預算超支是項目成敗的試金石。很少有公司擁有無限的預算，所以項目的利益相關者首先要確定他們的項目是否取得了巨大的成功或巨大的失敗是最重要的。這個事實推動了項目負責人和他們的團隊每天要面對的壓力。因此，有效的預算管理是重視職業發展的項目經理的重點領域。

 

在你的項目被成本超支壓垮前，遵照下列的五個策略來控制你的項目預算。

 

 

利益相關者在項目中所說的需要往往不像一開始時那么簡單。這可能導致雙方的目標和期望不明確。如果項目經理、贊助商、團隊成員和供應商對利益相關者的真正愿望沒有牢固的把握，那么這幾乎不可能確定項目的需求。確保投入盡可能多的時間來更深入地了解利益相關方的期望。最終，包括預算在內的一切都是由利益相關者的期望、可交付成果和其它要求定義的。因此，高效管理項目預算的第一步是確保項目需求都準確地得到所有利益相關者的認可、記錄和確認，并將其傳達給所有相關方。這一關鍵步驟應在預算設定之前完成。很多項目都基于需求而被發起，但基于需求執行，自動將項目置于預算超支的風險之下，這讓所有人失望。

 

 

估算成本的時候要現實。確保從所有適用的利益相關者獲得投入。更重要的是建立突發事件。這一步是至關重要的。你需要考慮到不在你控制范圍內的事物，例如可能會影響供應量、資源、勞動力、融資、產品/服務短缺、匯率等的外部環境因素。今天的價格或費率可能不會貫穿到項目的后期階段。確保供應商履行承諾并準備后背計劃。獲得其他利益相關方的信息資源并審查供應商有助于制定可滿足需求的現實的預算，即便有意外的情況影響成本。我看到很多項目經理因成本不斷上漲而措手不及，供應商無法履行規定的義務或其它問題。為意外而計劃，你就不會受到意外打擊。

 

 

在沒有建立關鍵績效指標(key performance indicator，KPI)的情況下，你無法有效地管理項目預算。關鍵績效指標可幫你確認項目花費了多少，項目的實際預算在多大程度上與計劃的預算有差異。這里只是一些常用的已知和常用的項目的關鍵績效指標，它們對于有效的項目預算管理至關重要：

 

·實際成本(AC)也稱為實際工作成本(ACWP)，顯示了迄今為止在項目上花了多少錢。

 

·成本偏差(CV)表示估算的項目成本是否高于或低于設定的基準。

 

·掙得值(earned value，EV)，又稱已完工作量的預算成本(Budgeted Cost of Work Performed，BCWP)顯示了在特定時間內執行的項目活動的核準預算。

 

·計劃價值(Planned Value，PV)，又稱計劃工作量的預算成本(Budgeted Cost of Work scheduled，BCWS)，是截止到報告日期的計劃/安排的項目活動的估算成本。

 

·投資回報率(Return on investment，ROI)顯示了項目的盈利能力以及利益是否超過成本。

 

 

一個沒有預算管理和重新預測的項目將導致失敗。頻繁的預算監督對于防止預算的過度失控來說至關重要。10%的預算超支比50%的超支更容易糾正，如果你不關注你的預算和重新預測，那么在你知道之前，10%的超支可能會變成50%的預算超支。通過頻繁的預算審查來維持項目的機會遠遠大于你預測一次并忘記的可能性。

 

正如項目的預算需要不斷重新調整以使其步入正軌一樣，項目的資源使用也是如此，因為參與項目工作的人員是造成其成本的原因。項目經理應該每周審查目前參與項目工作的人數和項目的未來資源需求。這樣做將確保你充分利用你所擁有的資源，并為項目的其余部分準備好正確的資源。定期重新審視資源預測將有助于保持項目預算的正常進行。范圍蔓延(Scope creep)是項目超支的主要原因之一。由于計劃外的工作進入你的項目，可收費的小時數和項目預算可能會失去控制。項目經理必須通過為項目的初始要求中不涵蓋的工作創建變更單，仔細管理范圍。變更單授權項目的額外資金，以支付額外工作費用，從而使項目與新預算保持一致。

 

 

保持預算的重要部分是確保所有團隊成員也了解當前的預算狀況。讓項目團隊了解項目預算預測，一個知情的團隊才是擁有其項目所有權授權團隊。通過讓團隊了解預算狀況，他們將更有可能看到他們的項目費用，更不可能在你的項目中收取額外的“灰色地帶”工時——即他們知道他們為此付出了工時，卻不清楚他們在為什么工作。

 

項目預算必須是項目的活生生的部分——你定期與你的團隊和利益相關者進行審查。項目經理在項目的整個生命周期中仔細觀看預算將使利益相關者和管理人員感到高興，從而體驗更大的項目和事業成就感。