使用大數(shù)據(jù)的最重要好處之一就是支出跟蹤，這將有助于許多資金短缺的中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)衰退中變得更有彈性。
大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的生存至關(guān)重要
隨著不確定性的增加和消費(fèi)者需求的不斷變化，企業(yè)開展業(yè)務(wù)面臨更大的挑戰(zhàn)。當(dāng)一些企業(yè)采用人工智能系統(tǒng)來(lái)預(yù)測(cè)需求時(shí)，而其他一些企業(yè)則致力于擴(kuò)展市場(chǎng)份額，但有時(shí)卻忽視了自身的財(cái)務(wù)狀況。如果沒有足夠的資本，那么中小企業(yè)可以采用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)超越競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
與此同時(shí)，收入的減少和支出的增加會(huì)給中小企業(yè)帶來(lái)難以應(yīng)對(duì)危機(jī)的巨大威脅。因此，在投資于業(yè)務(wù)增長(zhǎng)之前，需要簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)。企業(yè)可以維護(hù)記錄、定義收入來(lái)源和管理開支。盡管跟蹤支出是企業(yè)管理者最不喜歡的任務(wù)，但糾正不利的支出模式對(duì)改善財(cái)務(wù)狀況至關(guān)重要。大數(shù)據(jù)可以讓企業(yè)更容易做到這一點(diǎn)，但他們必須投資于正確的工具。
除了有助于成本控制之外，削減開支還可以顯著增加利潤(rùn)，同時(shí)保持積極的現(xiàn)金流。同樣，企業(yè)可以利用這些見解做出明智的業(yè)務(wù)決策。雖然跟蹤支出對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)通常是一件難事，但是可以使用數(shù)據(jù)分析工具和方法進(jìn)行支出跟蹤，有效地管理現(xiàn)金流。
1.集成數(shù)字工具
毫無(wú)疑問(wèn)，人工記錄業(yè)務(wù)交易和歸檔支出收據(jù)可能會(huì)非常耗時(shí)。企業(yè)的員工必須在大量文件中查找收據(jù)并報(bào)告開支。除了耗費(fèi)時(shí)間之外，還會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)率和效率的損失。幸運(yùn)的是，采用智能的數(shù)字工具和應(yīng)用程序，企業(yè)可以采用支出跟蹤器軟件跟蹤業(yè)務(wù)支出。
集成數(shù)字工具將自動(dòng)跟蹤并記錄企業(yè)的開支，從而消除文書工作。企業(yè)可以將軟件與其他銀行和在線應(yīng)用程序進(jìn)行鏈接。此外它包含一個(gè)自動(dòng)標(biāo)簽，該標(biāo)簽可以區(qū)分業(yè)務(wù)支出和人個(gè)支出。智能的跟蹤工具使企業(yè)可以快速標(biāo)記多個(gè)支出。
2.使用數(shù)字工具區(qū)分個(gè)人和業(yè)務(wù)支出
通常情況下，支出可以分為業(yè)務(wù)支出或個(gè)人支出。因此，應(yīng)該學(xué)會(huì)區(qū)分個(gè)人支出和業(yè)務(wù)支出。以下是避免混淆這些支出的一些想法和建議。
•為企業(yè)提供單獨(dú)的借記卡和信用卡。它將阻止企業(yè)使用個(gè)人帳戶進(jìn)行商業(yè)交易，使支出跟蹤變得更加簡(jiǎn)單。同時(shí)，它也將在業(yè)務(wù)和個(gè)人開支之間劃清界限。
•有時(shí)會(huì)遇到分?jǐn)傊С觥＠纾赡軙?huì)與潛在的合伙人共進(jìn)午餐或?yàn)閱T工購(gòu)買咖啡。對(duì)于這種支出，需要出納人員將采購(gòu)作為單獨(dú)的交易進(jìn)行登記。這將有助于企業(yè)保持清晰的財(cái)務(wù)記錄，同時(shí)將收據(jù)分開。
有很多預(yù)算工具使用大數(shù)據(jù)來(lái)區(qū)分財(cái)務(wù)開支。企業(yè)可以使用這些工具更輕松地將其個(gè)人和業(yè)務(wù)支出進(jìn)行區(qū)分。
3.使用數(shù)字存檔來(lái)保存發(fā)票和收據(jù)的記錄
很多企業(yè)管理者認(rèn)為在支出方面有更多的權(quán)力，但這種想法是錯(cuò)誤的。每項(xiàng)業(yè)務(wù)都必須遵守政府制定的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)務(wù)規(guī)定。在許多要求中，一種是保留所有發(fā)票和收據(jù)的記錄。企業(yè)將需要它們來(lái)計(jì)算免稅額。同樣，如果企業(yè)接受內(nèi)部收益系統(tǒng)審核，則必須出示所有收據(jù)。
因此，需要收集和整理發(fā)票和收據(jù)。要在每張收據(jù)上寫上支出的日期和用途，以免造成誤解。此外還要保持電子記錄。可以掃描收據(jù)，并將它們轉(zhuǎn)換成PDF文件，然后在電腦中為這些單據(jù)創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的文件夾。
