傳統(tǒng)企業(yè)法務(wù)管理的大數(shù)據(jù)路徑
“未來的時(shí)代將不是IT時(shí)代，而是DT的時(shí)代，DT就是Data Technology——數(shù)據(jù)科技”，這是馬云講過的一句話，表明中國的IT變革已經(jīng)開始，“數(shù)據(jù)為王”的時(shí)代已經(jīng)到來
相信大家只要上網(wǎng)、看新聞、瀏覽報(bào)刊雜志或者跟朋友閑聊，都會(huì)聽到“大數(shù)據(jù)”的字眼。那么大數(shù)據(jù)究竟是什么，能否跟傳統(tǒng)的法務(wù)管理業(yè)務(wù)相結(jié)合，能否給企業(yè)帶來價(jià)值，大數(shù)據(jù)整體環(huán)境下，我們?cè)撚檬裁礃拥乃季S方式來思考問題、建設(shè)系統(tǒng)等，都會(huì)在企業(yè)法務(wù)工作者心中留下一連串的問號(hào)。
筆者作為一名長期為各企業(yè)提供專業(yè)的合同管理與法務(wù)管理IT方案的人士，希望通過本文的闡述，使大家了解大數(shù)據(jù)，了解大數(shù)據(jù)與企業(yè)法務(wù)業(yè)務(wù)的結(jié)合，了解大數(shù)據(jù)思維下企業(yè)應(yīng)該如何進(jìn)行信息化建設(shè)。
大數(shù)據(jù)成為核心價(jià)值
大數(shù)據(jù)的概念在此就不再贅述了，相信在網(wǎng)上隨便搜索一下，就可以看到關(guān)于大數(shù)據(jù)的非常豐富的概念和應(yīng)用案例。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的整體環(huán)境下，傳統(tǒng)企業(yè)的IT系統(tǒng)建設(shè)面臨巨大的挑戰(zhàn)，最大的挑戰(zhàn)在于思維模式的轉(zhuǎn)變。非互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期的系統(tǒng)，功能和流程一定是它的價(jià)值，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期的產(chǎn)品，數(shù)據(jù)一定是它的價(jià)值。
以數(shù)據(jù)為核心，反映了當(dāng)下IT產(chǎn)業(yè)的變革，數(shù)據(jù)成為人工智能的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)比功能和流程更重要。數(shù)據(jù)能告訴我們，每一個(gè)客戶的消費(fèi)傾向，他們想要什么，喜歡什么，每個(gè)人的需求有哪些區(qū)別，哪些又可以被合并分類。
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，市場(chǎng)對(duì)企業(yè)決策的效率、響應(yīng)的速度、預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性都有了更高的要求，只有那些與時(shí)俱進(jìn)且能充分利用數(shù)據(jù)價(jià)值的企業(yè)，才能在市場(chǎng)上搶占先機(jī)，贏得利潤。比如某通訊企業(yè)對(duì)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的分析與預(yù)測(cè)，減少了將近一半的客戶流失率;再比如中國移動(dòng)通過大數(shù)據(jù)分析對(duì)企業(yè)運(yùn)營的全業(yè)務(wù)進(jìn)行針對(duì)性的監(jiān)控、預(yù)警、跟蹤。系統(tǒng)在第一時(shí)間自動(dòng)捕捉市場(chǎng)變化，再以最快捷的方式推送給指定負(fù)責(zé)人，使他在最短時(shí)間內(nèi)獲知市場(chǎng)行情。
合同數(shù)據(jù)作為企業(yè)最重要、最全面的交易數(shù)據(jù)，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者掌握企業(yè)的交易量、交易分布并對(duì)未來交易進(jìn)行預(yù)測(cè)中，起到最為關(guān)鍵的作用。糾紛案件數(shù)據(jù)在幫助企業(yè)決策者了解案件信息、發(fā)案原因、涉案主體等，并通過數(shù)據(jù)分析找出避免此類案件再次發(fā)生的流程、制度或監(jiān)管的缺陷，降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的過程中，發(fā)揮著不可替代的作用;知識(shí)產(chǎn)權(quán)、公司治理等相關(guān)數(shù)據(jù)，同樣為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、目標(biāo)制定等，提供非常重要的價(jià)值。
毋庸置疑，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)法律事務(wù)管理的核心。但是如何建立自己的數(shù)據(jù)，如何利用已建立的數(shù)據(jù)，形成大數(shù)據(jù)積累、進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，無疑是當(dāng)下傳統(tǒng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們非常撓頭的事項(xiàng)。
