為了讓企業(yè)技術(shù)投資實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，并讓采購(gòu)者對(duì)其決策滿意，企業(yè)技術(shù)采購(gòu)者需要一個(gè)嚴(yán)格的過程，通過這個(gè)過程來識(shí)別關(guān)鍵的利益相關(guān)者，協(xié)調(diào)他們潛在的不同目標(biāo)，確保預(yù)算(越來越多地來自IT之外)，并監(jiān)控任何買方團(tuán)隊(duì)評(píng)估和部署技術(shù)解決方案時(shí)必須采取的關(guān)鍵步驟的進(jìn)展。

 

這些關(guān)鍵步驟包括：

 

•計(jì)劃。創(chuàng)建你的評(píng)估團(tuán)隊(duì)，定義目標(biāo)，建立時(shí)間表，確定預(yù)算并最終確定計(jì)劃。

 

•研究。確定基本需求，研究技術(shù)基礎(chǔ)，了解供應(yīng)商情況。

 

•構(gòu)建用例需求。確定企業(yè)技術(shù)/解決方案必須支持的過程和用例，指定詳細(xì)的需求并根據(jù)重要性對(duì)它們進(jìn)行排序，并從關(guān)鍵利益相關(guān)者那里獲得對(duì)這些需求的共識(shí)。

 

•評(píng)估特定的供應(yīng)商。與供應(yīng)商分享目標(biāo)和要求，評(píng)估他們的推銷和建議，進(jìn)行詳細(xì)的盡職調(diào)查并為供應(yīng)商打分，最后做出最終選擇。

 

•確定合同參數(shù)和價(jià)格。授予合同后，你的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)或合同專家必須就具體條款進(jìn)行談判。然后，你將執(zhí)行合同并與供應(yīng)商合作。只有這樣，你才能開始整個(gè)購(gòu)買過程。

 

 

現(xiàn)代的企業(yè)技術(shù)客戶更精通技術(shù)，且擁有大量的技術(shù)機(jī)會(huì)和用例，比以往任何時(shí)候都能獲得更多的選擇和信息，但卻經(jīng)常后悔自身的購(gòu)買決策。Gartner的研究顯示，73%的購(gòu)買了產(chǎn)品但尚未實(shí)施的技術(shù)產(chǎn)品/解決方案買家都表示非常后悔。

 

在2022年的一項(xiàng)研究中，Gartner讓技術(shù)產(chǎn)品買家描述他們的遺憾，方法是讓他們說明自己在多大程度上同意以下兩個(gè)具體陳述：

 

•“我們最終購(gòu)買的產(chǎn)品未能達(dá)到我們的預(yù)期。”

 

•“我們最初考慮的產(chǎn)品比我們最終決定的要好得多。”

 

這項(xiàng)針對(duì)一千多名企業(yè)技術(shù)采購(gòu)者的調(diào)查顯示，高度后悔的購(gòu)買者傾向于：

 

•購(gòu)買方法缺乏重點(diǎn)和清晰度。目標(biāo)沖突是后悔最明顯的前兆，發(fā)生在幾乎90%的高度后悔案例中。高度后悔的買家不太可能確定明確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和/或不清楚預(yù)期項(xiàng)目的具體結(jié)果和目標(biāo)，他們更有可能不斷地改變項(xiàng)目目標(biāo)。

 

•購(gòu)買周期延長(zhǎng)。對(duì)于重大技術(shù)購(gòu)買決策，那些表示非常后悔的企業(yè)比那些沒有后悔的企業(yè)平均要多花7到10個(gè)月的時(shí)間來完成購(gòu)買。

 

•更有可能根本不做決定。這些潛在買家更有可能取消購(gòu)買，不管賣家花了多少時(shí)間和精力來吸引他們。

 

相比之下，很少后悔的買家會(huì)關(guān)注主題和結(jié)果，獲得內(nèi)部認(rèn)可，并迅速專注于與最有可能幫助他們實(shí)現(xiàn)這些結(jié)果的供應(yīng)商合作。

 

 

2022年Gartner《技術(shù)采購(gòu)行為調(diào)查》的結(jié)果顯示，企業(yè)技術(shù)采購(gòu)的平均合同價(jià)值為1130萬美元，中位數(shù)為300萬美元。但許多“IT買家”并非來自IT行業(yè)，這意味著資金通常分布在業(yè)務(wù)的多個(gè)領(lǐng)域。

