電子發(fā)現(xiàn)流程現(xiàn)在好像已經(jīng)滲透到法律訴訟事務(wù)的開(kāi)始階段。但是實(shí)際上一個(gè)成功的電子發(fā)現(xiàn)流程依賴于良好管理的數(shù)據(jù)所奠定的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這也就是為什么信息管理實(shí)際上是典型的法律電子發(fā)現(xiàn)工作流第一階段的原因。但是還是有一些法律專家和IT專家忽略這個(gè)基礎(chǔ)：法律專家之所以如此是因?yàn)樵S多律師很少能理解企業(yè)存儲(chǔ)架構(gòu)，而IT專家之所以會(huì)如此是因?yàn)樗麄儧](méi)有看到數(shù)據(jù)的良好管理可以給電子發(fā)現(xiàn)帶來(lái)好處。
針對(duì)法律的電子發(fā)現(xiàn)以及針對(duì)治理、風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)(GRC)的電子發(fā)現(xiàn)都要求系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)要求能夠有快速、準(zhǔn)確和可靠的響應(yīng)。不過(guò)，企業(yè)數(shù)據(jù)往往都放在不同的數(shù)據(jù)孤島中，這會(huì)導(dǎo)致不確定的和糟糕的電子發(fā)現(xiàn)流程。電子發(fā)現(xiàn)的低水準(zhǔn)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集緩慢、有限而昂貴，從而影響早期分析以及文檔瀏覽流程所需要的時(shí)間。對(duì)于急需快速響應(yīng)電子發(fā)現(xiàn)請(qǐng)求的公司來(lái)說(shuō)，這可不是好消息。
電子發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)管理沒(méi)那么容易
電子發(fā)現(xiàn)涉及的數(shù)據(jù)不是新創(chuàng)建的生產(chǎn)數(shù)據(jù)而是舊數(shù)據(jù)。新創(chuàng)建的活躍數(shù)據(jù)很少會(huì)參與到電子發(fā)現(xiàn)活動(dòng)的主題中。人力資源或法律部門可能會(huì)很快意識(shí)到需要數(shù)據(jù)保留，不過(guò)大部分電子發(fā)現(xiàn)請(qǐng)求要求舊數(shù)據(jù)已經(jīng)存儲(chǔ)在歸檔或備份或已經(jīng)在應(yīng)用程序服務(wù)器中存儲(chǔ)過(guò)一段時(shí)間。
電子發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化的，是數(shù)百個(gè)不同應(yīng)用程序所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)在不同的地理位置。電子發(fā)現(xiàn)請(qǐng)求也可以包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但是數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)可以讓數(shù)據(jù)采集變得更容易。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則缺乏查詢結(jié)構(gòu)因此給數(shù)據(jù)采集帶來(lái)更多的困難。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型包括電子郵件應(yīng)用程序、文件系統(tǒng)、SharePoint、企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)應(yīng)用程序等--所有這些都來(lái)自各個(gè)不同的廠商。此外最重要的是，存儲(chǔ)地點(diǎn)不同--字面上是這樣。通常的選擇包括SAN(存儲(chǔ)局域網(wǎng))、NAS(網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ))、基于云和服務(wù)器的存儲(chǔ)以及用戶的硬盤驅(qū)動(dòng)器和便攜式驅(qū)動(dòng)器。所有這些不同的存儲(chǔ)地點(diǎn)給訴訟、合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)和記錄管理的查詢和恢復(fù)帶來(lái)了一個(gè)廣泛的數(shù)據(jù)域。
