沒有一個有自尊心的企業想對外宣為效率低下、不專注、無方向性，經常無端地浪費數萬美元。然而，這正是每天發生的事情，因為全球各地的企業迫使員工花時間開會，而這些會議對投入的時間和精力沒有任何有層面的回報。
Work Simply的創始人兼負責人、《工作簡化術：擁抱個人生產力風格的力量(Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style)》的作者Carson Tate說：“很少有會議能產生可操作的工作。工作人員每周平均花費六七個小時的時間開會，然后，他們被迫在當天所剩的不多的時間里做他們實際要做的工作，這導致倦怠，而倦怠又導致人才的流失問題，你沒有發揮好人才的最大作用。”
當你的員工大部分時間都在開會，他們就沒有任何產出，除了更多的會議之外什么都沒有，Tate說，這成為貴企業的整個文化。
下面來談談如何確保你的組織會議有效且多產的方法。
認識問題，轉變文化
Tate說，第一步是了解會議問題的廣度和深度。首先記錄會議與其它工作花費了多少時間，并以實際的金錢和員工的時間可以在什么地方得到更好的利用來確定會議使你的企業付出了多大的代價。
Tate說：“你需要真正意識到以會議為中心的文化的影響和成本。經常有時間戳為凌晨兩點的郵件嗎?是否定期舉行涉及眾多高管的會議，而他們的技能和時間可以在其它地方得到更好的利用?花在這些會議上的時間，精力和金錢實際上產出了什么?”
一旦你了解了會議問題，現在是開始改變的時候了。無論你單打獨斗還是聘請像Tate這樣的咨詢機構，實施新的會議策略和戰術來取代舊的，都不容易。
Tate說：“開會的方式是整個公司文化的縮影。通過安排另一系列的會議來解決這個問題是荒謬的，你必須從業務的核心著手，改變每一個假設，從你與技術的互動，到有多少人應該參與業務決策，會議舉行時間，長度等等，否則，你只是在傷口上綁了一個繃帶，而實際上你是需要去急癥室就診的。”
把技術弄明白
通過合適的協作工具和正確的思維方式，會議可以變得非常有成效。在這里，認識到員工隊伍的轉變至關重要。
West Unified Communications的業務運營執行副總裁Rob Bellmar說：“員工隊伍已經發生了變化，變得更有流動性，更全球化，更遠程。擁有現場會議般的“豪華”，甚至整個團隊在同一個房間里的會議也是罕見的。”
這就是技術派上用場的地方，但要知道從哪里入手可能很困難。由于BYOD的興起，協作工具的市場最近很火爆，協作工具的使用進一步復雜化。
Bellmar說：“協作是一種非常個人化的技能，每個人的工作方式不同。你喜歡一些工具而不是其它工具，你喜歡通過音頻進行會議，也許你在共享文件和通過聊天和即時通信時工作最有成效。盡管員工有這么多的選擇是一件好事，因為他們可以“自帶應用程序”，然而這對企業來說并不容易，但是最重要的是，如果工具和應用程序不能滿足他們的需求，反而使他們的工作變得更加困難，那么用戶就會另辟蹊徑。”
仔細看看員工的工作方式，以及他們在協作時喜歡的技術。一旦你重新評估了協作策略，你可能會發現自己會接受而不是拒絕使用視頻會議、網絡廣播、實時聊天、移動會議技術以及傳統電話會議甚至短信等工具，云業務通信平臺提供商RingCentral的產品副總裁David Lee如是說。
Lee說：“提高生產力意味著你必須將技術與現代勞動力的習慣相結合。是的，有先期投資成本，但是很多企業已試圖通過外包來節省資金，這可以讓員工遠程工作，削減人員——但如果他們無法讓所有人協作，他們又能省出什么呢?”
他補充說：“充分利用花在會議和協作上的時間可以節省資金、免去你頭痛的煩惱、刺激經濟增長，這也要重點關注。”
評估每次會議邀請的價值
個別員工可以通過采取一些簡單的行動來幫助你的組織擺脫以會議為中心的文化。
Tate說：“首先，質疑你受邀參加的每一場會議的價值，在你接受之前，問問自己什么是投資回報，你時間和精力在這上面能得到什么?為了參加這次會議你要放棄什么?問問自己，你的存在是否會貢獻或增加價值?這會不會是最后五次會議的舊事重提?”
Tate說：“另一個關鍵問題是，如果我不參加，誰會失望?”