 

因此，成功的技術(shù)采購(gòu)需要在購(gòu)買過程的每個(gè)階段獲得多個(gè)利益相關(guān)者的共識(shí)。這些利益相關(guān)者應(yīng)該在一個(gè)與采購(gòu)目標(biāo)一致的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)中有代表。雖然69%的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)建立了某種業(yè)務(wù)案例，但大多數(shù)人在與供應(yīng)商深入接觸之前都沒有確保預(yù)算。這會(huì)在團(tuán)隊(duì)成員之間產(chǎn)生壓力和沖突，并加劇采購(gòu)過程的復(fù)雜性和延遲。

 

采購(gòu)團(tuán)隊(duì)平均有六到七名成員，但也有可能更多。例如，對(duì)于超過500萬美元的IT服務(wù)交易，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)平均有15個(gè)利益相關(guān)者。Gartner的研究顯示，IT影響著大多數(shù)技術(shù)采購(gòu)——盡管這些IT員工越來越有可能在業(yè)務(wù)部門工作。采購(gòu)團(tuán)隊(duì)在交易規(guī)模上都相當(dāng)穩(wěn)定，通常有三到四個(gè)職能領(lǐng)域的利益相關(guān)者。

 

公共部門的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)明顯更有可能包括運(yùn)營(yíng)或業(yè)務(wù)主題專家，他們非常了解新解決方案對(duì)業(yè)務(wù)流程的影響。

 

采購(gòu)團(tuán)隊(duì)通常利用三到四個(gè)第三方資源來告知他們技術(shù)采購(gòu)決策過程，最常見的是顧問來管理供應(yīng)商選擇、采購(gòu)和合同。

 

C級(jí)高管參與決策，并且是最有可能擁有否決權(quán)的成員，盡管他們是“偶爾的決策者”，不會(huì)積極參與整個(gè)審查和采購(gòu)過程。

 

值得注意的是，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)中相互矛盾的采購(gòu)目標(biāo)是導(dǎo)致采購(gòu)后悔的常見原因。范圍變更也是導(dǎo)致采購(gòu)過程延遲的最常見原因。

 

 

數(shù)字化轉(zhuǎn)型計(jì)劃的加速繼續(xù)推動(dòng)各種硬件、軟件和集成解決方案的采購(gòu)率。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)中，增長(zhǎng)是技術(shù)的首要任務(wù)(尤其是對(duì)衰退條件下的IT戰(zhàn)略而言)，但Gartner的研究表明，企業(yè)技術(shù)支出的主要目標(biāo)通常仍然是提高運(yùn)營(yíng)效率和/或生產(chǎn)率。

 

為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)和其他目標(biāo)(如增加業(yè)務(wù)敏捷性和改善客戶和/或員工體驗(yàn))，對(duì)于企業(yè)來說，保持領(lǐng)先或處于技術(shù)趨勢(shì)和力量的前沿，并圍繞采購(gòu)的用例和需求進(jìn)行調(diào)整是非常關(guān)鍵的。

 

在IT服務(wù)采購(gòu)者中，43%的人正在開發(fā)基于關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)的量化業(yè)務(wù)案例，49%的人正在開發(fā)金融業(yè)務(wù)案例。這些并不相互排斥，因?yàn)橛行┵I家兩者都做，但這些數(shù)據(jù)表明，許多買家仍然有不完整和/或不一致的IT服務(wù)采購(gòu)流程。

 

在創(chuàng)建業(yè)務(wù)案例時(shí)，企業(yè)必須明確定義目標(biāo)并分配投資回報(bào)率(ROI)期望。一些關(guān)鍵步驟如下：

 

•研究技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)，以更好地理解行業(yè)內(nèi)的用例，關(guān)鍵功能與可有可無的功能，并與企業(yè)的路線圖保持一致。了解你所在行業(yè)的同行是如何解決類似問題的，從而獲得見解。

 

•了解你的團(tuán)隊(duì)正在評(píng)估的技術(shù)領(lǐng)域中可用工具和供應(yīng)商的情況，包括可用的類別和提供的解決方案。

 