比起備份或應(yīng)用程序服務(wù)器，歸檔是更好的采集來(lái)源，但是許多公司不進(jìn)行歸檔。備份不等于歸檔，但是有許多公司認(rèn)為它們是一樣的。備份是為了目前的業(yè)務(wù)連續(xù)運(yùn)行，不是為了保存經(jīng)年的拷貝數(shù)據(jù)。在備份目錄上搜索、恢復(fù)和瀏覽相關(guān)數(shù)據(jù)很沒(méi)有效率--更不用說(shuō)有許多公司可能還沒(méi)有辦法訪問(wèn)舊備份。此外，一些公司將它們的應(yīng)用程序服務(wù)器存儲(chǔ)當(dāng)作歸檔一樣，放任大量的應(yīng)用程序數(shù)據(jù)在生產(chǎn)服務(wù)器上存放很長(zhǎng)時(shí)間。與此相反，歸檔是為了搜索和安全而設(shè)計(jì)的，必要的時(shí)候可以過(guò)好多年仍然可以用。
歸檔數(shù)據(jù)的搜索也有可能比較困難。歸檔是一個(gè)良好的開(kāi)端，但是許多公司仍然不這么做。那些進(jìn)行歸檔的公司有許多只是集中化歸檔或者只在少數(shù)關(guān)鍵應(yīng)用上進(jìn)行歸檔，比如電子郵件。許多人想當(dāng)然地認(rèn)為電子郵件是主要的電子發(fā)現(xiàn)目標(biāo)，當(dāng)然歸檔電子郵件也是個(gè)好計(jì)劃，不過(guò)文件系統(tǒng)和其他應(yīng)用程序(比如SharePoint)也存儲(chǔ)相關(guān)數(shù)據(jù)而我們應(yīng)該找到有效的辦法從這些來(lái)源采集數(shù)據(jù)。否則，所有這些不同的應(yīng)用程序、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和數(shù)據(jù)類型會(huì)給數(shù)據(jù)的定位和恢復(fù)帶來(lái)很大的困難。
公司仍然認(rèn)為數(shù)據(jù)保留就是將電子郵件發(fā)送給保管者然后告訴保管者如何保留他們的電子郵件。即使在IT人員的幫助下法律部門可以更好地保存文件，將數(shù)據(jù)遷移到一個(gè)安全的目錄仍然會(huì)產(chǎn)生多個(gè)數(shù)據(jù)副本，占用網(wǎng)絡(luò)帶寬，甚至可能會(huì)干擾業(yè)務(wù)上的應(yīng)用程序。
繁重的網(wǎng)絡(luò)和人員工作負(fù)荷。采集和保留分散在不同地點(diǎn)的數(shù)據(jù)會(huì)給網(wǎng)絡(luò)帶寬和存儲(chǔ)資源帶來(lái)沉重的負(fù)擔(dān)。它還會(huì)嚴(yán)重影響法律和IT工作人員，使他們必須花許多無(wú)序的時(shí)間用于采集和評(píng)估大量發(fā)現(xiàn)的文件。即使公司使用主動(dòng)式電子發(fā)現(xiàn)工具，比如索引編制，索引編制流程本身也是需要時(shí)間的而且會(huì)產(chǎn)生連續(xù)的網(wǎng)絡(luò)開(kāi)銷。
統(tǒng)一目錄
高度分散的數(shù)據(jù)環(huán)境會(huì)給電子發(fā)現(xiàn)的相關(guān)數(shù)據(jù)采集流程帶來(lái)挑戰(zhàn)。頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳地搜索所有數(shù)據(jù)是非常有局限性的，而且在如今的快節(jié)奏的商業(yè)和法律環(huán)境下也是不可接受的。
應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的關(guān)鍵就是提供一個(gè)讓大多數(shù)相應(yīng)數(shù)據(jù)可以統(tǒng)合在一個(gè)單一的物理或虛擬目錄下的方法。沒(méi)有哪種方法是完美的--物理目錄要求公司投資新的歸檔平臺(tái)，虛擬目錄則需要索引編制等技術(shù)而這些技術(shù)也都有各自的缺點(diǎn)。不過(guò)無(wú)論是哪種方法，它們都好過(guò)在互聯(lián)服務(wù)器、舊備份磁帶、托管硬盤驅(qū)動(dòng)器上分散搜索的傳統(tǒng)方式。
我會(huì)在后續(xù)的文章中更多的關(guān)注物理目錄和虛擬目錄的功能和它們之間的不同點(diǎn)。高性能和可靠的統(tǒng)一目錄會(huì)讓搜索和數(shù)據(jù)采集變得更加有效率和更有經(jīng)濟(jì)型。它們不僅是你需要的工具，你也將要求有這些技術(shù)來(lái)搜索端點(diǎn)存儲(chǔ)設(shè)備以便保留和處理數(shù)據(jù)。大多數(shù)電子發(fā)現(xiàn)目錄廠商會(huì)提供這種類型的功能或?qū)⑵湔系焦ぞ咧小２贿^(guò)我還是強(qiáng)烈建議你主動(dòng)對(duì)最大的響應(yīng)數(shù)據(jù)池(你的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔)進(jìn)行電子發(fā)現(xiàn)流程。
本文作者Christine Taylor是Taneja Group的一位分析師,她在IT和通信業(yè)擁有超過(guò)10年的經(jīng)驗(yàn)。她曾寫過(guò)大量關(guān)于技術(shù)在電子發(fā)現(xiàn)、合規(guī)和治理以及信息管理中作用的文章。
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