控流程管理效率提高,提前完成該內控項目,同時也提高員工素質,便于企業實現資源共享、經驗共享和知識積累,構建學習型組織,這也證明榕基I-TASK執行先鋒為中國聯通福建分公司信息化提供了最佳解決方案,它是有效加強員工責任意識、迅速提高企事業單位“執行力”的有力工具。
促進內控體系建設及內控體系支撐
福建聯通內控體系按照6個主模塊進行劃分,每個模塊又根據需要進行細分,共有370多個內控子任務。并細化到每個具體責任人的內控任務。內控29分險點也通過此系統進行相應落實。系統通過任務協同、過程跟蹤、事務提醒、周報匯報等功能模塊,實現了基于任務、事務過程的協同辦公,落實具體的內控任務及相應責任人,促進內控體系建設及內控體系支撐,讓領導內控管理有形、督察督辦有力,決策分析有據。
加強內部溝通與交流,提高全員工作效率
通過提高任務目標管理能力,建立以任務目標、任務過程管理為核心的體系架構,提升管理力度,提高工作效率。
整合內控資源配置,加強團隊有機建設
能夠提高我們信息資源配置效率,節省經營成本。實現部門間任務協作或單個任務執行情況分析與評估,使各類資源在各個任務過程中合理有效利用,讓員工在完成工作任務同時,能夠將資源共享給其它人員,從而促進人員之間、部門之間工作經驗積累,相互學習,大大加強團隊的有機建設。
提高工作任務管理監督控管能力
提高領導對目標項目、任務、活動的有效分析及監督,為領導提供直接的管理信息資源,直接掌握各內控任務的執行進度、過程及結果。
有利于暢通信息渠道
內部人員交流溝通的好助手。利用系統提供的在線即時溝通,將信息等方便實時的通知到本人,還可利用短信平臺進行消息發送,降低員工日常工作的通訊費用。
有利于強化行政考核
提供對部門、人員任務完成情況統計分析報表,多種績效評估分析報表,周工作匯報績效評估以及周工作匯報統計報表。
提高了企業的管理水平
全面提高了管理人員和職工隊伍的素質,增加了工作透明度,理順了工作程序,部門之間相互溝通與協作,增強了職工的主人翁意識,開拓創新,進一步提高了職工求實進取的實干精神;通過工作流程創新,實現了扁平化管理,達到了“扁平化管理,提高執行力”管理的目標,提高了工作效率和勞動生產率,降低了經營成本。 引入決策支持系統,提高了市場分析能力和市場的反應速度,提高了企業核心競爭能力,在中國聯通各省分公司中處于領先地位。
中國聯通福建分公司始終貫穿著一條向管理要效益、并通過科學管理促進企業經濟效益增長的工作思路。通過積極探索不斷實踐和總結,他們以“扁平化管理,提高執行力”管理模式為載體,不斷完善其管理內容,實現全局日有計劃,月有考核。并及時組織進行全局的經營活動分析,完善分析功能,利用網絡資源編制動態經濟分析網頁,為企業管理部門正確地進行最優管理決策和有效經營提供有用的資料,為企業發展和領導決策提供科學依據。各部門把“扁平化管理,提高執行力”管理模式的實施與日常工作有機地結合起來,融會貫通,注重實效,持續改進,不斷提高全局管理水平。并逐步以現代化的科學管理模式代替目前傳統的面對面交待、傳達的工作方法。同時,加大對各部門的考核力度,全面推動“扁平化管理,提高執行力”管理模式的實施,促進企業的管理水平再上新臺階,提升企業的核心競爭力,提高企業現代化管理水平,保證企業生產安全、穩定、經濟運行,增強企業市場競爭力。