必須承認——企業文件共享是一個灰色地帶。至少，它正在走向灰色，隨著移動作業成功逃避數據治理規則之后。人們應用企業同步共享服務將需要處理的文件發送到他們的智能手機、平板電腦和其他移動設備上，這成為企業影子的主要元兇——未經審批的云和移動應用的共享、同步、操作行為都能夠造成企業數據損失。
眾多的調查結果顯示，大量的員工正在使用文件同步和共享服務。數量還在不斷增長。無論調查引用何種數據，可以確定的是，那一定是個大數字。
危險是顯而易見的。如果不對企業信息加以管控，你無法知道將會有多少人在操縱它。如果一位員工沒有恢復他留在同步共享設備上的文件，那么這些文件很容易丟失。沒有哪家公司愿意接受由此帶來的損失和潛在危險，但是不知為何數據之門仍然四敞大開，也沒有人會去操心損失的東西和數量。
鎖定？不行吧
情況雖不容樂觀，但基于企業廣泛使用文件共享服務的現狀，現在做好管控仍然為時不晚。毫無疑問，我們已經錯過了時機，但仍然有時間迎頭趕上。
你可以采取嚴厲的措施鎖定企業的數據，將每一個復制操作視為關鍵，但是這無異于和自己過不去，如果使用移動設備的員工無法獲取他們所需要的信息，這種做法會適得其反。除此之外，即便將他們的筆記本釘在桌子上，也會有更多的方式和技術幫助用戶沖出藩籬、枷鎖和牢籠的禁錮，到頭來還是會有更多的數據偷偷溜走。
如果你無法戰勝他們，那么就加入他們
一種可行的方式是將文件同步共享服務納入到自己企業內部的基礎設施中。如果你能夠提供商業服務所有的便利和普及，你將重新控制自己的企業。
幾年前，還沒有Box、Dropbox、 Google Drive、Microsoft的OneDrive等商業服務的替代品。但有一小部分的文件同步共享服務供應商成長非常快，現在已經有了更多的實現選擇了。
和如今在數據中心中的一切事物一樣，EFSS也能夠部署和管理于公有云、本地或是混合云。Box、 Dropbox還有大多數EFSS主要供應商在他們的產品中都提供企業版本的SaaS服務，并集成了復雜的管理功能幫助企業管理人員管控服務使用者及使用方式。你的數據在云上，但你能夠有所控制。在員工離職時，你將不會損失任何的信息資產，你也能夠限制員工內外部共享的權限。
本地EFSS
對于將自己的數據存儲存放在外還在審慎觀察的各位，還有很多的的本地EFSS可供選擇。在企業內部安裝一個EFSS應用基本能滿足與SaaS類EFSS產品相差無幾的控制，為企業數據加強保障。
是否選擇本地系統意味著是花幾塊錢就獲取服務還是重新部署服務器和存儲資源，并且你還需要員工管理維護系統。如果你的公司樂于處理這樣一些事，那么你有很多路可以走。
你可以安裝一個獨立的系統，它具有類似于商業云共享服務的特性。或者你也可以采用一個EFSS產品，將其與你當前的系統集成，員工能夠同時訪問同一數據源，減少不必要的數據復制，并且利用版本控制還可以實現跟蹤。舉個例子，EFSS應用能夠與你NAS中的用戶共享搭配——你仍然需要維護企業文件共享服務，但它不需要那么多的數據管理。
另外一種處理企業文件共享的方式是讓副本數據對EFSS用戶可用。Commvault和Druva提供EFSS附加組件，能夠將備份數據轉變為可同步共享的“活躍資源”。這種方式賦予了備份數據更多的價值，并且確保用戶使用的都是最近版本的文檔和表格文件。
掌控同步共享
無論你的公司采取什么樣的措施解決文件共享的問題，最重要的是掌控企業數據的動向。無論是選擇本地還是基于云，都要確保它能夠支持目錄上的基礎設施——尤其是活動目錄或LDAP。你會得到一個細粒度的產品工具集，能夠讓你決定某一用戶是否具有修改文件還是只讀的權限。
無論你選擇什么方法，當你計劃管理這項服務時，最主要的是在事情變得更棘手之前立刻去做。
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