•通過選擇相關(guān)的、前瞻性的觀點(diǎn)組建一個(gè)評(píng)估團(tuán)隊(duì)，包括IT，以及支持或使用技術(shù)的角色、功能和業(yè)務(wù)技術(shù)專家。除了跨職能的用戶，還可以嘗試納入已知的變更促成者的團(tuán)隊(duì)成員，他們可以幫助你的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)實(shí)施和采用障礙，否則會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)后悔的心理。

 

•定義具體的目標(biāo)和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)，這將幫助你的團(tuán)隊(duì)隨后衡量和報(bào)告ROI。

 

•建立一個(gè)時(shí)間表，包括采購(gòu)過程的關(guān)鍵階段、任務(wù)、上線日期和購(gòu)買后的事件，如實(shí)施路線圖、培訓(xùn)和采用。

 

•為專注、負(fù)責(zé)的所有者分配最后期限，并通過定期檢查監(jiān)控進(jìn)度。

 

 

技術(shù)采購(gòu)過程很漫長(zhǎng)，在技術(shù)采購(gòu)周期的三個(gè)基本階段中，每個(gè)階段通常需要3-6個(gè)月：

 

•探索——從最初的探索到與供應(yīng)商合作。

•評(píng)估——從與第一個(gè)潛在供應(yīng)商接觸到選擇一個(gè)勝出的供應(yīng)商。

•參與——從選擇勝出的供應(yīng)商到簽訂合同。

 

有幾個(gè)因素會(huì)造成采購(gòu)過程的延誤。其中，范圍變化是導(dǎo)致購(gòu)買過程延遲的最常見原因：73%的買家報(bào)告稱，這導(dǎo)致了購(gòu)買過程的中度或嚴(yán)重延遲。但大多數(shù)買家也在努力應(yīng)對(duì)其他因素，包括安全問題和“意外”措施的出現(xiàn)。

 

Gartner的一項(xiàng)研究顯示，71%的買家在采購(gòu)過程中因?yàn)橐馔獾牟襟E而推遲了購(gòu)買，這表明許多買家并不清楚如何做出購(gòu)買技術(shù)產(chǎn)品的決定。另有三分之二的買家表示，由于無法從供應(yīng)商那里獲得產(chǎn)品或?qū)嵤┬畔ⅲ麄兊臎Q定被推遲了。

 

對(duì)于重大技術(shù)采購(gòu)決策，那些表示非常后悔的企業(yè)比那些沒有后悔的企業(yè)平均要多花7到10個(gè)月的時(shí)間來完成購(gòu)買。

 

在采購(gòu)過程中遵循最佳實(shí)踐可以減少這些延遲。

 

 

為了為企業(yè)選擇正確的技術(shù)，你需要徹底了解你的需求。首先，研究技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)，以更好地理解你所在行業(yè)中的用例，關(guān)鍵功能與可有可無的功能。了解你的團(tuán)隊(duì)正在評(píng)估的技術(shù)領(lǐng)域中可用工具和供應(yīng)商的情況。

 

在指定詳細(xì)的產(chǎn)品需求或按重要性對(duì)需求進(jìn)行排序之前，確定技術(shù)必須支持的流程和用例。然后構(gòu)建更詳細(xì)的需求清單，以幫助你確定給定的技術(shù)供應(yīng)商是否能夠滿足你在業(yè)務(wù)目標(biāo)中定義的特定需求。

 

一旦完成，根據(jù)你的優(yōu)先級(jí)需求進(jìn)行定制，但一般來說，你需要確定以下范圍和權(quán)重：

 

•滿足特定用例和用戶要求的功能需求;

•適合企業(yè)可用基礎(chǔ)設(shè)施并滿足安全需要的技術(shù)需求;

•支持和服務(wù)，包括實(shí)施協(xié)助，服務(wù)水平協(xié)議(SLA)，培訓(xùn)和持續(xù)的客戶支持;

•客戶或行業(yè)同行推薦及用戶評(píng)分;

•與你的預(yù)算不符的潛在定價(jià)和商業(yè)條款，包括實(shí)施和培訓(xùn)成本、服務(wù)或維護(hù)費(fèi)、許可證費(fèi)和續(xù)期費(fèi);

 

優(yōu)先問問自己：

 

•這一要求對(duì)我的企業(yè)或目標(biāo)是必要的嗎?

 

——如果是，優(yōu)先級(jí)為高

 

•這個(gè)需求是非常可取的，但對(duì)我的企業(yè)或目標(biāo)來說不一定是必要的嗎?

