沒有什么職位能夠讓IT主管既有機會擔任首席信息官的戰略顧問，又可以將IT和業務部門結合在一起。這正是去年阿曼達·克拉克在紐波特紐斯造船廠擔任首席信息官巴拉特·阿明(Bharat Amin)的辦公室主任時所處的位置。

 

克拉克說：“我真的是巴拉特的職能延伸。”在14年前克拉克轉行到IT領域之前，其職業生涯初期是在一家市值80億美元的航空母艦制造商擔任會計。

 

她的職責是在戰略和戰術層面上同樣地為組織帶來價值。當她的老板被要求去做演講時，克拉克會起草一些演講要點和圖表。如果業務同事需要一些IT方面的內容，他們通常會向克拉克提出請求。

 

 

克拉克的工作就是這一職位的典型例子。Gartner公司分析師歐文•泰勒(Irving Tyler)表示，辦公室主任通常負責首席信息官的辦公室工作，其團隊的任務是確保采用統一的和戰略性的方法來提供IT服務。但泰勒表示，該角色的職權范圍存在極大差異。在某些公司中，辦公室主任是一位被美化的管理人員。而在其他公司中，辦公室主任會擁有更大的權力。盡管存在著這種差異，但在那些為未來發展而對IT部門進行重組的企業中，辦公室主任越來越受重視。

 

阿明將辦公室主任職位設置為每12到18個月輪換一次，他一年前親自挑選克拉克擔任這一角色。克拉克非常適合擔任這一職務，因為她之前在軟件開發和系統工程方面的工作一直是與人員、流程和技術相關。

 

克拉克為一些重要項目提供了輔助工作，例如2011年幫助公司從國防承包商Northup Grumman拆分出來。她還幫助推動了公司的數字化轉型工作，其中包括向敏捷開發和DevSecOps工具的轉變，以及實施技術業務管理以使IT成本與其業務價值更匹配。

 

盡管擁有這些經驗，克拉克承認，她必須要對這些工作進行思考。她一直都在參與各種項目，因此在戰略層面上運營是一項艱巨的挑戰。

 

如今，克拉克的日常工作常常是存在各種風險。這包括為副總裁和董事會會議制定議程;為IT組織起草溝通文件，并邀請各種人員為IT部門演講;跟隨阿明出席各種會議或代表阿明參加商業戰略會議。她還充當IT與其他部門之間的關鍵聯絡人。在1月份阿明擔任公司首席信息官時，他的職權范圍就增大了，而這些工作對他造成了干擾。

 

作為辦公室主任，克拉克在與首席信息官保持更密切聯系的同時，也建立了更牢固的業務關系，她從首席信息官那里學到了很多東西。克拉克說：“這是我做過的最有意義、最具挑戰性的工作。”她補充道，同時建議各位同行“如果有機會的話，就去擔任這一角色。”

 

 

在Gartner公司分析師泰勒看來，克拉克的混合型角色非常合理，他表示，辦公室主任角色會從跟隨首席信息官(以獲取經驗變為具有主管思維方式)的一名初級管理人員，再轉變為具有內在管理經驗的一名高級職員。一些辦公室主任在其組織中有更大的職權范圍，例如負責業務關系管理(BRM)或項目和投資組合管理(PPM)。另一些辦公室主任因其擁有解決災難性事件的技能而被選擇擔任這一職位。例如，泰勒了解到一家保險公司，它們聘請辦公室主任來將其陷入困境的項目和投資組合管理工作“重回正軌”。

 

泰勒說，但是不管辦公室主任的日常職責如何，他都應該幫助首席信息官騰出更多的時間可以專注地工作。這通常意味著“辦公室主任不得不與更多人進行交流”，這樣他才能獲得尊重和經驗。泰勒補充說，他不能只充當“駕駛吉普車陪同將軍四處視察的一位副官”。

 

在Equinix等公司中，辦公室主任會從事很多工作，該公司首席信息官米林德•瓦格爾(Milind Wagle)表示，他已經為那些“與業務部門沒有接觸或沒有合作經驗”的高潛力員工設置了這一職位。該職位每兩年輪換一次，那些幸運的候選人可通過跟隨瓦格爾一起工作，以及與業務部門交流來提升自身資歷，同時還會幫助推進整個領導團隊的IT戰略。

 

瓦格爾明確表示，目前公司辦公室主任一職由其應用軟件團隊的一名成員來擔任，對他的領導團隊而言，該職位并不是一個萬能崗位，并不能處理領導團隊不愿意做的全部工作。

 

瓦格爾說：“我認為，他是為我和領導團隊提供服務的一種角色，在該團隊中，辦公室主任負責使組織能夠更好地為一些數字化轉型方面的首要工作做好準備。”

 

 

對于那些認為自己有可能擔任辦公室主任一職的同行們，克拉克提供了以下建議。

 

要對這一角色進行研究。在擔任該職位之前，克拉克對其進行了全面研究，了解了它的來龍去脈，包括其可能的工作內容。然后，她完成了自己想要的目標，包括幫助高級主管理解為什么IT部門會做出某些決策。

 

要無私和積極主動。無論是在制定會議議程，還是在協調起草辦公室公報，你都要以最有利于組織和你所服務的首席信息官的方式來工作。成為一個可提供解決方案和積極思考的人，這是必不可少的。

 

要對各種要求進行優先排序。克拉克時常聽到這樣的問題：“巴拉特對此怎么想?”了解首席信息官的想法，這意味著很多人想說服你和影響你。傾聽他們的要求，但要立場堅定;不要被多個觀點牽著走，否則你將一事無成。“當你有機會代表首席信息官發表意見時，他們就會來找你，”克拉克說。

 

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