合同是現代經濟往來的重要形式，合同管理作為OA辦公系統中常見的功能之一，是企業管理的一個重要方面。從銷售到采購，從合同的數據、歸檔處理等，合同應該包括哪些部分?如何做好OA系統中的合同管理?OA系統中成熟的合同管理具備什么要素?

從合同的登記、審批到付款計劃、合同評估、進度把控、風險監督，合同管理有多個方面的理解，以華天動力OA系統中的合同管理為案例。

一. 合同內容管理

成熟的合同管理應該包括多個模塊，多以表單的形式展現。合同內容管理可以使用華天動力OA系統與word、excel接軌并支持在線編輯等管理。

華天動力OA系統合同管理模塊在功能結構上包括：

· 合同臺帳：一次性錄入，多次使用;

· 付款計劃：新建修改，簡單方便，不羅嗦;

· 合同范本：統一管理，隨機使用;

· 合同提醒：付款提醒，合同截止提醒，自由設定提醒時間提醒人;

· 合同報表：常用的月度、季度、年度合同報表可隨時下載;

· 后臺設置：支持對往來單位、商品的維護以及流程的設定

在合同的內容設置上，采購合同可以一次性錄入合同、相關計劃、評價、進度、風險，第二次簽訂合同，可沿用之前的合同。

基礎設置:往來單位即合同乙方，可以批量導入往來單位，可以對單位進行分類管理。商品信息也可批量導入。

合同范本：可以關聯商品，不同的商品可以對應不同的范本，也可多個商品使用統一范本。

合同提醒：可以自由設置提醒時間，提醒人;使用顏色標記超期和即將超期的付款計劃和合同。

合同報表：提供5種常用報表：月度采購合同匯總，季度采購合同匯總，年度采購合同匯總，付款明細報表，匯款明細報表。

　　二. 合同審批管理

企業合同管理是一個相對復雜的管理體系，華天動力基于P(計劃)→D(執行)→C(檢查)→A(分析)管理循環，以合同管理的流程分析為基礎，從企業內控和風險管理的視角形成合同管理的生命周期并最終落實在合同管理各個環節的管控中。

以流程分析為基礎，合同審批成為考量合同管理的重要因素。

　　(1)前期：合同類別梳理和流程的優化

企業合同管理是一個相對復雜多元的管理體系，華天動力OA系統對合同發生的整個過程 (科目類別、合同規劃、供應商管理、合同登記、合同審批、合同付款、合同變更、合同結算、合同臺賬以及與合同業務數據相關的各類明細及統計報表)進行了全方位的規劃和分類，對所有涉及合同業務的流程進行優化和梳理。

　　(2)審批過程中的業務數據關聯、查詢與調用

按用戶需求對不同階段不同類型類別的業務流程進行定義，同時根據部門權責和審批要點通過表單工具和流程引擎進行固化和控制，使業務數據和崗位在業務流程發生的過程中進行合理科學的管控，對相關的數據表單和業務屬性按照需求進行充分的關聯，使用戶在過程中極為方便的查詢和調用。

合同審批過程監控

合同登記管理—合同信息臺賬

合同審批數據關聯查詢調用

付款與資金計劃相關聯

(3)后期提供數據分析報表

華天動力OA通過其強大的報表引擎進行各類業務數據的匯總分析，為企業資金管理提供規范和及時的數據基礎，為決策提供充分的科學依據。

報表1

報表2

三. 合同存放管理

通過權限精細的文檔庫進行管理，并控制訪問、修改權限。

以信息化技術提高企業合同管理水平，是現代企業合同管理的必然趨勢，絕大部分合同業務密集型企業都已經開始利用信息化工具來配合企業合同管理制度的落地執行。華天動力OA辦公系統內置了自定義擴展平臺工具，可以任意匹配搭建房地產建筑類行業、金融投資類行業、商貿服務類行業、投標監理咨詢行業、林業水利電力等行業專屬的“合同管理”業務模塊。

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