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云財務應用助力空間科學發展中心

責任編輯:editor005

作者:Jason Sparapani

2016-06-27 14:30:44

摘自:TechTarget中國

作為美國空間科學發展中心(Center for the Advancement of Science in Space,CASIS)的首席財務官,Fernandez從沒上過太空。

Fernandez的特殊之處在于,為宇航員提供服務。

作為美國空間科學發展中心(Center for the Advancement of Science in Space,CASIS)的首席財務官,Fernandez從沒上過太空。但是在2014年,他同樣邁出了“登月的一大步” – 放棄了原有的會計系統,轉而投身云懷抱。

在這一點上,Fernandez領先于同儕。根據Saugatuck Technology公司在2014年的調查,僅有16%的財務和業務高管在著手云遷移的工作。

空間科學發展中心成立于2011年,負責管理美國在國際空間站里的實驗室。其主要職責是協助科學家們在太空中的科研活動,包括資金的分配(每年有1500萬美元的聯邦政府撥款)以及購置可以適應太空顛簸環境的設備(空間站位于距離地球249英里的近地軌道上)等。Fernandez需要每季度對資金使用情況進行一次審查,并向NASA、國會兩院以及白宮進行匯報。

但是,全面掌控各種實驗和項目相關的開銷情況,需要對該中心財務狀況進行實時追蹤——基于當時所用的財務軟件,要做到這一點幾乎是不可能的任務。Fernandez無法對正在發生的交易進行查詢。

“有時,我不得不等上一個月才能知道具體的情況,這令人難以忍受。”Fernandez說。

于是,Fernandez選擇了云財務管理系統Intacct。通過與該中心其他云應用的無縫集成,Intacct可以為Fernandez提供實時的財務信息,從而使空間發展中心能夠更高效地管理自身資源并最終形成最佳的決策。最重要的是,空間站實驗室可以專注于那些真正具有影響力的科學研究。

高科技

空間科學發展中心位于佛羅里達的Space Coast,與肯尼迪航天中心距離不遠(曾多次承擔航天飛機的發射任務)。該中心的任務在其主頁上表露無遺:“盡最大可能推動創新,在造福人類的同時激發民眾探索太空的欲望。”

關于創新,該中心需要推動各類研究活動。有些實驗是針對全人類的進步,比如對失重狀態下燃燒的研究,就是為了促進能源產業的發展。而對于長期太空飛行過程中的人體反應的研究,則是為了人類移民太空做準備。

在激發人類探索太空欲望方面,該中心主要是與NASA、大學以及其他合作伙伴進行合作。

為達成目標,包括Fernandez在內的32名員工們都全力以赴。最初,Fernandez采用了Tate & Tryon公司的財務軟件。Tate & Tryon總部位于華盛頓特區,專注于為非盈利機構提供支持,采用微軟的Dynamics GP財務軟件(即之前的Great Plains軟件)。但是,事務信息要到月末才能匯總得出,而且加載非常耗時。

對于該中心來說,這款軟件的功能也顯得多余。空間科技發展中心所需要的財務功能其實非常簡單,僅僅包括結算支付、差旅報銷、辦公設備采購以及少量的固定資產管理。

“我并非對技術不感冒。只是,我要顧及的事情太多,并不需要如此重量級的報告。”Fernandez表示:“我需要的僅僅是對少量數字進行核查。”

遷移到云財務軟件

對于財務軟件,Fernandez一直想找到合適的替代品。在2014年夏天,Tate & Tryon向其推薦了Intacct – 該公司當時已經開始用Intacct為部分新用戶提供服務。當年10月份,Fernandez驅車一小時到奧蘭多參加了Intacct的Advantage conference,并對起提供的自服務報告、多視圖分析和細粒度追蹤功能印象深刻。

會后,Fernandez立刻開始推動Intacct的引入工作,將中心所有的財務歷史數據都加載到Intacct中。差不多一個月之后,空間科學發展中心在2014年11月開始正式啟用Intacct,Fernandez現在已經可以按照學科分類對各類相關的財務事項進行追蹤和管理。

這使得向研究者支付變得非常容易。Fernandez能按自己需求獲得財務報告,對該向哪些學著付款一目了然。

“現在,我可以對運營總監說”Fernandez說:“伙計,你得看下這些事情。”

同時,每季度的財務結算也變得非常容易。該中心目前能夠在5天內完成一個季度的財務結算,并在3周之內生成提交給管理層和政府的報告。如果基于之前的系統,生成同樣報告需要5到8周的時間。

云的吸引力

Fernandez認為,對于該中心的云應用環境來說,Intacct也是一個很好的補充。空間科學發展中心使用了微軟的Office 365郵件服務、Box.com作為文件存儲和共享平臺、Concur作為差旅預定系統。由于Intacct采用了開放的API接口,因此能夠與其他財務應用平滑對接:Bill.com的支付系統和Nexonia的支出報告。而Salesforce則負責對研究資金的全面管理。

“我們基于Salesforce創建項目并灌入到Intacct中,同時也將Nexonia納入其中。”Fernandez說:“因此,Intacct成為財務數據的聚集地。”

對于非授權用戶的訪問,Fernandez一點都不擔心。Intacct內置了由美國注冊公共會計師協會(American Institute of Certified Public Accountants,專業性的注冊會計師協會組織)認證的安全機制。

當Fernandez于2012年入職空間科學發展中心時,該中心成立還不滿一年。他重新修訂了原先自建系統的路線,全面向云遷移。就當時情況來說,Fernandez在CFO中確實非常激進。不過,根據Forrester的調查顯示,2015年有19%的高管在將自建的財務系統遷向云中,而且這一比例還將持續增長。

對于Fernandez來說,云意味著員工可以隨時隨地訪問業務應用,并且系統升級工作也可以自動完成。

“這意味著生產力的提升。為此,我、業務應用開發團隊以及運營團隊都在持續努力。”Fernandez說:“由于員工一般很少固定在座位上,無論從智能手機、臺式機或筆記本上,他們都需要能夠訪問到所需的信息。”

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