移動終端的普及,加上企業IT的消費化趨勢,使企業員工對日常工作設備有更大期望。Citrix靈活辦公全球市場調研報告顯示,有92%的企業表示有員工用自己的設備去執行公務,個人與企業電腦的界限漸變模糊。
隨著企業IT平臺移動化和社交化特征的增強,員工的終端設備選擇越來越豐富,每個用戶配備多終端也成為常態,尤其在中國,有占全球近20%的手機用戶以及超過30%的移動互聯網用戶,個人自帶設備(BYOD,Bring Your Own Device)被越來越多的企業接受,并在企業IT政策方面“合法化”。
要有效管理這些層出不窮的IT設備,企業紛紛尋求對策,在員工自由與公司機密數據控制之間取得平衡。若處理不周,則會導致數據流失和外泄,甚至造成更嚴重的后果。為了應對新興的工作模式,不少企業引入桌面虛擬化技術,實施個人自帶設備計劃,讓員工在公司內部使用自己的電腦設備進行工作。
這樣的模式讓員工能夠在自己的設備上同步存取個人和企業資訊,移動性、滿足感和生產力大大提升,更可在任何時間、從任何地點處理工作。企業無須再管理多臺設備,IT管理化繁為簡,節省了成本及人力。
BYOD其實并非很晦澀的理念,思杰在自己的實踐中總結出,企業可以按照以下步驟實施自己的BYOD計劃:
1、 評估員工需要:并非所有員工都愿意參加BYOD,可能擔心要自行管理及維護電腦,而從事不同職務的員工經常使用的應用也不盡相同,因此IT部門需要把企業應用分門別類,滿足每位員工的需要,各得其所。
2、 發展桌面虛擬化技術:通過桌面虛擬化,企業可以集中管理、統一維護所有企業應用,以“服務”形式提供給員工供其選擇,IT管理效率大大提升,同時員工也受益頗多,可以隨時隨地存取安全的虛擬桌面及應用。
3、 為業務相關人士制定BYOD政策:要在全公司實施BYOD,將有賴于相關人士支持,包括IT部門、人力資源部、法律部等。大家必須就管理政策達成共識,并界定出“合法”用戶、設備和數據訪問權限、合約義務、一般法規遵從,乃至員工違反規則的情況下應采取什么行動等。
4、 保護企業數據及知識產權:IT部門需要制定相應的安全策略,配合員工上班的自帶設備,包括禁止局域數據儲存等。借助把企業應用虛擬化,IT部門可以自動、透明地為所有應用建立的企業數據加密;安全事故發生時,甚至可以遠程刪除敏感數據。
5、 取得高級管理層及員工支持:BYOD政策必須得到主管及員工的認同和遵守,確保有關計劃既符合公司政策,又符合員工對虛擬工作模式及設備靈活選擇的期望。
6、 考慮提供津貼:為鼓勵員工參與BYOD及購買自帶設備,企業可考慮給予津貼,讓其隨意選購自己所喜歡的設備。
7、 讓員工自動配置及維護:在BYOD計劃中,無論是筆記本電腦、平板電腦或智能手機,法定擁有權一律歸員工所有,企業應鼓勵他們自行維護本身的設備。不過有關設備所產生、維護及儲存的商業數據,仍屬企業本身的資產。
總地說來,具有前瞻性的企業應該明白,移動及靈活工作團隊的效益不只體現在辦公室或朝九晚五的工作,BYOD計劃能為企業和員工建立雙贏局面,讓大家工作的工作效率更高。