 

——如果是，優(yōu)先級(jí)為中

 

•這個(gè)需求是可選的嗎?如果不滿足，它不會(huì)成為我的企業(yè)或目標(biāo)成功的障礙嗎?

 

——如果是，優(yōu)先級(jí)為低

 

確保你在采購(gòu)團(tuán)隊(duì)中就這些需求及其優(yōu)先級(jí)達(dá)成共識(shí)。你將與潛在供應(yīng)商共享的正是這個(gè)列表(向所有供應(yīng)商發(fā)送需求調(diào)查問卷)。如果不能建立一個(gè)完整和相關(guān)的列表，將很難確定給定的技術(shù)供應(yīng)商是否能夠滿足你的特定需求。

 

 

在創(chuàng)建可能符合你特定需求的供應(yīng)商和產(chǎn)品列表之后，你的團(tuán)隊(duì)可以繼續(xù)進(jìn)行評(píng)估。采購(gòu)過程的這一階段通常是最耗時(shí)的，因?yàn)樗婕暗脚c供應(yīng)商的多次對(duì)話和會(huì)議。

 

為了優(yōu)化團(tuán)隊(duì)的時(shí)間和注意力，可以根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選：

 

•一致性。分析供應(yīng)商的響應(yīng)，找出最符合你需求的響應(yīng)。

•能力。與IT部門緊密合作，對(duì)供應(yīng)商的能力進(jìn)行詳細(xì)的盡職調(diào)查，包括安全和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、實(shí)施和購(gòu)后支持以及其他關(guān)鍵領(lǐng)域。

•聲譽(yù)。與其他業(yè)內(nèi)用戶或客戶核實(shí)供應(yīng)商的參考資料，詢問有關(guān)結(jié)果、滿意度、供應(yīng)商解決問題的效率等尖銳問題。

 

只邀請(qǐng)入圍的供應(yīng)商進(jìn)行更詳細(xì)的演示。在這些會(huì)議上，要坦率而全面地分享你的目標(biāo)和要求。

 

在評(píng)估最佳候選人時(shí)，使用一個(gè)公共記分卡，讓所有采購(gòu)團(tuán)隊(duì)成員能夠根據(jù)你的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)。將結(jié)果綜合到動(dòng)態(tài)記分卡中，可以跟蹤每個(gè)供應(yīng)商與其他供應(yīng)商相比的表現(xiàn)。這樣就更容易做出最后的選擇。

 

 

當(dāng)你準(zhǔn)備比較供應(yīng)商的性能時(shí)，請(qǐng)確保所有需求都已在所有供應(yīng)商之間進(jìn)行了評(píng)分。如果有不得分的，一定要了解原因。除了團(tuán)隊(duì)的疏忽之外，常見的原因包括：

 

•該特定供應(yīng)商不提供該功能。應(yīng)該注意這一點(diǎn)，并給出盡可能低的分?jǐn)?shù)。

•該功能可用，但未進(jìn)行演示。這應(yīng)該適當(dāng)?shù)氐梅郑⒅赋鲆恍┰颍?ldquo;不了解我們的需求或遵循指導(dǎo)”而非“時(shí)間或技術(shù)問題阻礙了能力的現(xiàn)場(chǎng)演示”，可能會(huì)影響定性關(guān)系的得分。

 

一旦團(tuán)隊(duì)選擇了供應(yīng)商，請(qǐng)檢查決策、選擇標(biāo)準(zhǔn)和其他關(guān)鍵考慮因素，并與利益相關(guān)者和預(yù)算所有者分享這些信息，以確保所有涉眾對(duì)你的最終決定都有信心。

 

記錄你選擇該供應(yīng)商的原因，提供以下信息：

 

•他們?cè)谌魏螛?biāo)準(zhǔn)下的得分;

•所有供應(yīng)商的評(píng)分，以顯示所有供應(yīng)商是如何被評(píng)估、選擇或拒絕的;

•根據(jù)你選擇的供應(yīng)商與其他供應(yīng)商的需求類別進(jìn)行評(píng)分;

•技術(shù)總結(jié)，描述正在評(píng)估的技術(shù)/解決方案的類型;

•定性評(píng)論，圍繞記分卡結(jié)果提供額外的上下文;

 

下一步是談判合同條款，所以要制定并考慮一個(gè)B計(jì)劃，以防你無法達(dá)成可接受的條款。

 

 

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