然而，盡管這些看似常識，很多組織仍然在低價值的任務上浪費時間，而IT部門就是這種情況比較嚴重的領域之一。
IT領域中比較普遍的一個特定領域是數據保護，尤其是數據備份和恢復，在這些領域中，人工任務長期以來一直主導著整個流程。最典型的例子是，訓練有素的IT員工在工作日內需要驅車15到20公里到達異地磁帶存儲庫備份數據。
這不僅是浪費時間，還是采用的傳統磁帶存儲，其實IT部門可以做得更好。如今已經有了更多提供更安全脫機備份的技術，但許多組織仍堅持這一過時的方法。
不幸的是，備份和恢復往往資源不足并且管理不善。最壞的情況是完全忽略，充其量只是在項目結束時才實施;而導致過時的孤立的產品提供不同程度的功效，甚至不能保證較低程度的彈性。備份和恢復是關鍵業務流程，不應該是這樣。如果方法正確的話，它們可以提供真正的商業價值。但是更好的方法是什么?
需要知道的事項
一個關鍵要求是作為整體數據管理策略的一部分，并采用一致的備份和恢復方法。而這又需要知道需要保護什么數據，以及至關重要的是保護它的位置，這不是一件容易的事。
應用程序及其數據不再局限于組織的數據中心，幾乎可以在任何地方方——臺式機、服務器、SAN、分布式NAS設備，以及越來越多的多個云平臺，而且，如果沒有有效的復制控制，數據可能會大量復制，不僅導致孤島，還會出現多個相同的副本。
一種解決方案是備份所有內容，但這并不實際，這意味著需要對備份資源進行配額分配和優先級劃分。但是，該優先級需要以業務而非技術為主導，并通過提出以下問題來設置優先級：
· 如果丟失此應用程序和/或數據，會對業務產生什么影響?
· 沒有數據，企業能夠承受多長時間?
· 如何很大程度地減少影響或減少停機時間，或兩者兼而有之?
一個過程，而不是工作
另一個要求是觀念上的重大轉變。忘記備份“工作”和“窗口”，或者使系統脫機以運行備份。如今的技術日新月異，例如，可以在不影響可用性的情況下隨時進行實時快照。
同樣，磁帶具有大量可供選擇的替代品，例如可用于內部部署、遠程站點或越來越多地在云平臺中使用的替代方案，以滿足各種需求和預算。此外，現在可以連續復制關鍵業務應用程序，并在出現問題時可以簡單地對整個系統進行故障轉移。組織甚至可以購買這種連續和立即的災難恢復即服務(DRaaS)。
這并不是說應該忘記基本事項。就像3-2-1的備份規則所述，該規則始終保留三個完整的數據副本，兩個存儲在本地，但存儲在不同的存儲介質上，另外至少一份異地存儲，如果組織使用WORM(一次寫入，多次讀取)方法保護，那么現在可能會包括云平臺。
組織也不應該忘記需要驗證備份的一致性、數據合規性和潛在的惡意軟件。尤其是，鑒于勒索軟件攻擊的嚴重險性越來越高，通常會感染很多已經進行備份的組織。
而且不要認為任何事情都是理所當然的。例如，常見的誤解是云計算服務提供商將自動備份云平臺中存儲的所有內容。這些廠商可能會備份，但是除非組織支付額外的費用，否則無法保證這些廠商能夠將組織丟失的數據進行恢復。這同樣適用于SaaS產品(如Microsoft 365和Google G-Suite)，也適用于更廣泛的基礎設施平臺(如Azure和AWS)。
采用自動化技術
可以說，節省時間的最重要方法是使備份和恢復過程實現自動化。這不僅意味著備份工作的自動化，還意味著盡可能多的備份和恢復過程，不管這看起來有多簡單或復雜。
例如，比較常見的恢復過程并不是所謂的災難恢復。它們更可能是單個文件、硬盤或應用程序，因此可以使用自助服務工具實現自動化，從而使請求恢復的用戶能夠自己執行恢復操作。
另一方面，全面的災難恢復要少得多，并且很難實現自動化。主要是由于需要恢復多個應用程序、服務和數據源，而這些文件又可能依賴于其他應用程序，服務和數據源，并且可能依賴于不同的平臺。除此之外，大多數恢復要求以特定順序將系統恢復在線狀態。
很少有組織能夠準確地描繪出最新的環境來演練這樣的大規模災難恢復，因此所涉及的過程應該進行大量記錄。但是，在資源貧乏的IT團隊中，這種情況很少發生，并且所生成的文檔也不可能保持最新狀態。其答案就是所謂的運行手冊自動化，這是一種日益普遍的工具，可用于單擊一次指定恢復順序并啟動所需的恢復過程。
因此有必要回顧一下Drucker的話，有效的缺點是組織經常為其過去而不是未來進行優化。
如果組織不希望自己的未來成為過去，那么需要采用不同的方法。
到了2020年，現在的數據比10年前更有價值。至關重要的是，組織必須更好地了解數據，并了解部門希望如何使用這些數據。這將使組織對需求有更好的理解，這意味著不必專注于對現有流程的部分改進，而實際上可以通過使用使其更加放心、提供更好結果的新技術來產生重大變化并完成更多工作。
無論如何，現在是備份和恢復措施實現現代化的時候了。
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