進入哥倫比亞大學牙科學院(CDM)時，學生需要購買自己的牙科器械在學校的診所供患者使用。同時，他們還需要負責確保這些工具不丟失。牙科器械包括反射鏡，探頭和探針，每個器械的長度都約為6英寸，圓柱形，大多數是鋼材質制成。跟蹤這些物品對學生和診所來說來說都是一個很困難的任務。丟失的工具必須進行替換，這對于診所和學生來說都是筆大花銷。
因此，CDM采用了一個RFID系統，用于在臨床使用，滅菌及存儲過程中跟蹤每個器械及其包裝。該技術是由牙科器械商LM-Dental提供的，2015年7月投入使用。大多數LM-Dental的器械都預先附著了高溫高壓消毒版本的Xerafy RFID標簽，且擁有鋼芯及有機硅外殼。CDM的工作人員也會在非LM-Dental提供的器械附著Xerafy標簽。目前，CDM共附著了10000個器械并預計明年年底將在所有的20000個物品上進行附著。
(當裝有牙科器械的盒子放置在LM-Dental讀取器附近時，該設備會讀取到每個工具附著的Xerafy標簽，然后系統會確認所有物品是否都在盒子上。)
CDM的首席信息官以及口腔健康信息學助理教授Steven Erde稱，RFID系統是記錄每個工具使用，滅菌消毒以及滿足合規性的好方法，這也是CDM使用RFID系統的主要驅動力。然而，擁有數百名學生的學校的牙科器械管理也遠比小型牙科診所復雜。
對于容納150個患者的診所以及牙科學生(每年大約有80個新學生入學)來說，困難不僅在于器械在于學生手上的時候，診所自己的工作人員使用高壓釜滅菌時的跟蹤也是大挑戰。部署該RFID系統前，每個學生不得不購買一套大型的儀器以應對裝入包裝盒中遇到的所有潛在狀況。這些包裝盒使用塑料及不銹鋼混合制成，尺寸從14英寸*6英寸*1英寸到6英寸*2英寸*2英寸不等。學生們在中央存儲區域將這些牙醫器械裝入盒子內，然后送到診所滅菌殺毒直到需要時取出。清洗消毒時，診所員工無需檢查每個盒子器械是否完整。而是由員工目視確認這些信息。
該方案中，每個器械都附著了一個RFID標簽并綁定了LM-Dental提供的牙科跟蹤系統中的資產數據。通過使用RFID系統，CDM免除了學生的人工動作。相反，器械盒由CDM檢查，滅菌消毒并進行存儲。
在這一過程中，CDM在幾個關鍵位置(器械檢查點，器械消毒前，器械消毒之后)安裝了LM-Dental的桌面RFID讀取器。未來，存儲區域還將安裝讀取器，幫助員工跟蹤未在使用中的器械。
公司系統銷售經理Stephen van Heerden稱，LM-Dental選擇了高溫高壓消毒版本的Xerafy Dot XS及Dash XS RFID標簽，這是因為其他制造商無法提供公司需求的如此小體積的標簽。此外，Xerafy銷售及營銷經理Moses Chang,表示，除了這款標簽，目前市面上尚無類似經過驗證及大規模使用的標簽。他說：“從技術角度上看，最大的挑戰在于創造一個不影響使用的足夠小的標簽，同時還能提供客戶需要的性能。Xerafy的高壓滅菌系列標簽可以完美的解決這些問題。”
Erde稱，該RFID方案從某種程度上是CDM催生的。CDM精通技術并希望找到一種技術方法方便工具的跟蹤。
CDM找到了LM-Dental，一起開發RFID方案來管理牙科器械。經過9個月的測試后，去年夏天CDM的系統開始投入使用。
當學生需要工具 時，他們需要器械檢查區域提交要求并在HID RFID讀取器讀取ID卡，接著ID卡的ID號碼便會發送到LM-Dental軟件上進行驗證。員工在檢查窗口尋找特定學生的器械盒時，只需讀取ID卡便可找到工具位置。
使用結束后，學生會歸還裝有待消毒滅菌的器械。消毒過程結束前，工作人員會將其放置在高壓釜出入口進行讀取。系統會根據這些數據判斷器械有無丟失。如有丟失，CDM可以聯系改學生確認能否找到。
消毒后，這些工具和器械盒會在高壓釜出口再次讀取。同時系統會更新這些器械的狀態。
診所每日消毒200到300個器械并大概會發現十來個問題。RFID系統使用后，問題的數量有所下降。
此外，診所還用該系統自動記錄工具檢查時間，歸還時間及消毒時間。這些數據也幫助診所更好的管理器械。
下一步，CDM欲將該系統用于三個存儲區域的跟蹤。每個位置的員工都會使用RFID讀取器讀取標簽ID。此外，CDM正設計一個50個牙醫椅位的大型診所，RFID系統也同樣將在此使用。
Erde稱：“我們正跟蹤器械的使用率。“他說，軟件會根據標簽離讀取器的距離判斷學生拿起工具，從而判斷該器械正在使用。通過判斷器械的的使用頻率，CDM可以更好了解哪些器械更有用，而哪些是不需要的。Erde稱：“通過這些數據，我們還可以知曉什么器械利用模式更有效。”
Erde還說，該診所還希望通過RFID腕帶及讀取器跟蹤病人，以更好了解病人的治療時間。
此外，未來該軟件還將和CDM自己的軟件進行集成。
此外，該項目的第三階段或將使用RFID器械柜，以自動實時監控器械狀態。
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