有很多工具可以讓所有記錄實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。企業(yè)可以使用更可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)平臺(tái)輕松保留這些記錄。
4.通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)查找免稅額
知道追蹤支出的目的是什么嗎?事實(shí)上，它提供了洞察企業(yè)的業(yè)績(jī)并確定符合減稅條件的機(jī)會(huì)。廣告支出、傭金、辦公用品、差旅費(fèi)和維修費(fèi)等業(yè)務(wù)支出都屬于免稅額。因此，企業(yè)可以從總銷售額中扣除這些支出，以減少其應(yīng)納稅所得額，從而減少總體稅收支出。
例如，企業(yè)獲得一筆500美元的收入，稅率為21%，因此稅費(fèi)為105美元。而扣除200美元的免稅額之后，收入將減少到300美元，其稅費(fèi)將降至63美元。簡(jiǎn)而言之，找到免稅額可以幫助企業(yè)節(jié)省一些稅費(fèi)。此外，如果企業(yè)使用的是數(shù)字跟蹤工具，可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)功能，自動(dòng)查找可以扣除的支出。
許多機(jī)器學(xué)習(xí)工具使企業(yè)的納稅變得更加容易。他們可以使用數(shù)據(jù)挖掘算法來(lái)查找潛在的扣除額，并篩選稅收記錄以查看是否符合條件。
5.與債務(wù)人設(shè)定付款條件
根據(jù)美國(guó)銀行的一項(xiàng)研究，82%的倒閉企業(yè)是由于現(xiàn)金流管理不善造成的。通常情況下，有大量資金從企業(yè)中支出。除了使現(xiàn)金流為負(fù)之外，它還影響企業(yè)的財(cái)務(wù)前景。因此，企業(yè)必須減少資金流出，最大限度地增加資金流入，以確保現(xiàn)金的可用性。最好的一個(gè)辦法是與客戶設(shè)定智能支付條款。
畢竟，越早提交發(fā)票，就會(huì)越快獲得付款。同樣，企業(yè)也可以設(shè)置折扣付款條件。例如，客戶在十天內(nèi)付款，則將獲得2%的現(xiàn)金折扣，這種方法可以加強(qiáng)與客戶的關(guān)系，并為企業(yè)更快地獲得現(xiàn)金。
6.審查和分類業(yè)務(wù)支出
在跟蹤支出之后，企業(yè)的工作并沒有結(jié)束。應(yīng)該盡力進(jìn)行檢查，并確定減少成本的方法。可以讓員工參與其中以減少成本。例如，如果員工出差參加會(huì)議或外出購(gòu)買辦公用品，在他們報(bào)銷之前首先需要提供支出記錄。因此，企業(yè)可以確保業(yè)務(wù)的透明度。
此外，計(jì)算每項(xiàng)開支占總支出的百分比以確認(rèn)重大支出。如果租金成本占總支出的50%，則需要考慮更換辦公地點(diǎn)。同樣，如果交納的稅費(fèi)過(guò)多，需要尋找新的方案。企業(yè)可以求助于當(dāng)?shù)毓?yīng)商以購(gòu)買原材料或轉(zhuǎn)向其他物流公司。這似乎很耗時(shí)，但減少開支可以帶來(lái)令人難以置信的長(zhǎng)期收益。
7.對(duì)債務(wù)保持警惕
盡管由于市場(chǎng)波動(dòng)加劇，企業(yè)需要進(jìn)行貸款意味著現(xiàn)金短缺，但這種情況卻很普遍。在某一期間，企業(yè)需要額外的資金來(lái)保持業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。但是貸款的關(guān)鍵是要確保收益高于投資。否則，利息將是企業(yè)財(cái)務(wù)上的額外支出。例如，企業(yè)打算購(gòu)買一家工廠，需要計(jì)算其產(chǎn)生的回報(bào)，并將其與貸款金額進(jìn)行比較。
它將幫助企業(yè)進(jìn)行成本效益分析，證明效益是否高于成本。此外，計(jì)算利息覆蓋率可以確定企業(yè)償還利息支出的次數(shù)。它將幫助企業(yè)設(shè)定明智的還款條件，關(guān)閉違約和破產(chǎn)的大門。
大數(shù)據(jù)工具比以往更輕松地管理企業(yè)的支出
不可否認(rèn)，跟蹤業(yè)務(wù)支出和管理資金是每個(gè)企業(yè)面臨的兩個(gè)主要挑戰(zhàn)。有些企業(yè)在計(jì)稅方面陷入困境，而另一些企業(yè)現(xiàn)金流中斷。跟蹤和管理支出對(duì)于了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況非常有用。這將降低業(yè)務(wù)成本，獲得更多的免稅額，并保持良好現(xiàn)金流，消除支出的浪費(fèi)。
通過(guò)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，企業(yè)可以更輕松地實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。事實(shí)證明，數(shù)據(jù)分析在跟蹤和管理業(yè)務(wù)支出方面非常有效，因此企業(yè)需要投資和采用適合的大數(shù)據(jù)工具。
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