傳統(tǒng)企業(yè)不同于互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，它很難在短期內(nèi)有大量的數(shù)據(jù)積累，所以短期內(nèi)也就難以享受大數(shù)據(jù)帶來的紅利。那么傳統(tǒng)企業(yè)的大數(shù)據(jù)之路是不是無法前行?答案當(dāng)然是否定的，上文中提到的兩個(gè)例子足可為證。傳統(tǒng)企業(yè)大數(shù)據(jù)之路是必然的，而且是迫在眉睫的，只是需要分步、分階段完成。筆者結(jié)合自身在多家大型企業(yè)法律事務(wù)管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，在大數(shù)據(jù)的相關(guān)理論和技術(shù)實(shí)踐的指導(dǎo)下，提出一個(gè)相對(duì)通用的路徑，各企業(yè)可依據(jù)此路徑，根據(jù)自身的信息化建設(shè)和數(shù)據(jù)積累情況，找到適合自己的階段和前行路徑。
大數(shù)據(jù)路徑的三個(gè)階段
傳統(tǒng)企業(yè)法律事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)路徑需要分步、分階段來完成。簡(jiǎn)單來劃分，可分為三個(gè)階段：數(shù)據(jù)的形成和簡(jiǎn)單分析階段、數(shù)據(jù)深層分析和挖掘階段、大數(shù)據(jù)處理階段，如右圖所示，下文將詳細(xì)闡述各階段的數(shù)據(jù)分析目標(biāo)和系統(tǒng)該如何建設(shè)的問題。
數(shù)據(jù)形成和簡(jiǎn)單分析階段。
此階段主要分析目標(biāo)為法務(wù)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單分析，為法律事務(wù)工作者及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全面了解和掌握公司已有的法務(wù)數(shù)據(jù)提供依據(jù)。具體來講，通過數(shù)據(jù)的建立，幫助企業(yè)管理者了解企業(yè)交易的基本數(shù)據(jù)，如企業(yè)合同的簽約數(shù)量、金額等;并基于此信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)分析，如可以按照法人單位和合同分類來了解企業(yè)交易數(shù)據(jù)的分布，使企業(yè)管理者明確投資重點(diǎn)。分析結(jié)果可用簡(jiǎn)單的圖表展現(xiàn)，如上圖所示：
此階段的系統(tǒng)建設(shè)為系統(tǒng)初建或形成期，此時(shí)期需要各單位首先建立覆蓋全法律事務(wù)管理職能的系統(tǒng)，形成涵蓋合同、案件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律審核、公司治理、律師人才、法律知識(shí)庫等多方面的數(shù)據(jù)，為后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。此階段對(duì)于多架構(gòu)、多業(yè)務(wù)類型的集團(tuán)型企業(yè)尤其重要，此類企業(yè)更要重視法務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和相關(guān)數(shù)據(jù)的形成。因?yàn)樵趩误w企業(yè)，老板通過電話或者會(huì)議的形式，即可了解到企業(yè)經(jīng)營的整體數(shù)據(jù)，但是對(duì)于業(yè)務(wù)多元化、組織層級(jí)眾多的企業(yè)來說，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成基本數(shù)據(jù)庫，本身就不是一件容易的事情，而且從集團(tuán)統(tǒng)一管控的視角出發(fā)，集團(tuán)全面掌握各下屬單位的合同交易數(shù)據(jù)，全面了解各單位的糾紛案件情況，對(duì)于集團(tuán)層面的整體決策至關(guān)重要。當(dāng)然此階段系統(tǒng)建設(shè)的模塊和功能也不是絕對(duì)的，需按照各單位的業(yè)務(wù)管理成熟度而定，比如有些單位法律專業(yè)人員較少，業(yè)務(wù)也比較少，法律人員除了審合同外，也沒有那么多的其他法律事務(wù)職能可以管，那么此類企業(yè)可以優(yōu)先考慮建設(shè)合同管理系統(tǒng)，后續(xù)隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展，外部競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈、法務(wù)管理的日益成熟，再逐漸將系統(tǒng)擴(kuò)展到法律事務(wù)的其他職能。
數(shù)據(jù)深層分析和挖掘階段。
在法務(wù)系統(tǒng)建設(shè)一段時(shí)間后，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)有了一定的積累，可對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部已形成的數(shù)據(jù)，或者與其他系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)放在一起，做深層次的分析和挖掘，為領(lǐng)導(dǎo)提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)支撐，幫助決策者進(jìn)行管理提升。如可以通過對(duì)現(xiàn)有范本的使用頻率、修改頻率等分析出范本需要完善的條款，實(shí)現(xiàn)管理上的提升;也可以通過實(shí)際簽約數(shù)據(jù)的分析，給出同一物資在不同供應(yīng)商之間的價(jià)格對(duì)比，從而找到價(jià)格更低的供應(yīng)商，降低企業(yè)的采購成本。分析的結(jié)果也可以用關(guān)聯(lián)性分析的圖標(biāo)進(jìn)行展現(xiàn)，如下圖所示：
