上上簽是專門做電子簽約的,通過電子簽約云端的技術遷移企業的數字化升級,除了電子簽約把傳統的紙質合同轉變成電子的方式進行簽署之外,我更希望簽引能夠讓企業和企業之間發生連接,下面進入我20分鐘的分享。
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傳統企業與電子簽約
首先,我們可以看到如今在各種場合都會提到企業數字化的成長,不管企業現在處于什么樣的階段,是什么樣的規模,特別是今年疫情突如其來,其實都推動了企業對于數字化成長的需求,其根本目的就是為了提升我們企業自身的競爭力。我們可以看到,數據其實是核心,拿電子簽約、電子合同的數據來說,其實是企業里面非常基礎、最準確的數據,也奠定了在企業的經營數據里面非常重要的地位。
第二,數字技術作為一門基礎,我們電子簽約其實也就是給企業的一些數字化成長提供了更多的可能。電子簽約其實是打通企業數字化轉型的最后一公里,傳統的合同簽署是紙質合同,可以看到合同在系統里面確認好以后會進行打印、審批,然后雙方蓋章,這個過程可能涉及到快遞,最后合同簽署完成之后還要進行紙質的歸檔,這是一個環節。通過線上簽署之后沒有了線下的環節,整體形成了線上的閉環,我們可以看到它平均的簽約周期。我們統計一下,從3天降到了3分鐘,時間上縮短了95%以上,第二合同整體費用下降了60%,通常我們以快遞的成本來衡量,這個里面還涉及到企業里面很多隱性的成本:紙張的成本、打印的成本、油墨的成本。
電子簽約是在連接企業各個部門,我們可以看到企業部門如采購、銷售、財務、金融,甚至物流部門,這些部門都會產生很多的單據,而這些單據需要全部進行線上化。
舉一個例子,奧克斯空調在引入電子簽約之前,它原先的售后網點、合同網店都是在線下進行。這里碰到的問題一方面是來回效率低,第二個是文件多了以后難以管理。另外因為都是異地的簽署,存在合同上面冒簽、代簽。引入了電子簽約以后,整體的售后網點的拓展服務更快速了,因為合同這個環節提高了流轉效率,線上形成了一個完整的閉環,明確了雙方的權責,也降低了合同上面的糾紛。
我們看到他們整個協議,線上簽署之后,由原來的10個節點變成現在的5個節點,原先整個合同簽署大概需要15個小時,現在一份合同的簽署只需要一個小時,可以看到降本提效的作用非常明顯。
到底什么是電子簽約,電子簽約是不是具備有法律效力?我們可以看到電子簽約是一種傳統紙質合同的一種新型的表現形式,主要便于借助現在的移動互聯網技術,讓企業和企業之間的簽署更加方便。
我們看一下,通過我們的企業跟我們的外部的簽約方,外部簽約方是誰?上下游、經銷商、供應商、客戶、合作伙伴、企業內部的員工,通過第三方獨立平臺,在平臺上進行線上簽署,最后落地的形式是一份電子合同,這個電子合同是以一個PDF形式作為載體,滿足我們國家的電子簽名法的要求,它里面應用了CA的電子證書,另外數字簽名的技術,再加上可信的時間戳,形成一個電子簽約的文件。
我們上上簽平臺累積相關的司法判例有600多個,覆蓋114家法院和4家仲裁機構。因為它作為一個電子證據,為了讓它的采信度更高更強,我們平臺引入了公證機構,跟公證處打通,通過公證進行實時的公證,把數據進行相關的存證,最后形成一個公證文書,有法律上的糾紛我們也可以開取公證書,它的認可度是非常高的,我們通過公證這樣一個環節對于證據進行更加的保全和保障。
電子簽約的環節過程,現在正在在移動的手機端,可以看到簽約方式非常簡單,可以通過短信的方式,收到一條短信有一個短信鏈接,打開合同文件,這個文件在線可以查看,有紅章,還有手感的簽名。更重要的環節,電子簽約需要有一個校驗,目前常用的技術就是短信驗證碼或者還有一種更加嚴謹的方式就是刷臉的技術,來確保是你本人的意愿來完成簽署。最后簽完的合同形成一個電子的PDF文件,可以看到過程是非常的簡單,也是隨時隨地。
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電子簽約典型應用場景分析
目前電子簽約在傳統企業里主要有三大應用場景。
第一,供應鏈,因為供應鏈涉及到了上下游的供應商。
第二,人力資源,人社部在3月份也有表態電子勞動合同跟紙質傳統的勞動合同同樣具有法律效力的形式,目前很多傳統企業逐步運用到了跟員工簽署電子勞動合同。
第三,物流場景,很多企業包括物流公司都會有一些物流單據。供應鏈數字化的電子簽約解決方案,我們可以看到因為供應鏈它其實很多的合同數據本身不是孤立的,都是存在于我們企業內部的業務系統,企業有很多的供應商管理系統、ERP系統、管理系統,經過內部審核,審核以后通過電子簽約平臺進行連接對接發起合同完成簽署。我們對于上下游的供應商進行企業的身份認證,也就是我們今天講的實名認證,會頒發一個CA的證書來作為身份標識。我們很多企業自己本身有集團和分子公司,包括我們的法人,對于這些模板合同印章要進行統一管控。上下游的管理,我們跟企業之間是通過線上簽署的,去除了原先紙質的快遞的環節,整個流程是打通的。證據的保存,通過公證機構進行實時的公證,能夠對證據進行實時保全。
