文件同步和共享令企業為難，然而是時候反擊并使那些文件從云和員工私人設備上脫離出來了。
讓我們直面它——企業文件共享是一項有陰影的業務。至少它后來變成這樣，隨著移動辦公人員避開數據管理規則，并使用商業同步共享服務以便在他們的智能手機、平板電腦和其他設備上，保存工作文件。逃避企業規范的罪魁禍首是影子IT的——未經批準使用云和移動app來共享、同步、操控，且可能丟失公司數據。Dropbox——你在云上能找到的便捷服務，它已經成為影子 IT的典型代表。
眾多調查結果發布顯示大量員工正接入文件同步和共享服務。且數量還在增加。不管某篇特定調查引用的百分比是多少，可以確信這是一個很大的數字。
風險是顯而易見的。失去對企業信息的控制，你永遠不會知道誰會接觸到這些數據。如果一個員工離開公司前，沒有把存儲在同步和共享服務中的那些文件退回公司，則資料就直接蹤跡難尋。沒有幾個公司愿意接受如此損失，和在業務其它任何方面的潛在損害，但不知何故數據之門就這么開著，沒有任何人對什么以及如何會溜走負責任。
下鎖？可能不……
因此，如今這是個非常暗淡的情勢，不過考慮到企業文件共享服務的廣泛使用，這也是如果現在行動就能控制的形勢。毫無疑問，這是一趟開出車站的火車，但是要趕上它還來得及。
你可以采取嚴厲措施，緊緊地鎖住企業數據，即便是敲個“復制”鍵都算重罪。但這是和自己過不去的措施，如果移動辦公的員工無法訪問他們需要的數據，這種措施很有可能會適得其反。此外，即便你把他們的筆記本“釘”在他們的辦公桌上，使用者仍可以找到繞開鋼絲網柵欄、鐵絲網的方法，并且不管IT在他們面前放置了什么障礙，甚至可能更多的數據會偷偷摸摸溜出門外。
如果你不能打敗他們，加入他們
更好的方法是把文件同步和共享服務納入內部的基礎設施中。如果你可以提供商業服務的所有便利和普遍存在性，你就能吸引用戶回到公司的圍欄里。
僅僅幾年前，幾乎沒有能替代Box、Dropbox、Google Drive、微軟的OneDrive和其他商業服務的。然而曾經是少量的企業文件同步和共享（EFSS）的替代品，已經成長的極其可觀。現在比以往有更多的實現選擇。
隨著幾乎所有事物都存放在數據中心，EFSS可以在公有云、本地或在結合共有和私有資源的混合編排里部署和管理。Box、Dropbox和大多數EFSS大亨提供了他們產品的軟件即服務（SaaS）企業版本，配備了能讓你控制誰用服務以及如何被使用的復雜管理特性。當一個員工離開公司時，你不會再丟失數據----你可以限制你的用戶在公司內和外部能共享多少資料。
本地 EFSS
對把數據存儲在圍墻之外的前景感到緊張的的公司，有足夠的室內EFSS替代方案。內部安裝一個EFSS應用，能提供與SaaS EFSS產品大致一樣的控制設置，還有額外的保障——數據會呆在公司內。
本地系統的選擇當然意味著花少量的錢，并且獲取或重新部署服務器和存儲資源，并且你會需要一些人員來管理和維護該系統。如果你的公司愿意處理這些問題，那么會有若干路徑供你選擇。
可以安裝一個獨立系統，提供的特性等同于商業云同步服務。或者你可以搭配EFSS產品，與現有系統整合，以便用戶可以訪問他們常去的數據倉庫，減少復制文件的需求，并且用版本控制追蹤這些文件。例如，EFSS應用可能與你的現有用戶在NAS box的份額合作——你仍然得維護企業文件共享服務，但是它需要的數據管理量大大減少。
另一種處理企業文件共享的選擇是使已經復制的數據對你的EFSS用戶可用。Commvault和Druva提供EFSS附加軟件，能為同步和共享用戶把備份數據轉變成“活的”資源。該方法給備份數據增添了價值，并幫助確保用戶接入文檔和電子數據表最新的版本。
控制同步和共享
不管怎樣，你的公司決定抓住企業文件共享，最重要的是抓住部分——并且拿回公司數據使用控制權。不論它是本地的還是基于云的選擇，確保它支持你的目錄架構，尤其是動態目錄或LDAP（輕量級目錄訪問協議）。你會經常得到一個相當粒度的產品工具集，讓你能做一些類似決定某些用戶可以改變使用的文件或只能查看它們的事情。
不管你選擇哪條路，你計劃管理服務，最重要的事情是現在就做——在情況變得更壞，有陰影之前。
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