此階段的系統(tǒng)建設(shè)，可以通過法務(wù)系統(tǒng)與相關(guān)系統(tǒng)(如采購系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)等)的集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一匯總分析;也可以借助外部的報(bào)表工具或者成熟的數(shù)據(jù)分析軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的鉆取和分析，支持企業(yè)的深度決策。
大數(shù)據(jù)處理階段。
在企業(yè)法務(wù)系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)達(dá)到一定的量后，大數(shù)據(jù)就產(chǎn)生了。
大數(shù)據(jù)是不僅是數(shù)據(jù)量上的增加，當(dāng)數(shù)據(jù)量足夠大的時(shí)候就實(shí)現(xiàn)了從量變到質(zhì)變的過程。舉例來說，如果每隔一分鐘甚至一秒鐘拍攝一張照片，則形成的是數(shù)量很多的照片，但隨著處理速度越來越快，從1分鐘一張到1秒鐘1張，突然到1秒鐘10張后，就產(chǎn)生了電影，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的變化。
大數(shù)據(jù)處理階段數(shù)據(jù)分析的主要目標(biāo)在于了解不同客戶的消費(fèi)需求，并對(duì)其消費(fèi)行為進(jìn)行判斷，從而制定出滿足其需求的銷售策略或者推薦，提升企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，贏得利潤。大數(shù)據(jù)階段的分析，還可以讓企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)需求情況分析自身產(chǎn)品和服務(wù)存在的問題并加以改進(jìn)，使企業(yè)生產(chǎn)出的產(chǎn)品快速迎合客戶需求，以需定產(chǎn)，降低庫存成本。大數(shù)據(jù)階段的分析，還可以通過機(jī)器學(xué)習(xí)等，使計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)一定的知識(shí)，識(shí)別人的意圖，并可在關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)處，給出風(fēng)險(xiǎn)提示和預(yù)警，代替人的部分腦力判斷等。
大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)分析不再受限于數(shù)據(jù)庫類型，不再受限于數(shù)據(jù)類型(結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或者非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))，不再受限于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)或者外部數(shù)據(jù)。此時(shí)的系統(tǒng)建設(shè)，可以考慮充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)、跨類型的數(shù)據(jù)分析和處理。如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過對(duì)客戶各種征信情況的檢索和分析，企業(yè)可以確定對(duì)不同客戶的授信額度，通過授信額度的準(zhǔn)確判斷，即可降低客戶違約的風(fēng)險(xiǎn)，又可防止優(yōu)質(zhì)客戶的流失;企業(yè)還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與智能識(shí)別設(shè)備的結(jié)合，通過二維碼技術(shù)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)合同的防偽和統(tǒng)一的電子歸檔，防止由于人為違規(guī)而帶來的風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)法務(wù)管理的合規(guī)性。
當(dāng)然法務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)所帶來的價(jià)值遠(yuǎn)不止上述這些，筆者只是基于自身對(duì)企業(yè)法務(wù)業(yè)務(wù)的理解，結(jié)合當(dāng)下比較流行的大數(shù)據(jù)技術(shù)和實(shí)踐，作出的初步闡述和設(shè)想。希望能拋磚引玉，激發(fā)企業(yè)法務(wù)工作者或者信息化工作者們，從自身管理需求出發(fā)，以數(shù)據(jù)為核心的思維方式思考問題，解決問題，為企業(yè)(尤其是傳統(tǒng)企業(yè))的大數(shù)據(jù)之路引入創(chuàng)新。通過對(duì)法務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和處理，真正幫助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)、提升盈利能力，降低成本，實(shí)現(xiàn)管理提升。
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