然而，沒有組織或分類文件的用戶可能會浪費時間尋找某些項目，占用不必要的文件存儲資源，并可能丟失文件數據。如果沒有用戶可以遵循的計劃，管理員也很難管理文件存儲，這可能會導致在運行路由作業時出現問題，例如為文件系統安排備份。
以下六種文件存儲最佳實踐可以確保文件位于需要的位置并易于查找。這將有助于防止數據丟失，便于為業務或法律定位文件，并促進更好地使用文件存儲和用戶之間的一致性。
1.實現一致的命名約定
具有定義的組織范圍文件存儲命名約定的企業可以比沒有系統的企業更快地定位數據。應該鼓勵命名約定，并建議團隊成員遵守這些約定，以便多個用戶可以通過搜索找到和訪問文件。
命名約定還可以鼓勵用戶包含其他信息，以提高文件搜索的可見性。例如，一些企業可能會選擇“01_01_2022_ProjectName”這樣的結構，在一個標簽中表示月、日、年和項目或文件名。
通過一致的命名結構，使用共享文件系統進行文件協作的企業可以在需要時輕松地找到文件。在自己的設備或本地存儲設備上存儲文件的用戶也可以從一致的命名結構中受益。
2.使用保留策略
保留策略會在某個日期之后自動刪除數據或刪除在指定的時間內沒有人訪問過的數據。如果由于HIPAA和GDPR等監管、隱私和安全要求，企業需要定期刪除數據，并使用保留策略。
保留策略對于規范的文件刪除和保留策略非常有用，但是企業也可以使用保留策略來防止浪費存儲空間。管理員可以建議用戶創建具有保留策略的文件夾，這樣他們就可以在其中存儲某些文件。在以這種方式使用保留策略之前，只需確保不再需要這些文件。
例如，如果團隊不確定是否很快需要一個文件或一組文件，并且在刪除或保留數據方面沒有任何的合規性、業務或法律限制，那么他們應該為文件指定一個文件夾并設置保留策略。如果定期刪除文件，這應該可以防止存儲空間變得過于擁擠。
3.避免保存不必要的文件
企業和用戶需要保存大量數據，包括稅務文件或客戶數據等文件，但他們不必保存諸如原有項目文件和不包括備份版本的重復文件等文件。
試圖“以防萬一”地保存所有內容可能會浪費存儲資源并增加存儲成本。管理員還應該建議用戶只保留他們的團隊需要或可能需要的數據，用于當前的、過去的或未來的項目。
4.為文件分組和文件夾結構建立策略
許多文件夾的結構都是基于用戶可以根據日常任務輕松導航的內容。根據企業或團隊的典型工作流程選擇文件夾結構，以鼓勵用戶以相同的方式存儲文件和組織文件夾層次結構。
管理員應該記錄共享文件夾結構，并與員工和利益相關者共享，以便使用文件系統的每個人都按照相同的規則存儲文件。例如，主要與客戶打交道的企業可能會按客戶名稱組織文件夾，如果他們的工作流程與時間框架相關聯，則可以按日期組織文件夾。
如果有必要，為不同的團隊開發單獨的文件層次結構。例如，財務部門可能根據日期構建文件夾層次結構，銷售團隊可能根據客戶名稱構建文件夾層次結構。
無論選擇什么樣的策略，都要記錄要遵循的結構。
5.元數據易于搜索
許多基于文件的存儲系統都具有元數據功能。搜索包含文本的文件很簡單，但是不包含文本的數據可能很難找到。
為了解決這個問題，用戶可以在png、jpeg和mp4等文件中添加元數據，以便于搜索。元數據允許用戶添加關鍵字或描述，并在文件創建時通知用戶。鼓勵用戶在非文本文件的元數據中添加標記或關鍵字，以使它們更容易找到。
6.了解版本歷史
與文件協作通常意味著覆蓋或編輯文檔，但一定要了解版本歷史。
將文件的錯誤版本發送給同事以供內部使用可能不會有問題，但是如果文檔的最終交付版本是最終客戶端交付的，或者由于法律原因需要文檔，則無法存儲或保留文檔的最終版本可能會成為大問題。
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