從提供折扣最大的供應商購買新型IP電話系統似乎很誘人，但是Aberdeen Group的一項統一通信新研究則呼吁IT經理采用另一種方法。這項研究建議，企業用戶應該使用一些統一通信(UC)TCO指標分析自身IP電話部署的總擁有成本，以便做出更有依據的采購決策。
Aberdeen研究表明，IP電話系統的購買者通常非常關注初始資金投入。但是，在將IP電話系統與現有企業基礎架構、技術和業務過程進行整合時，他們卻很少關注所產生的長期運營和維護成本。一些專家指出，在決策過程中，雖然TCO指標很重要，但是各個業務需求也一樣重要。
ShoreTel、Hyoun Park和Aberdeen的協同與整合通信分析師共同完成了2011年整年的基準研究。他們對Avaya、思科、微軟和ShoreTel的 6個IP電話系統，以及其他供應商的分時多種轉換(TDM)傳統系統應用了TCO指標。在2011年1月的“統一通信總擁有成本基準研究”中，有世界各地236個企業的數據。
根據Park的介紹，這份研究的主要價值在于分析支持和維護的成本結構。現在IT電話系統產品周期是6年，而不是之前的3或5年。但是他說：“企業通常會忽略IT電話服務的支持和維護成本。”
理解IP電話系統的不同TCO指標
Aberdeen分析了13個IP電話系統成本的TCO指標，將它們分成四類：先期成本、先期運營成本、每年的UC系統運營成本和每年的持續網絡成本。
根據Aberdeen的觀點，計算IP電話系統的真實成本，一定要分析先期設備、安裝和培訓成本。統一通信TCO分析還必須考慮各種每年及持續的UC系統運營成本，如電費和最終用戶培訓費用。
Aberdeen將TCO指標分成四大類：
1. 先期資金開銷：IP電話和相關設備，包括局域網(LAN)和廣域網(WAN)設備升級費用;
2. 先期運營成本：實施與管理員培訓費用;
3. 每年的UC系統運營成本：系統維護和管理;軟件質量保證;移動、增加、改動和斷開(MAC-D);管理員培訓和系統故障停機;
4.每年的持續網絡費用：長期投入。
案例：匹茲堡法律事務所優先分析IP電話TCO
根據Park的觀點，許多企業的TCO分析并不完整。但匹茲堡法律事務所Cohen & Grigsby, P.C.卻能夠清晰理解一個新電話系統的整個運營周期成本。這家公司決定在搬到新辦公室時更換它原來的北電系統。
公司的技術主管Kevin Sullivan指出：“我們的研究與談判做得很好，所以我們很自然能夠運用自身對真實成本的理解能力得到更大收益。在評估了北電、Avaya、思科、Mitel和ShoreTel的系統之后，這家公司決定選擇ShoreTel，同時還購買了一個托管的IP電話系統，它分別支持400和30臺電話。”
雖然他并沒有透露ShoreTel系統的最終成本，包括升級、設備和先期支付的五年維護與擴容計劃，但是Sullivan指出，新IP電話系統的成本比思科(這家公司考慮的另一個供應商)大約低11%。
Sullivan說：“ShoreTel系統的添加、移動和修改等基礎培訓只需要10分鐘。思科在演示過程中卻沒有做到這一點，他們的人員也不知道如何做到。”
在選擇IP電話供應商時要考慮整合的因素
雖然Aberdeen的研究中有主流的供應商：思科、Avaya、微軟和ShoreTel，它們的業務都很相似，但是各自都有其不同的關注點。顯然，客戶的現有基礎架構與技術會影響到供應商的選擇，TCO指標也反映了這一點。
ShoreTel的商業開發副總裁Mark Arman指出，他認為，除了TCO指標，客戶規模與現有技術都會影響解決方案的選擇。混合系統由于采用更為廉價的數字電話，因此先期成本更低，但是它給支持統一通信解決方案帶來了一些限制。此外，部署兩種不同的技術(TDM和IP)，會大大增加復雜性和提高TCO，因為它的系統管理或管理成本都會增加。
在Aberdeen研究所有TCO中，思科和Avaya的IP電話系統的成本都高于其他供應商，但是ShoreTel的獨立系統并不支持數據中心業務。Irwin Lazar是Nemertes研究公司的通信與協同研究副總裁，他說：“在數據中心方面，ShoreTel仍未進入這個市場。它無法與提供整個企業環境的其他公司相比。”
IP電話系統TCO應該針對具體的客戶
IntelliCom Analytics是一家跟蹤IT市場份額和評估價格走向的研究公司，它的分析師Frank Stinson指出，在比較產品與供應商以確定購買產品時，計算TCO計算只是一個考慮方面。在比較產品與提供商的TCO時，您必須非常注重需求及具體的客戶。公司必須首先考慮他們的業務需求。例如，客戶的團隊是否為分散的?服務器環境是否很復雜?如果您有數據中心，準備升級到IP電話，那么硬件需求肯定會很少，這會影響TCO。
Stinson認為，需要從兩個方面看待IP電話TCO。如果一個公司只需要經濟而獨立的基本IP電話，并且不需要整合到數據中心，那么可以縮小IP電話系統的選擇范圍。但是，如果一家公司希望將業務應用與現有基礎架構、智能手機和平板電腦整合，那么TCO就不一樣了。如果一個企業在一棟樓上部署了Microsoft Exchange服務器，而在另一棟樓上部署了Avaya設備，由于多個站點在地理上是分散的，所以選擇IP電話就取決于網絡基礎架構。
企業必須考慮供應商是否能夠整合所有的技術、提供新的功能及保證IP能夠監控所部署的IP電話系統。分析過程必須考慮到業務受到的影響，和所有湊在一起的效果。對于這種情況，Stinson指出：“如果IP電話系統的分析不全面，那么最直接的選擇可能并不最適合現有的業務過程和基礎架構。”
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