Tate說：“你需要清楚自己不出席的話會‘讓誰失望’，而且你要能夠自信地表達這樣的想法，怎么最大限度地利用你的時間才能為你所做的工作增加最大的價值。很多次會議只是關于權力斗爭的——比如誰出席了，誰沒有出席，這對企業來說沒什么價值，你可以這樣婉言謝絕，‘我看不出我可以在談話中增加任何價值。相反，我要致力于X，Y，Z，這就是為什么這比實際會議更有價值。”
Tate說，這樣做不僅賦予個人權力，而且賦予他們的同事、管理者權利，并且賦予人們拒絕不必要的會議的直接報告的權利，迫使組織會議更加精簡。
管理顧問、個人高效能培訓師、以及《會議很重要：重要對話的八個強大策略(Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations)》的作者Paul Axtell說，這并不是說會議沒用或不產生價值;事實上，會議可以成為企業必須完成工作并促進成功的最強大的工具之一，只是他們必須以正確的方式做事。
改變感知
Axtell說，改變對會議的感知方式很重要，從夸夸其談光說不做這種不愿見到但又無可避免的情況到致力于問題解決的小組談話也是至關重要的。
Axtell說：“如果你必須要開會，不妨試著改變你談論的方式，而不是像往常那樣的畏懼、害怕和無聊，強調會議本質上是讓多個人進行談話和交流如何解決問題的一種方式，這樣一來，你就可以著重于做些力所能及的事來支持你的人才，以表彰他們投入的時間和精力。”
教授溝通和說話技能
Axtell說，生產力會議的最大障礙之一是對于大多數與會者來說，溝通并非他們的強項，尤其是在IT方面。
為了克服這個障礙，投資培訓和專業發展課程，旨在教授溝通技巧，使工作人員有信心表達自己，并且簡潔有效地表達自己。
Axtell說：“你的人需要諳于談話，大多數工作人員沒有就核心技能認真考慮過：‘我如何開始談話、提出我的觀點、總結、有效和高效地傳遞信息?’”
Axtell說：“傾聽也幾近在員工中消失，但是可以通過學習和磨練掌握它。”
堅持開小而親切的會議
Axtell說：為了方便有效溝通，確保每位與會者都有機會得到傾聽，會議規模要小。四五個人的小組會讓人感覺更親密，能騰出更多的時間建立聯系，傾聽并提出解決方案。而且，在較小的小組中，任何意見分歧都會得到更加溫和且巧妙的處理。
Axtell說：“當我和客戶交談的時候，他們幾乎總是告訴我他們覺得在4到5個人的小組中更容易做到真實、公開和坦誠，當他們被迫參加大型的小組會議時，由于環境不夠親切而使他們沒有安全感，并且好的想法或創新的解決方案被淹沒的可能性增加了。”
Axtell說，小團體也更有可能處理和解決核心問題，并將不相關的話題押后處理。
總是有一個議程，并堅持下去
即使在小群體里，也可以很容易分散思路。將會話集中在必須解決的問題上是至關重要的。這就是為什么計劃并堅持議程是很重要的。
Axtell說：“一個議程只不過是一個解決問題的途徑，人們在舉行會議時忘記的一件事是，在設計這些對話時必須對具體的結果心中有數，有規定的時間和計劃對任何你正在討論的問題追根究底。”
生產性會議的力量
Tate倡導了一個基于首字母縮略詞POWER：目的(Purpose)，結果(Outcomes)，誰(Who)，執行(Execution)，責任(Responsibility)的戰略。
目的
這就是會議背后的“為什么”。會議前必須明確說明這一點，并為那些必須參加的人員提供參考。將會議的目標納入更大的戰略業務優先級也是有幫助的。
結果
在會議結束時會最終發生什么?如果這是一個決策會議，請務必在規定的時間結束之前做出決定。Tate說：“結果可能是就新的假期政策通知我的同事們，但事實上，結果是一定要有的，否則會議就沒有任何實際的目的。”
誰
會議的這個層面不僅規定誰出席，而且還要為每位參加者分配具體的任務。Tate說：“你決定了誰才是提供與需要解決的問題密切相關的數據、背景、主題的恰當人選。這樣一來，這些人都可以準備好所需的信息，讓更大的群體做出決策。”
執行
Tate指出，議程的這一部分在會議還沒開始之前應留白，并在會議期間填寫，以詳細說明參與者如何從遇到問題到想出解決方案。這能確保每個與會者在會議結束后都有具體的行動和任務。
責任
會議結束之前確保每位與會者了解他們負責的是什么，并且有權在“執行”階段完成分配給他們的任務。Tate說：“這并不一定意味著他們必須親自做特定的任務——這可能意味著他們在跟進主管或其它部門的任務，但他們必須對自己的任務負責，并接受相關的期限和時間表。”
結論
使組織文化擺脫無休止的會議決不是一件容易的事情，而且絕對不會一夜之間發生。但這是值得的事情，因為它有助于提高生產力、簡化業務流程、提升員工參與度，增強士氣和工作滿意度。所以，下次你得到一個會議請求時，不妨考慮一下拒絕它，看看會發生什么。
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