通過一個案例,世界五百強企業就是上海電氣,今年啟用電子簽約的時候由他們下面的二級集團上海電站集團發起的,逐步拓展到他們的總公司,有二級集團,下面又有分子公司,每年跟全國的供應商有大概一萬份的合同簽署,及時性、有效性方面都有很大的要求,原先通過傳統的方式進行。通過電子簽約線上方式的上線后,對于他的供應商來說可以實時的查詢觀看,優化了體驗。
對于合同簽署流程再造,涉及到合同起草之后信息的復核、線下的打印,線上簽約之后很多環節是不存在的,因為合同自動流轉起來了,這里可以看到它原來9個節點變成4個節點,最主要還是應用申請包括線下的蓋章的動作進行了優化。
因為企業里面有專門的管合同的人員,原來特別繁瑣,把他們從繁瑣的合同簽署上解放出來,通過人員再配置發揮他們企業真正關心的業務,創造更大價值。
合同涉及到風控,怎么把風控能力增強?原先紙質合同流轉,供應商沒有認真,他需要做電子認證,所有的信息都需要跟工商局背后的數據進行認證、校驗,頒發CA的證書,這樣可以有效避免履行過程當中的法律風險。
線上流轉的過程當中我們可以看到,通過系統的對接,原先大家可以知道我們和大部分企業里面不同金額的合同的審批流程是不一樣的,50萬的合同可能部長審批就OK了,一百萬的合同可能需要上級來進行審批,這樣就可以有一個銜接,就避免了越級簽署的現象發生。
合同簽的過程當中,所有的經辦人員都是經過認證的,簽的時候可以要求他進行刷臉的認證,確保人員身份的真實性和一致性。
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助力傳統企業數智化轉型升級
可以看到在企業發展過程當中,電子合同不是簡單的把紙質合同變成電子合同,更多是一種業務管理跟運營的管理上面的革新。我們可以看到傳統合同變成了電子合同之后,除了基礎大家理解的簽的功能,我們叫做合同簽署的基礎服務。把它完成線上的簽署,包括存證的保全,這是一方面。
第二方面,現在整個電子簽約平臺的發展趨勢也是注重合同的智能管理,這里面涉及到合同從企業到上下游經銷商或者我們的員工進行一個高效的流轉。業務上的管控,我們企業有不同的分支機構,有集團、有分子公司,我們合同有不同的業務線,經銷商的、供應商的,勞動合同是不同的業務部門負責的,這部分數據都需要做到隔離。
第三,合同的關聯方,相關方。最后就是合同風險上面的管控,通過電子簽約連接的服務,因為電子簽約的服務是基于云端的架構,更加關注用戶的體驗。
我們可以看到上上簽這樣的電子簽約平臺,一方面我們服務了很多的世界500強的客戶,這些客戶他在應用電子簽約的過程中,不斷產生一些新的需求,這部分需求也代表了企業的新的合同簽署的管理理念,我們會把這部分需求不斷迭代到我們統一的平臺上。另一方面,我們在這個過程當中,新的企業進來以后,因為它也同樣用這樣一個平臺,共享了頭部標桿企業他們的最佳實踐和一些數字化的成果。
下面也是我們信息化比較關心的電子簽約的能力實現起來是否方便,我們提供一些成熟度比較完整的接口,可以跟企業快速集成,把簽署環節、認證環節、合同管理進行對接和實現,讓企業最低成本擁有電子簽約的能力。
另外一部分,合同的數據到底是不是足夠安全。合同作為企業的基礎數據,我們作為一個平臺對于合同數據的管控是不是能夠做到有效的保證。舉一個例子,這是我們一個合作的世界500強賽諾菲,當時他們選擇電子簽約的時候,引入了一家歐洲第三方專業測評公司,他們對于上上簽的平臺進行全方位的安全測評,當時在1000分里面拿到了912分,是他們合作的所有供應商里面,做測試拿到分數最高的一家。
電子簽約對于很多企業來說,它是新的應用和新的嘗試。嘗試過程中,我們通過跟其他企業的交流合作,比如我們合作的世茂集團,他們對于人員的電子勞務合同簽署以后能夠看到70%的紙張節約、3000+小時的人力成本減少、70%的HR內部效率提升、5分鐘完成簽署,同時電子簽約項目團隊也拿到了很多企業創新大獎。
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關于上上簽公司
最后一分鐘時間簡單介紹一下上上簽公司,目前作為國內最大的電子簽約平臺,我們是2014年8月份成立的,2017年11月份收購快簽,2019年7月份上上簽跟眾簽戰略合并,雙方通過整合形成優勢互補,共同打造上上簽品牌。截止今年9月30號的合同付費簽署達到115.2億次,單日合同簽署量峰值是3094萬,服務企業客戶是733家。
目前,我們已經服務了超過120家世界500強客戶,這部分客戶的滲透率在10%左右。大家知道電子簽約跟外部發生連接,更重要的作用是電子簽約是線上的,不是像傳統的OA、ERP系統是本地部署的,電子簽約最好的解決方案是基于云端SaaS的解決方案,能夠起到互聯互通。
我們可以看到像這樣,如果是本地部署的話兩個系統是不通的,企業和企業之間不能發生簽署的,需要注冊。如果是通的話,比如光明乳業和菲仕蘭他們之間互為供應商,通過電子簽約平臺天然的建立了一個信任的關系,企業跟企業之間發生了合同的簽署。大家可以想像一下上上簽積累了這么多的客戶,未來一定會成為數字時代的基礎設施,能夠讓我們的電子簽約把企業的合同的簽署跟管理實現更加的高效!